Làm thế nào để Tổ chức Hệ thống Lưu trữ của Bạn

Dành thời gian để tổ chức hệ thống hồ sơ của bạn là rất quan trọng. Mặc dù tất cả mọi người đều muốn có một văn phòng không giấy, thực tế là nhiều doanh nghiệp nhỏ vẫn cần lưu trữ các tài liệu giấy như hoá đơn, biên nhận, vv và có thể dễ dàng lấy lại khi cần.

Việc nộp hồ sơ một cách hợp lý là đặc biệt quan trọng; một hệ thống hồ sơ không tồn tại hoặc lộn xộn có thể thêm ngày nỗ lực nhiều hơn vào thời gian thuế thu nhập vì bạn không muốn bỏ lỡ các khoản khấu trừ thuế do thiếu biên nhận.

Và nếu doanh nghiệp của bạn phải chịu sự kiểm toán và bạn không thể xuất trình các tài liệu cần thiết để hỗ trợ cho các chi phí của bạn, các khiếu nại của bạn hầu như sẽ bị từ chối và bạn phải đánh giá lại thuế của bạn.

Là chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn cần có khả năng hoạt động ở bàn làm việc nhanh chóng và dễ dàng. Mặc dù thiết lập một hệ thống hồ sơ giấy nghe có vẻ khó khăn, đó là một nhiệm vụ tương đối dễ dàng mà có thể được thực hiện dễ dàng hơn bằng một vài thủ thuật nộp đơn và thủ thuật.

Làm thế nào để Tổ chức Hệ thống Lưu trữ của Bạn

(1) Ngồi ở bàn làm việc vài phút và tìm ra nơi bạn sẽ tìm kiếm mọi thứ theo bản năng.

Tôi có một ngăn kéo ở bên phải máy trạm của tôi. Khi tôi lần đầu tiên thiết lập hệ thống nộp đơn của tôi, tôi không có bất cứ điều gì trong đó. Khi tôi tìm kiếm bút, giấy kẹp hoặc dụng cụ bấm của tôi, đó là nơi đầu tiên tôi sẽ nhìn, mặc dù tôi biết nó trống rỗng. Vì vậy, tự nhiên tôi đặt các cây viết, giấy và ổ khóa trong ngăn kéo đó. Đối với tôi, đó là ngôi nhà tự nhiên cho những đồ vật đó.

Mọi người sẽ tiếp cận điều này một cách khác nhau và những gì làm việc cho một người có thể không làm việc cho người khác. Dành vài phút để ngồi ở khu vực làm việc chính của bạn và tiếp cận với thiết bị, vật tư và tệp tin. Điều đó sẽ giúp bạn thiết lập vị trí lý tưởng để nộp các mặt hàng đó cho cá nhân bạn.

(2) Bây giờ bạn đã biết nơi mà bạn sẽ tìm kiếm thông tin một cách tự nhiên, bạn phải xác định liệu một hệ thống sắp xếp theo thứ tự chữ cái, số hay chủ đề sẽ làm việc hiệu quả nhất cho bạn.

Làm thế nào bạn sẽ tổ chức các giấy tờ của bạn vào các loại hồ sơ (chẳng hạn như chi phí, tài chính, tiếp thị)?

Làm thế nào để bạn tìm thấy giấy tờ liên quan đến chi phí kinh doanh như giấy tờ ngân hàng, hóa đơn tiện ích, biên lai chi phí văn phòng, nhật ký mileage xe, etc? Còn về thông tin khách hàng - bạn có tìm kiếm mọi thứ theo tên của khách hàng không? Theo số tham chiếu? Đây là một bước quan trọng, vì nó sẽ xác định làm thế nào bạn sẽ đặt ra hệ thống hồ sơ của bạn. Một khi bạn đã xác định những gì bạn sẽ sử dụng các loại, quyết định nếu bạn cần phải đi xa hơn và tạo các tiểu thể loại. Hãy làm trước bạn mua bất cứ thứ gì cho hệ thống hồ sơ của bạn.

(3) Tiếp theo, khoảng xác định nhu cầu lưu trữ của bạn.

