ĐịNh dạng Thư Doanh nghiệp Thích hợp

Sử dụng định dạng thư thương mại trong truyền thông doanh nghiệp của bạn mang lại cảm giác tính chuyên nghiệp và thiết lập những ấn tượng đầu tiên thích hợp. Học cách tạo ra một mẫu thư kinh doanh có thể đưa doanh nghiệp của bạn từ "giờ nghiệp dư" vào tình trạng kinh doanh thực.

Các mẫu thư thương mại thích hợp

Các thư thương mại ở Hoa Kỳ, sử dụng bốn định dạng chữ cái thông dụng. Các biến thể khác nhau đối với các quốc gia khác như ngày được tạo thành theo phong cách khác.

Tất cả các định dạng thư thương mại phù hợp đều có thể chấp nhận được nhưng khối phổ biến hơn.

Định dạng Chặn Định dạng: Định dạng khối phổ biến được định dạng với tất cả các văn bản của bạn tuôn ra với lề trái. Đoạn được gấp đôi và tất cả các dòng văn bản đơn cách nhau. Lề là một cài đặt bộ xử lý văn bản chuẩn trong một inch. (xem hình ảnh của Block Letter Format).

Định dạng chữ nửa khối: Đối với khối bán chủ, sự khác biệt duy nhất giữa khối bán và khối thay thế trái ngược với nội dung văn bản chính xác còn lại, dòng đầu tiên của mỗi đoạn được thụt lề.

Định dạng Khối Thay thế: Định dạng khối khối thay thế sẽ chuyển địa chỉ, ngày tháng, đóng, tên, chức vụ và chữ ký của bạn sang phía bên trái của trang.

Định dạng Thư Giản giản: Định dạng này có các thuộc tính giống nhau của chữ cái khối với một ngoại lệ, lời chào hoặc lời chào sẽ bị loại. Đây là một định dạng hữu ích khi bạn không biết giới tính của người nhận là nam hay nữ, hoặc là Bà hoặc Hoa hậu

Các phần của một thư doanh nghiệp

• Địa chỉ Trả lại: Nếu bạn có giấy tiêu đề của công ty bạn có thể bỏ qua phần này. Bao gồm địa chỉ doanh nghiệp đầy đủ của bạn và sửa tên doanh nghiệp hợp pháp. Bạn cũng có thể bao gồm địa chỉ email hoặc số điện thoại nếu người nhận của bạn cần.
• Ngày: Tuân theo định dạng tháng, ngày, năm. Đặt ngày hiện tại của bạn vào ngày gửi thư thực tế của lá thư.
• Tên và địa chỉ của người nhận: Bao gồm tên đầy đủ và địa chỉ liên lạc mà bạn gửi thư. Tiêu đề của người đó có thể được thêm cùng với số điện thoại nếu cần.
• Lời chào: Đối với lời chào sử dụng tên chính thức của người đó và kết thúc bằng dấu hai chấm cho bức thư kinh doanh của bạn.
• Chủ đề: Rõ ràng nêu rõ chủ đề của bức thư giúp người nhận nhanh chóng biết được ngữ cảnh của lá thư của bạn.
• Cơ thể: Cơ thể thư của bạn nên bắt đầu với việc giới thiệu chung về bạn là ai và mục đích của lá thư. Bao gồm các đoạn cụ thể phác thảo vấn đề hoặc vấn đề. Đóng cơ thể bằng lời kêu gọi hành động. Mỗi thư thương mại phải ngắn gọn và ngắn gọn có tính đến thời gian hạn chế của người đọc.
• Đóng: Ở đây bạn có thể chọn bất kỳ định dạng chính thức nào như "Trân trọng" hoặc "Trân trọng."
• Chữ ký: Ký tên của bạn giống như trong thư của bạn. Tên & Chức vụ: Bao gồm tên đầy đủ và tên công việc.
• Kèm theo và CC: Nếu bạn gửi các tài liệu bổ sung bao gồm một dòng bao vây và nếu người khác nhận được một bản sao của bức thư bao gồm cc. hoặc bản sao của người nhận hoặc người nhận khác.

Bạn có thể đơn giản hóa toàn bộ quá trình tạo ra một bức thư kinh doanh được định dạng đúng cách bằng cách sử dụng chương trình xử lý văn bản của bạn.

Trong Microsoft Word, bạn có thể sử dụng thuật sỹ thư bằng cách vào chức năng "Tools", chọn "Letters & Mailings" và nhấp vào Letter Wizard. Trình hướng dẫn sẽ nhắc bạn thông qua từng trường và cho phép bạn chọn định dạng.

Sử dụng định dạng thư thương mại thích hợp là một bước trong việc làm cho công việc kinh doanh của bạn chuyên nghiệp hơn. Dành thời gian để tạo ấn tượng đúng với doanh nghiệp của bạn.