Biết Làm thế nào, Tại sao, và khi nào để ghi lại hiệu quả của nhân viên

Trong thế giới nguồn nhân lực và việc làm, tài liệu về hoạt động của nhân viên có thể làm giảm khả năng kỷ luật, chấm dứt hoặc quảng bá, khen thưởng và công nhận nhân viên.

Tài liệu là điều cần thiết cho các nhà quản lý và nhân viên nhân sự bởi vì bạn cần thực hiện một nỗ lực nghiêm túc để ghi lại tất cả các sự kiện trong lịch sử việc làm của nhân viên - cả những sự kiện tiêu cực và tiêu cực.

Đây là lý do tại sao các nhà quản lý và nhân viên nhân sự muốn ghi lại tất cả các sự kiện.

Tại sao lại là tài liệu?

• Tài liệu cung cấp bằng chứng cho thấy các vấn đề về hiệu suất đã được thảo luận với nhân viên một cách kịp thời và súc tích.
• Tài liệu cung cấp lịch sử cải tiến của nhân viên hoặc không cải thiện hiệu suất theo thời gian. Đây là trình tự thời gian và mô tả chính xác hành động của nhân viên, hành động của người quản lý, và các sự kiện khi xảy ra.
• Tài liệu cung cấp bằng chứng hỗ trợ các quyết định quản lý để hành động bất lợi như kỷ luật hoặc chấm dứt với nhân viên.
• Tài liệu cung cấp bằng chứng cho thấy một nhân viên xứng đáng có một chương trình khuyến mãi hoặc cơ hội có sẵn cho nhân viên khác cũng đủ điều kiện.
• Tài liệu cung cấp bằng chứng để biện minh cho việc tăng lương, giảm, hoặc tại sao một nhân viên không nhận được tăng lương.
• Trong trường hợp có vụ kiện, tài liệu đầy đủ và kỹ lưỡng bảo vệ lợi ích của chủ lao động. Tài liệu có thể hỗ trợ hành động của quản lý trong việc chấm dứt một nhân viên không thành công. Nó cũng có thể chứng minh rằng nhân viên đã bị chấm dứt vì những lý do pháp lý trái ngược với những người khác như kỳ thị bất hợp pháp.

Tài liệu gì

Người quản lý cần phải ghi lại kết quả hoạt động của nhân viên, cả đóng góp tích cực và thất bại. Họ cần phải ghi lại chính xác những gì nhân viên làm và nói và những gì người quản lý đã làm và nói trong phản ứng trong cuộc họp hoặc hội thoại.

Bạn cần phải ghi rõ bất kỳ thoả thuận nào được đưa ra trong cuộc trò chuyện, các mục tiêu đề ra, những cải tiến cần thiết và mong đợi, và tiến trình cải tiến.

Tài liệu cũng nên bao gồm các cam kết mà người quản lý làm để giúp nhân viên.

Làm thế nào để tài liệu

Tài liệu nên được viết trong hoặc ngay sau cuộc họp hoặc cuộc trò chuyện với nhân viên. Không bao giờ bạn nên bỏ lỡ việc viết xuống cuộc trò chuyện vào ngày mà nó thực sự xảy ra. Chờ đến khi đó ảnh hưởng đến chất lượng của tài liệu bởi vì nó dựa trên bộ nhớ.

Một trong những sai lầm tồi tệ nhất mà các nhà quản lý đưa ra là tin rằng họ có thể tái tạo lại lịch sử tư vấn nhân viên nếu cần. Không có nhân viên nhân sự nào có kinh nghiệm về tài liệu phong nha, kịp thời sẽ bị lừa bởi bản ghi lại.Các nhà quản lý tái tạo lại từ bộ nhớ mang lại rủi ro không cần thiết và không chấp nhận được đối với công ty của họ bởi vì một lịch sử đã được thực hiện sẽ không có trong một vụ kiện có thể xảy ra.

Bạn cần tài liệu của bạn xuất hiện chuyên nghiệp, gọn gàng, và có tổ chức. Viết tài liệu như thể bạn đang nói về lịch sử cho một bên thứ ba. Bạn không bao giờ biết ai có thể đọc tài liệu của bạn vào một ngày nào đó, vì vậy hãy đảm bảo rằng nó phản ánh tính chuyên nghiệp của bạn. (Mặt sau của khăn ăn cocktail, bì thư hoặc giấy ghi chú dính không được coi là tài liệu chuyên môn.)

