Năm Lời khuyên để Đạt được Hỗ trợ Điều hành cho Dự án của bạn

Người quản lý dự án có một công việc khó khăn. Theo tính chất của vai trò của họ, họ đảm nhận trách nhiệm thành lập một nhóm hiệu quả để theo đuổi và thành công với những sáng kiến ​​mới. Bởi vì các dự án bao gồm tất cả các công việc được thực hiện trong một công ty, bao gồm các sáng kiến ​​tạm thời và duy nhất cũng như các hoạt động thường nhật của hoạt động hàng ngày, mỗi dự án là một cuộc phiêu lưu mới.

Thêm vào thực tế rằng các dự án là cách chúng ta đổi mới; cách chúng ta thực hiện chiến lược và cách xây dựng cơ sở hạ tầng và khả năng của tổ chức chúng ta rõ ràng là các nhà lãnh đạo cấp cao phải làm tất cả để hỗ trợ các nhà quản lý dự án của công ty.

Một trong những yếu tố quan trọng nhất thúc đẩy thành công của dự án là sự có mặt của một nhà tài trợ điều hành có hiệu quả. Vị trí này từ lâu đã được kết hợp với thành công của dự án trong các nghiên cứu ngành công nghiệp, tuy nhiên việc xem xét các tài liệu mô tả các thực tiễn thực tế xung quanh tài trợ cho thấy chúng ta có một chặng đường dài để thể chế hóa sự hiện diện và thực hành vai trò nhà tài trợ trong các tổ chức của chúng ta. Một chút bối cảnh là thích hợp. Trước tiên, chúng ta hãy xem lại các trách nhiệm chính của người bảo trợ.

Trách nhiệm sơ cấp của Nhà tài trợ hành chính của dự án:

• Giả sử trách nhiệm cho kết quả của một dự án. (Điểm này thường được mô tả như là một trách nhiệm chung với người quản lý dự án.)
• Điều lệ dự án và trao quyền cho người quản lý dự án và thành viên nhóm nòng cốt.
• Hỗ trợ nhóm dự án về nguồn lực và tầm nhìn.
• Đảm bảo sự hiện diện và hỗ trợ của các giá trị nhóm hiệu quả, bao gồm cả trách nhiệm giải trình và minh bạch.

• Hỗ trợ đội khi đối mặt với những khó khăn đặc biệt.
• Huấn luyện người quản lý dự án.
• Bảo vệ nhóm dự án chống lại sự can thiệp của tổ chức.

Điều gì sẽ xảy ra Khi nhà tài trợ chính không có ảnh:

Nếu không có nhà tài trợ điều hành hỗ trợ, tất cả các trách nhiệm trên thuộc về người quản lý dự án đã quá tải, những người thường thiếu băng thông và tăng cường chính trị để hoàn thành các nhiệm vụ này.

Sự thiếu vắng một nhà tài trợ hiệu quả làm tăng nguy cơ các vấn đề của dự án, bao gồm nhưng không giới hạn: thất bại, hiệu suất tối ưu so với thời gian, mục tiêu chi phí và chất lượng và gia tăng sự hỗn loạn của đội.

Đơn giản chỉ ra rằng, sự có mặt của một nhà tài trợ hành động có hiệu quả là một nhà sản xuất khác biệt tích cực cho công việc phức tạp của việc đưa những sáng kiến ​​quan trọng nhất tạm thời và duy nhất của chúng tôi đến một kết luận thành công. Với tầm quan trọng rõ ràng của vai trò này, có thể hợp lý khi cho rằng hầu hết các tổ chức thực hiện công việc của mình với các nhà tài trợ hành pháp một cách nghiêm túc. Đáng buồn, một chút thời gian trong thế giới thực cho thấy khác.

Là một người hướng dẫn quản lý sau đại học về quản lý dự án, tôi có cơ hội thường xuyên học hỏi về các thực tiễn quản lý dự án của các nhà tuyển dụng sinh viên của tôi trong một khu vực đô thị lớn . Từ 100 công ty trong danh sách Fortune đến các doanh nghiệp nhỏ, khởi nghiệp và không vì lợi nhuận, các tổ chức này đại diện là một phần của nền kinh tế chúng ta.

Mặc dù có thể kỳ vọng vào thời đại này, khi thực tiễn quản lý dự án được thiết lập rõ ràng, hầu hết các công ty sẽ thể hiện những thực tiễn trưởng thành xung quanh vai trò của nhà tài trợ, trong thực tế tình hình hoàn toàn ngược lại . Một vài kết quả phi khoa học từ cuộc khảo sát không chính thức thường niên của tôi về sinh viên MBA về vai trò của nhà tài trợ điều hành trong các công ty của họ:

Trung bình, hơn 50% sinh viên mô tả công ty của họ là không có thực hành chính thức xung quanh tài trợ điều hành.

