Làm thế nào để cải thiện yêu cầu thông tin (RFI) Quy trình

Bạn có yêu cầu thông tin không? Hoặc là người khác yêu cầu thông tin từ bạn? Thuật ngữ "yêu cầu thông tin" (RFI) có thể được áp dụng theo cách nào đó, nhưng có một vài sự khác biệt cơ bản trong quy trình trong từng trường hợp. Tìm hiểu dưới đây làm thế nào để cải tiến quá trình RFI của bạn, cho dù bạn đang yêu cầu hoặc được yêu cầu cung cấp thông tin.

Phần A. Bạn được yêu cầu thông tin

Yêu cầu thông tin là một giai đoạn sơ bộ thường xuyên trong việc xác định và thực hiện công việc xây dựng.

Thường thì vấn đề kích thước: các dự án lớn hơn có nhiều biến hơn và nhiều thứ chưa biết hơn cần được giải quyết hoặc thu hẹp ít nhất trước khi yêu cầu các đề xuất chính thức, do đó, một RFI có thể trợ giúp.

1. Quá trình của bạn phải đủ nhanh để hiểu và trả lời mà không bị trì hoãn. Một RFI từ một khách hàng tiềm năng là một cơ hội cho bạn để có được vào đầu. Điều đó, lần lượt, có nghĩa là đủ để tổ chức để đáp ứng nhanh chóng và chính xác.

2. Nếu RFI cho thấy công việc bạn không muốn thực hiện, hoặc dẫn đến xung đột tài nguyên với các dự án của khách hàng khác, bạn có thể lịch sự từ chối. Một phản hồi tiêu cực, nhưng kịp thời vẫn có thể để lại ấn tượng tốt và có cơ hội tiếp xúc với các dự án khác sau đó.

3. Đảm bảo RFI có đủ chi tiết để bạn có thể trả lời đúng. Tối thiểu, kiểm tra xem bạn có đủ thông tin để trả lời những câu sau đây:

   1. Bạn có thể cạnh tranh không? Bạn có kỹ năng và nguồn lực để cung cấp một giải pháp tốt?

   2. Bạn có thể thắng một dự án như vậy không? Bạn có giỏi hơn đối thủ cạnh tranh cho công việc xây dựng này?

   3. Bạn có muốn giành chiến thắng như một dự án? Kiểm tra hồ sơ theo dõi của khách hàng để thanh toán đúng hạn, trước khi trả lời câu hỏi này.

4. Nếu RFI vẫn còn chưa rõ ràng, quy trình của bạn có thể xác định các lựa chọn sau.

   1. Bạn có thể từ chối và theo đuổi các dự án khác.

   2. Bạn có thể giúp khách hàng xác định tốt hơn nhu cầu xây dựng.

   3. Bạn có thể cung cấp các dịch vụ tư vấn trả tiền để kết hợp một RFI mới.

Mỗi lựa chọn có ưu và khuyết điểm. Quyết định chọn lựa lựa chọn nào sẽ là theo dự án và khách hàng liên quan.

Phần B. Bạn là một trong những người yêu cầu thông tin

Một khi dự án xây dựng đã bắt đầu, nhà thầu hoặc nhà thầu phụ sẽ không yêu cầu thêm thông tin để đảm bảo công việc được thực hiện đúng.

1. Bắt đầu quá trình RFI của bạn nếu có nhu cầu:

   • Sửa đổi đặc tả dự án, ví dụ, để thay thế một vật liệu xây dựng cho một loại khác (có lẽ không thể đạt được.)

   • Làm rõ nhiệm vụ hoặc cách thức một số vật liệu nhất định sẽ được sử dụng, hình dạng, áp dụng, vân vân.

   • Nghị quyết "Thiếu xây dựng" trong đó một phần của dự án đã không được thực hiện theo các yêu cầu của dự án.

   • Chỉnh sửa thông số kỹ thuật nếu có lý do chính đáng để đặt câu hỏi về sự thiếu sót, sự áp dụng sai hoặc thiếu chất lượng liên quan đến các tài liệu hoặc các tác vụ được chỉ định.

2. Kiểm tra xem khách hàng hoặc nhà thầu chung có một mẫu RFI chuẩn sẽ được sử dụng hay không. Mẫu và biểu mẫu tốt giúp bạn đưa thông tin đúng để có được câu trả lời hợp lý, hữu ích cho RFI của bạn. Ghi RFI vừa mới mở của bạn, chẳng hạn như trong một ứng dụng phần mềm tập trung để quản lý RFIs.

3. Kiểm tra lại câu trả lời mà bạn nhận được để đảm bảo rằng nó rõ ràng và thực tế. Xác nhận hoặc làm rõ bất kỳ ảnh hưởng nào đối với ngân sách và tiến độ của dự án. Cập nhật kế hoạch dự án của bạn một cách thích hợp.

4. Đánh dấu RFI của bạn là đóng cửa hoặc đã được giải quyết, nếu câu trả lời bạn nhận được lại bảo đảm điều này. Kiểm tra danh sách của bạn về bất kỳ RFIs chưa được giải quyết. Đuổi theo các bên liên quan để có câu trả lời!