Tài liệu của bạn nên đi đến người quản lý mới của nhân viên nếu nhân viên đó nhận được một công việc mới hoặc bạn làm trong tổ chức của bạn.

Để nhớ và thông báo cho người quản lý mới của nhân viên, bạn cần đặt tên và chức danh của nhân viên, tên và tên của nhân viên, và ngày đầy đủ trên mỗi tài liệu.

Viết tài liệu có tính chất thực tế, công bằng, hợp pháp, khách quan, đầy đủ và nhất quán. Tránh ý kiến ​​(Mike là người cẩu thả Alice đang lười biếng Tom đã nói dối tôi), gọi tên, biên tập (John là một kẻ giật gân Mark có một vấn đề về thái độ), và ghi nhãn (Mary là người vô trách nhiệm George không phải là một đội người chơi.).

Tránh cũng cố gắng diễn giải hành vi của nhân viên. (Marsha không được như công việc này, Paula dường như nằm trên đầu cô ấy.) Giảm thiểu việc sử dụng các từ mô tả của bạn như các tính từ và trạng từ (chậm, không đẹp, không vui, buồn thảm, thô lỗ). Ghi rõ hành vi và hành động cụ thể của nhân viên, chứ không phải ý kiến ​​của bạn hay cách hiểu của nó.

Trong tài liệu, những gì cần thiết là bản ghi chính xác của cuộc hội thoại. Hãy gắn bó với sự thật và viết ra những gì bạn nói và những gì nhân viên nói. Hãy chắc chắn rằng tài liệu của bạn là rõ ràng và nó được các sự kiện thẳng. (Trong bất kỳ tình huống pháp lý tiềm ẩn nào, sai sót trong bất kỳ sự kiện nào đã ghi lại làm cho tất cả tài liệu nghi ngờ.)

Cuối cùng, ghi rõ bất kỳ thỏa thuận, cam kết, thời hạn, cải tiến cần thiết, điểm kiểm tra và các chi tiết khác có thể trượt ký ức. Hãy chắc chắn rằng bạn đặt một ngày và thời gian cho thời hạn và ngày đến hạn để sự hiểu lầm sẽ không xảy ra.

Biết chính sách tài liệu của bộ phận nhân sự của bạn, nó sẽ cho bạn biết tài liệu nào cần có vị trí trong hồ sơ nhân viên của nhân viên Bất kỳ tài liệu nào về hành động kỷ luật cần được bao gồm.

Nơi lưu trữ tài liệu của nhân viên

Vì tài liệu về nhân viên là bí mật và riêng tư đối với nhân viên, bạn cần phải cẩn thận rằng bất kỳ tài liệu nào vẫn giữ bí mật cho người quản lý, nhân sự, và có thể là người quản lý tiếp theo của nhân viên. Do đó, không nên đưa tài liệu trên một ổ đĩa máy tính dùng chung. Tài liệu viết tay và tài liệu hướng dẫn của người quản lý được in tốt nhất được lưu trữ trong kho.

Nếu bạn làm theo các nguyên tắc này, khi bạn đến HR để nhờ giúp đỡ về kỷ luật, chấm dứt, hoặc chuyển nhân viên sang một công việc có khả năng phù hợp hơn, HR sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề hoặc cải thiện tình hình. Khi nhân sự cho bạn để tài liệu, tài liệu, tài liệu hoặc họ không thể giúp bạn, bạn sẽ có tất cả các cơ sở của bạn được bảo hiểm.

Khước từ: Xin lưu ý rằng các thông tin được cung cấp, mặc dù có thẩm quyền, không đảm bảo tính chính xác và hợp pháp. Trang web được đọc bởi một luật lệ và quy định về khán giả và tuyển dụng trên toàn thế giới và các quy định khác nhau giữa các tiểu bang và quốc gia. Vui lòng tìm kiếm trợ giúp pháp lý hoặc hỗ trợ từ các nguồn lực chính phủ của Nhà nước, Liên bang hoặc Quốc tế để đảm bảo một số giải thích pháp lý và quyết định của bạn là chính xác cho vị trí của bạn. Thông tin này là hướng dẫn, ý tưởng, và hỗ trợ.