Tổ chức Charts như là một công cụ quản lý

Sơ đồ Tổ chức, hoặc Sơ đồ Tổ chức ngắn gọn, được sử dụng để hiển thị cho mọi người cấu trúc dự kiến ​​của tổ chức. Tổ chức "chính thức" này được cho là phản ánh cơ cấu quyền lực của công ty. Đôi khi Biểu đồ Tổ chức chỉ phục vụ để gây nhầm lẫn cho người dân về cơ cấu thực sự là gì. Điều này thường không phải là cố ý, mà là phản ánh sự nhầm lẫn của những người có liên quan.

Tuy nhiên, bạn cũng có thể sử dụng Biểu đồ Tổ chức làm công cụ quản lý để đạt được mục tiêu của tổ chức.

Chúng tôi sẽ xem xét các ví dụ điển hình về các biểu đồ chuẩn "chuẩn". Chúng ta sẽ xem xét bảng xếp hạng Org khó hiểu. Cuối cùng, chúng ta sẽ thảo luận về việc sử dụng Org Chart làm công cụ quản lý.

Sơ đồ tổ chức "Tiêu chuẩn"

Biểu đồ của Tổ chức Tiêu chuẩn thường được sử dụng để hiển thị cho mọi người cấu trúc dự kiến ​​của tổ chức. Tổ chức "chính thức" này được cho là phản ánh cơ cấu quyền lực của công ty. Thông thường, nó chỉ phản ánh cấu trúc trách nhiệm. Sức mạnh thực sự trong tổ chức thường theo dõi các đường liên lạc thay vì các dòng trong Biểu đồ Tổ chức.

Các biểu đồ thường có dạng hình chóp. Họ cho thấy người phụ trách ở trên cùng. Bên dưới anh ta hoặc cô ta là những người dưới quyền nhóm, thường là những hộp nhỏ hơn. Thông thường, các cá nhân thể hiện trên cùng một mức ngang trong Biểu đồ Tổ chức được coi là "đồng nghiệp" trong tổ chức.

Biểu đồ tổ chức này của Phòng máy tính của Đại học Hoàng gia (DOC) là điển hình của biểu đồ kim tự tháp.

Trưởng phòng có năm giám đốc trực tiếp báo cáo, cộng với Phó giám đốc và một ủy ban tìm kiếm. Mỗi giám đốc đều có những báo cáo trực tiếp của họ được trình bày trong những lá phiếu màu xanh lá cây dưới các ủy ban của họ.

Biểu đồ tổ chức khó hiểu

Đôi khi Biểu đồ Tổ chức có thể gây nhầm lẫn cho mọi người về cơ cấu thực sự.

Điều này thường không cố ý, nhưng phản ánh sự nhầm lẫn của những người có liên quan. Nếu bạn không chắc chắn về các mối quan hệ chức năng của nhóm, hoặc nếu họ thường xuyên thay đổi, hầu như không thể mô tả chính xác chúng.

Có lẽ địa điểm phổ biến nhất để tìm các biểu đồ Org khó hiểu là ở chính phủ liên bang Hoa Kỳ. Biểu đồ Tổ chức Phòng Khoa học Máy tính & Khoa học Máy tính Oak Ridge không nhanh chóng chuyển tải kiến ​​thức về cấu trúc của Tổ chức. Dường như có 11 chức năng báo cáo trực tiếp với Giám đốc.

Trong khi khoảng kiểm soát (số lượng báo cáo trực tiếp mà giám đốc có thể giám sát hiệu quả) khác nhau đáng kể, tôi thấy khó có thể tin rằng đây là một tổ chức hoạt động tối ưu. Tôi nghi ngờ một số nhà lãnh đạo chức năng "bình đẳng hơn".Nếu chúng ta muốn lập biểu đồ luồng truyền thông trong tổ chức này, và khoảng thời gian mà mỗi cấp dưới dành cho giám đốc, một số báo cáo trực tiếp có thể sẽ cần phải được phân loại lại làm cấp dưới của các chức năng khác.

Sơ đồ tổ chức như một công cụ quản lý

Biểu đồ tổ chức thường là một thiết bị phản động chứ không phải là thiết bị tiên phong. Chúng tôi đã tạo ra một tổ chức hoặc cho phép một người phát triển, và nó đã phát triển.

Nó không còn rõ ràng đối với những người trong tổ chức, hoặc cho những người mà họ tương tác, những người chịu trách nhiệm về cái gì. Vì vậy, chúng tôi vẽ ra một loạt các hộp và đường để cho mọi người làm gì. Sau đó, chúng ta thêm đường nét đứt và các thiết bị nhân tạo tương tự để cho thấy rằng những gì chúng tôi vẽ trước hết là không thực sự luôn luôn như vậy.

Tuy nhiên, một lựa chọn tốt hơn là tạo ra một Biểu đồ Tổ chức phản ánh nơi bạn muốn tổ chức đi chứ không chỉ đơn giản phản ánh nó như thế nào. Nếu bạn muốn có một tổ chức bằng phẳng, ngang, hãy vẽ bảng xếp hạng Org Chart theo cách đó. Chỉ ra rằng sáu hoặc tám (hoặc thậm chí mười một như chúng ta đã thấy ở trên) các nhà quản lý báo cáo cho VP. Chỉ ra rằng tất cả mười lập trình báo cáo trực tiếp với Quản lý dự án.

Nếu tổ chức của bạn dựa vào vòng tròn chất lượng hoặc nhóm sản xuất để hoàn thành sứ mệnh của mình, bạn nên chỉ ra rằng trong Sơ đồ tổ chức của bạn.

Không cảm thấy bị ràng buộc để dính vào các nhóm ngang và các đường thẳng đứng. Nếu nhân viên của bạn hiểu rõ hơn về vai trò của họ bằng cách làm như vậy, bạn có thể sử dụng vòng tròn, tam giác ngược hoặc bất kỳ thứ gì bạn cần.

Có rất nhiều sản phẩm phần mềm trên thị trường để giúp bạn thể hiện mình muốn tổ chức hoạt động như thế nào. OrgPlus là một ví dụ về các loại công cụ có thể được sử dụng để làm rõ nhiều khía cạnh của doanh nghiệp, bao gồm cả Sơ đồ tổ chức.

Cách thực hiện

Ví dụ dưới đây là biểu diễn của một Biểu đồ Tổ chức, gây ấn tượng cho tôi rất nhiều. Nó đã được phát hành để mở ra một kỷ nguyên mới cho một công ty đòi hỏi sự sáng tạo, hành động mới từ tất cả nhân viên của mình.

Nó rõ ràng cho thấy cấu trúc bằng phẳng, ngang nhằm mục đích thúc đẩy truyền thông và đổi mới. Nó cho thấy rõ ràng đội hình được hình thành bởi hai nhân viên hàng đầu, chỉ ra những gì các nhân viên được dự kiến ​​sẽ làm. Tuy nhiên, nó vẫn duy trì những đường dây rõ ràng về trách nhiệm cuối cùng. Tổng thống rõ ràng là người lãnh đạo công ty, nhưng mọi người đều biết họ phải làm phần của họ để thành công.

Biểu đồ của một Tổ chức Phải

Vẫn còn quá sớm để nói nếu Sơ đồ Tổ chức này sẽ có hiệu quả mong muốn. Nó chỉ diễn ra trong vài tuần. Tuy nhiên, các nhân viên của công ty đã sử dụng nó như một công cụ quản lý hiệu quả để giúp thúc đẩy tổ chức của họ tiến tới những mục tiêu mới.