• Rất ít công ty có bất kỳ một chương trình đào tạo chính quy nào hoặc mô tả chuẩn cho vai trò và trách nhiệm của nhà tài trợ.
• Tôi chưa có một báo cáo của sinh viên rằng công ty của ông ta cung cấp đào tạo cho các nhà tài trợ điều hành của họ.
• Có ít sự nhất trí nhất quán về trách nhiệm giải trình của nhà tài trợ cho sự thành công của dự án.
• Khi học sinh phỏng vấn các nhà quản lý dự án trong công ty về sự hài lòng của họ đối với việc thực hiện và hỗ trợ của các nhà tài trợ của họ, đa số những người được khảo sát tỏ ra thất vọng.
• Việc kiểm tra các cuộc điều tra chính thức từ các hiệp hội ngành công nghiệp và các công ty tư vấn tư nhân đã củng cố tính hợp lệ chung của đầu vào từ các sinh viên của tôi.

Và trong khi tình trạng hiện tại của việc thực hiện tài trợ hành pháp có thể sẽ thay đổi, các nhà quản lý dự án không có lựa chọn nào khác ngoài việc tiếp tục các sáng kiến ​​của họ. Tuy nhiên, có một số bước mà các nhà quản lý dự án có thể thực hiện để tuyển dụng hỗ trợ điều hành cần thiết.

Năm bí quyết để có được hỗ trợ điều hành cho dự án của bạn:

Tuyển dụng nhà tài trợ.

1. Nếu dự án của bạn có ý nghĩa chiến lược cho công ty của bạn, trực tiếp cho khách hàng hoặc gián tiếp bằng cách cho phép hoạt động nội bộ hiệu quả hơn và hiệu quả hơn trong việc hỗ trợ khách hàng, bạn nên tuyển dụng nhà tài trợ. Làm việc trực tiếp với người quản lý báo cáo của bạn hoặc người đứng đầu Văn phòng Quản lý dự án của bạn để tăng cường tầm quan trọng của dự án và yêu cầu trợ giúp. Nhấn mạnh vai trò và trách nhiệm của nhà tài trợ như được xác định ở trên, và chỉ ra các nghiên cứu trong ngành có tương quan thành công của dự án và sự tài trợ có hiệu quả. Đào tạo nhà tài trợ của bạn.
2. Nhấn mạnh vai trò chiến lược, không mang tính chiến thuật hoặc là một người lãnh đạo. Hầu hết các giám đốc điều hành đều tham gia vai trò của một nhà tài trợ mà không được đào tạo chính thức hoặc thậm chí là bối cảnh cho trách nhiệm của họ. Trong khi bạn đang ở trong một vai trò khó xử trong việc đào tạo một giám đốc điều hành, hầu hết những người này sẽ đánh giá cao bối cảnh và hướng dẫn của bạn. Các vấn đề về trách nhiệm giải trình, tăng cường giá trị, và sự bảo vệ của đội sẽ là trọng tâm chính của bạn khi tham gia vào nhà tài trợ điều hành của bạn. Tích cực tham gia và liên quan đến nhà tài trợ của bạn.
3. Các mối quan hệ nhà quản lý / quản lý dự án tốt nhất có tính tương tác cao. Điều quan trọng là hai bên phải thiết lập một giao thức truyền thông rõ ràng để cập nhật về các hoạt động của dự án cũng như gắn kết và đáp ứng các trường hợp khẩn cấp. Người quản lý dự án nên khuyến khích nhà tài trợ điều hành tham dự các cuộc họp tình trạng hoặc các cuộc họp nhóm theo thời gian để thể hiện sự quan tâm chân thành và để phục vụ như là một người cổ vũ tích cực cho tổ chức để thành công của đội. Yêu cầu hỗ trợ huấn luyện từ nhà tài trợ của bạn.
4. Luôn luôn có ích khi có người có kinh nghiệm nhiều hơn bạn quan sát và đưa ra những phản hồi và xây dựng phản hồi tích cực và huấn luyện về hiệu suất của bạn. Hãy cho nhà tài trợ của bạn biết bạn hoan nghênh đầu vào này trong ổ đĩa của bạn để cải tiến, và khi nó được nhận, hãy chấp nhận nó một cách duyên dáng. Đẩy mạnh sự bảo trợ của nhà tài trợ cho các vấn đề lớn
5. . Hãy cẩn thận không để xem hoặc đối xử với nhà tài trợ của bạn quá nhiều về các vấn đề chiến thuật. Việc sử dụng cao nhất và tốt nhất của nhà tài trợ của bạn là giúp đỡ các nguồn tài nguyên an toàn; phục vụ như một người phát ngôn cho nhóm dự án cho nhóm quản lý rộng lớn hơn và giúp bạn tăng cường các giá trị cốt lõi của nhóm. Có một hành động cân bằng mà người quản lý dự án phải tôn trọng khi xem xét việc thu hút nhà tài trợ vào các hoạt động nhóm. Dòng dưới cùng của Hiện tại:

Vai trò của nhà tài trợ điều hành là một trong những phần quan trọng của câu đố để thành công cho các sáng kiến ​​của dự án. Các nhà quản lý dự án thành công hiểu vai trò của vai trò này là quan trọng và làm việc để đạt được sự hỗ trợ điều hành đúng mức và cường độ. Nếu vai trò của người bảo trợ vắng mặt hoặc mơ hồ, hãy tự mình thu nhận và đào tạo các nhà tài trợ điều hành để hỗ trợ bạn, nhóm của bạn và công ty của bạn để thành công.