Bạn có nhiều tệp tin mà bạn truy cập hàng ngày không?Bạn chỉ truy cập tệp của mình hàng tuần? Câu trả lời sẽ quyết định xem bạn có cần một cái giữ hồ sơ trên máy tính để bàn, hai ngăn kéo ngăn tủ gần bàn làm việc của bạn hay một tủ đựng ngăn kéo ở bên kia căn phòng.

Chọn cẩn thận. Cho phép tăng trưởng khi nhìn vào tủ hồ sơ - mua một cái gì đó để chứa hai lần các tập tin bạn nghĩ rằng bạn sẽ có ngay bây giờ. Điều này sẽ giới hạn số lần bạn sẽ phải nghỉ mát và tổ chức lại hệ thống hồ sơ của bạn.

(4) Đầu tư vào một hệ thống ghi nhãn tốt để làm rõ và dễ dàng tiếp cận.

Có thể đọc các nhãn tập tin rõ ràng, nhưng rõ ràng trong việc ghi nhãn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian nộp hồ sơ nhiều hơn bạn tưởng tượng.

Hầu hết các công ty sản xuất nhãn cung cấp mẫu tích hợp với phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất. Bạn có thể muốn xem xét một trong những hệ thống làm nhãn nhỏ mà giờ đây cũng có thể in ra các nhãn gửi thư riêng lẻ. Những thứ thực hiện nhiệm vụ tăng gấp đôi thường là một sự đầu tư khôn ngoan.

(5) Bây giờ bạn đã sẵn sàng để mua các thư mục tập tin.

Việc đầu tư tốt nhất là mua các thư mục treo màu (đảm bảo rằng các nhãn nhãn nhựa được bao gồm) và các tập tin thư mục manila bình thường. Các thư mục treo màu là tốt nhất vì hai lý do:

1. chúng dễ dàng có
2. chúng giúp bạn dễ dàng nhận biết loại

Ví dụ: nếu bạn đặt tất cả các tệp tin khách hàng của mình vào thư mục treo màu vàng, thông tin tài chính trong các thư mục màu xanh và bất cứ điều gì liên quan đến tiếp thị trong các thư mục màu đỏ, bạn có thể dễ dàng nhìn thấy nơi bạn nên tìm kiếm một tập tin cụ thể.

Nguyên tắc đơn giản nhất

Nguyên tắc KISS được áp dụng để thiết lập một hệ thống hồ sơ dễ sử dụng và dễ phát triển. Giữ Nó đơn giản Sweetheart! Danh mục chủ đề rộng sẽ cho phép bạn dễ dàng thêm các tệp mới khi bạn phát triển và sẽ loại bỏ sự cần thiết phải nâng cấp hoặc tổ chức lại hệ thống lưu trữ hồ sơ của bạn một cách thường xuyên.

Giữ nó đơn giản cũng sẽ làm cho nó dễ dàng hơn để tích hợp giấy của bạn và các tập tin kỹ thuật số như là một phần của hệ thống quản lý tài liệu tổng thể của bạn.

Đi không có giấy tờ ở những nơi có thể

Nếu bạn đang cố gắng làm xanh cho doanh nghiệp của mình và chuyển sang "Văn phòng không giấy tờ", bạn có thể quét biên nhận chi phí và lưu trữ chúng bằng các thông tin kế toán kỹ thuật số khác của bạn. Một số các ứng dụng phần mềm kế toán dựa trên đám mây mới hơn tạo điều kiện thuận lợi cho việc này bằng cách có các ứng dụng dành cho điện thoại di động cho phép bạn chụp một cú điện thoại di động bằng một biên nhận chi phí và ghi lại nó ngay tức thì (xem Phần mềm kế toán hay nhất cho các doanh nghiệp nhỏ của Canada).

Hãy nhớ rằng bản sao giấy hoặc hình ảnh kỹ thuật số của biên nhận chi phí thường có thể chấp nhận được với Cơ quan thu thuế Canada (CRA) với điều kiện là chúng rõ ràng được rõ ràng. Nếu không, CRA có thể yêu cầu xem các tài liệu ban đầu của giấy trong quá trình kiểm tra hoặc yêu cầu thường xuyên về tài liệu, do đó bản gốc phải được lưu trữ đúng thời gian. (Xem Tôi phải giữ hồ sơ kinh doanh trong bao lâu? Để biết thêm thông tin.)