Nhân viên chấm dứt từ góc độ CNTT

Việc để nhân viên đi có thể là một công việc bẩn thỉu, nhưng bộ phận CNTT phải giúp đỡ - luôn luôn nếu bạn thông minh.

Cần phải có sự tham gia của CNTT trong quá trình chấm dứt nhân viên vì một cựu nhân viên vẫn truy cập vào mạng của công ty và dữ liệu doanh nghiệp độc quyền là mối đe dọa về an ninh. Trong phần lớn các chấm dứt, các nhân viên cũ sẽ không bao giờ nghĩ đến làm hại đến hệ thống máy tính của bạn, nhưng tại sao có cơ hội mà bạn có thể đã chạy vào một quả trứng xấu?

Hơn nữa, rất thông minh để bảo tồn một số tài nguyên công nghệ nhất định, dữ liệu và nhật ký trong trường hợp cựu nhân viên hoặc công ty tự quyết định theo đuổi kiện tụng.

Cuối cùng, cần phải tích hợp CNTT vào quá trình này để đảm bảo rằng kiểm soát chấm dứt nhân viên đủ rộng để đáp ứng các yêu cầu của Sarbanes-Oxley.

Chính sách bảo mật thông tin và lưu trữ dữ liệu phải cụ thể cho từng công ty và phù hợp với luật pháp mà công ty bạn hoạt động.

3 nguyên tắc IT Các công ty cần Địa chỉ

Tuy nhiên, có ít nhất ba nguyên tắc IT rộng mà công ty nên tuân thủ khi và sau khi chấm dứt nhân viên.

• Nhanh chóng thông báo về việc chấm dứt hợp đồng với bộ phận CNTT - thậm chí là đứng đầu trước cuộc họp chấm dứt được đánh giá cao vì vậy CNTT có thể truy cập vào quầy bar trong khi cuộc họp diễn ra.
• Mỗi công ty nên có một chính sách nghiêm túc thi hành rõ ràng rằng ai là để thông báo cho ai khi nào đó việc làm đang kết thúc hoặc đã kết thúc. Chính sách này cũng nên yêu cầu các thông báo này được đưa ra ngay lập tức vì vậy tất cả các phòng ban liên quan có thể thực hiện hành động nhanh chóng.
  Một trong số những người được thông báo phải liên lạc với an ninh thông tin, và trách nhiệm của người này cần phải nghiên cứu, ghi chép và thu hồi quyền truy cập của nhân viên vào thông tin độc quyền được lưu trữ bằng điện tử của công ty và các hệ thống thông tin của công ty.

• Việc thu hồi quyền truy cập thận trọng. Sau khi được thông báo, CNTT có trách nhiệm hủy bỏ ngay lập tức quyền truy cập và bảo quản bất kỳ hồ sơ nào mà công ty có thể cần ngay bây giờ hoặc trong tương lai.

Phải làm gì khi việc làm bị chấm dứt

Trong trường hợp một nhân viên bị chấm dứt, CNTT phải hủy bỏ ngay lập tức tất cả các máy tính, mạng và truy cập dữ liệu mà nhân viên cũ đã có.

Việc truy cập từ xa cũng cần được xoá bỏ, và nhân viên cũ nên bị tước đoạt tất cả tài sản thuộc sở hữu của công ty, bao gồm các tài nguyên công nghệ như máy tính xách tay và sở hữu trí tuệ như các tệp tin doanh nghiệp chứa thông tin khách hàng, bán hàng và tiếp thị.

Tuy nhiên, trong trường hợp một nhân viên có kết thúc việc làm chỉ là sắp xảy ra, CNTT nên tham khảo ý kiến ​​với người quản lý nhân sự, nhân sự, và các nhà ra quyết định quan trọng khác để xác định cách thức thích hợp để xáo trộn việc thu hồi quyền truy cập qua ngày còn lại của người làm việc.

Cũng như việc cấp phép truy cập và bảo mật nên được ghi lại để tham khảo trong tương lai, việc thu hồi quyền truy cập cũng phải được ghi lại, đặc biệt là cho các mục đích pháp lý. Mục tiêu, tất nhiên, phải luôn luôn là để thu hồi quyền truy cập theo cách làm cho kinh doanh tốt có ý nghĩa về mặt tài chính, công nghệ và hợp pháp.

Giữ bảo vệ dữ liệu ưu tiên

Mỗi công ty đều cần có chính sách dự phòng và lưu giữ dữ liệu để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của mình và tuân thủ các luật hiện hành. Các chính sách như vậy đề cập đến việc sao lưu, phục hồi và bảo quản dữ liệu của công ty nói chung.

Tuy nhiên, công ty cũng nên ban hành các chính sách chi tiết khi nào và như thế nào CNTT nên giữ gìn các dữ liệu, hồ sơ, bản ghi và các tài liệu khác có thể có ý nghĩa pháp lý quan trọng là công ty và cựu nhân viên phải làm việc hợp pháp trận chiến.

Điều đặc biệt quan trọng là phải làm như vậy trong trường hợp một cựu nhân viên giữ vị trí cao hoặc bỏ công ty dưới một đám mây nghi ngờ.

Việc phân bổ và áp dụng ba nguyên tắc này là công việc tập thể của nhân viên điều hành của công ty, bộ phận CNTT và nhân sự và tư vấn pháp luật chuyên về tin học và các luật điều chỉnh việc sử dụng công nghệ máy tính của công ty.

Kết quả của nỗ lực hợp tác này cần được bảo vệ tốt hơn cho dữ liệu của công ty cũng như chuẩn bị tốt hơn cho việc kiện tụng về trộm cắp dữ liệu, hack và các hình thức sử dụng công nghệ máy tính khác. Làm việc với CNTT như một đối tác có giá trị đảm bảo rằng những mục tiêu này đạt được trong trường hợp chấm dứt lao động.

Thông tin thêm về Chấm dứt Việc làm

• Top 10 Những điều nên tránh khi Bạn Cháy một Người lao động
• Top 5 lý do để Chữa cháy Người lao động
• Ngày Tốt nhất để Chấm dứt Nhân viên?

** Richard Jones là một nhà báo tự do và quản trị hệ thống cho một công ty ở Michigan.