Chứng nhận iSO 9000 - Mô tả

Trong những năm gần đây nhiều công ty đã trải qua quá trình chứng nhận ISO 9000. Đôi khi đây có thể là một quá trình dài và tốn kém, nhưng các doanh nghiệp sẵn sàng đi qua chứng nhận về những lợi ích mà nó mang lại. Tuy nhiên, mỗi công ty là duy nhất và quản lý nên xem xét cẩn thận lý do tại sao họ muốn trở thành chứng nhận ISO 9000 và lợi ích cho việc kinh doanh sẽ là gì.

Chứng nhận ISO 9000 được xuất bản lần đầu tiên vào năm 1987 dựa trên tiêu chuẩn BS 5750 của tiêu chuẩn được Viện Tiêu chuẩn Anh (BSI) đưa ra vào những năm 1970. Tính đến năm 2009, tổ chức ISO ước tính rằng hơn một triệu công ty đã được chứng nhận ISO 9000, trong đó một phần là từ Trung Quốc.

Trong những năm 1990, các công ty thực hiện chứng nhận ISO 9000 vì những lý do có thể không có lợi cho hoạt động kinh doanh của họ. Sự vội vàng để trở thành chứng nhận ISO 9000 đã được thúc đẩy trong một số khía cạnh bởi không muốn là công ty duy nhất không được chứng nhận. Các công ty đã được thực hiện chứng nhận bởi vì đối thủ cạnh tranh của họ đã được và không phải vì kinh doanh của họ sẽ cải thiện. Trong tình hình kinh tế hiện nay, các công ty đang cân nhắc xem liệu chứng nhận ISO 9000 có phải là điều họ sẽ hưởng lợi hay không. Các lý do để chứng nhận nên được cân nhắc so với chứng nhận lợi ích sẽ mang lại.

Lý do chính mà một công ty xem xét chứng nhận ISO 9000 là yêu cầu của một trong những khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng của họ.

Nếu khách hàng chính của công ty yêu cầu tất cả các nhà cung cấp của họ phải được chứng nhận, rõ ràng trong mối quan tâm của công ty đối với việc theo đuổi chứng chỉ ISO 9000. Đây cũng là trường hợp khách hàng tiềm năng có cùng yêu cầu.

Một lý do quan trọng khác tại sao một công ty nên xem xét chứng nhận ISO 9000 là nó có thể nâng cao hiệu quả của công ty.

Chứng nhận ISO 9000 có thể giúp một công ty sắp xếp và sắp xếp các quá trình của nó, làm cho công ty trở nên hiệu quả hơn.

Để một công ty trở thành chứng nhận ISO 9000 có một số hoạt động phải được thực hiện bất kể quy mô hay loại hình công ty. Hoạt động đầu tiên và quan trọng nhất của hoạt động này là có cam kết quản lý cấp cao. Nếu không có người quản lý cấp cao điều khiển quá trình, chứng nhận ISO 9000 rất khó đạt được. Cam kết này không chỉ nên có mặt khi bắt đầu quá trình chứng nhận, nhưng ở từng bước, hướng dẫn và hỗ trợ dưới hình thức ban chỉ đạo. Nhiều công ty đã thất bại trong quá trình chứng nhận do thiếu sự hỗ trợ của ban lãnh đạo.

Khi ban quản lý cam kết quá trình chứng nhận, điều quan trọng là đào tạo nhân viên của công ty về quy trình ISO 9000.Từ đó nhân sự chủ chốt có thể được lựa chọn và đào tạo để trở thành kiểm toán viên nội bộ của công ty trong quá trình chứng nhận.

Bước tiếp theo là chuẩn bị bản hướng dẫn về chính sách chất lượng cho công ty. Cuốn cẩm nang này phải phản ánh các yếu tố của yêu cầu ISO 9000 áp dụng cho công ty. Điều quan trọng là phải đảm bảo rằng các yêu cầu được hiểu đầy đủ trước khi xây dựng hướng dẫn sử dụng chính sách chất lượng.

Cẩm nang về chính sách chất lượng cần bao gồm các quy trình vận hành xác định các chức năng trong công ty và nhân viên có trách nhiệm đối với các chức năng đó. Cẩm nang về chính sách chất lượng sau đó được kiểm toán bởi các kiểm toán viên nội bộ được chỉ định của công ty để tuân thủ các quy định ISO 9000. Nếu cuộc kiểm toán tìm thấy bất kỳ vấn đề nào thì hành động khắc phục có thể được lên lịch và sửa đổi đối với các thủ tục. Một khi kiểm toán nội bộ đã phát hiện ra rằng không còn cần phải có hành động sửa chữa nữa, công ty có thể lựa chọn một tổ chức đăng ký hoặc tổ chức chứng nhận ISO. Lựa chọn một công ty đăng ký là rất quan trọng để giảm chi phí kiểm toán chứng nhận ISO 9000 bên ngoài. Nhà đăng ký có chi phí khác nhau và rất khôn khéo khi một công ty chọn một công ty đăng ký dựa trên nhu cầu của công ty. Thỉnh thoảng không cần phải thuê hãng đăng ký lớn nhất hoặc đắt tiền nhất khi một công ty đăng ký địa phương là đủ.

Khi một công ty thuê một công ty đăng ký, nó thường bao gồm kiểm toán đăng ký và kiểm toán giám sát. Kiểm toán Đăng ký là kiểm toán ban đầu sẽ được thực hiện để xem liệu một công ty sẽ đạt được đăng ký hay không. Một công ty sẽ thống nhất thủ tục kiểm toán với công ty đăng ký. Một cuộc kiểm toán đánh giá trước được thực hiện và bất kỳ hành động khắc phục nào được thực hiện. Khi không có hành động sửa sai nữa, kiểm toán đăng ký có thể được thực hiện. Nếu kiểm toán đăng ký không đánh dấu bất kỳ hành động khắc phục nào, việc đăng ký ISO hoàn tất. Sau khi công ty đăng ký, công ty đăng ký sẽ quay trở lại khoảng sáu tháng một lần để xem liệu công ty đang duy trì hệ thống của mình và tiếp tục đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn.