Cập nhật Hướng dẫn của EEOC về Chương trình Sức khỏe ở Nơi làm việc

Một trong những cách mà nhân viên có thể bắt đầu thực hiện mục tiêu sức khoẻ cá nhân, như giảm cân và giảm thói quen xấu là tham gia vào các chương trình chăm sóc sức khoẻ của công ty. Các chương trình chăm sóc sức khoẻ của công ty rất phổ biến vì chúng đã được chứng minh là ngăn ngừa được bệnh tật, giảm chi phí chăm sóc sức khoẻ và khuyến khích nhân viên có lối sống lành mạnh hơn.

Tuy nhiên, người sử dụng lao động cần phải lưu ý đến một bản cập nhật pháp luật liên quan đến Hướng dẫn về Cơ hội Việc làm Bình đẳng (EAOC) có ảnh hưởng đến quản lý chương trình chăm sóc sức khoẻ tại nơi làm việc.

Vì các chương trình chăm sóc sức khoẻ ở nơi làm việc thường liên quan đến việc sử dụng bảng câu hỏi y tế, kiểm tra sinh trắc học, đánh giá rủi ro sức khoẻ và các công cụ khác để đánh giá sức khoẻ của nhân viên; họ có thể đặt ra một nguy cơ pháp lý để xử lý sai thông tin sức khoẻ cá nhân này.

Cẩn thận bảo vệ tất cả thông tin sức khoẻ cá nhân

Cho đến nay, việc sử dụng thông tin sức khoẻ cá nhân chỉ được chấp nhận trong các hoạt động của chương trình chăm sóc sức khoẻ là khi nó được xử lý bởi một bên thứ ba được ủy quyền, chẳng hạn như cơ quan công ty bảo hiểm y tế.

Sự cố bắt đầu khi một thành viên của nhóm nhân lực, hoặc một người nào khác trong công ty có khả năng xác định được nhân viên, có quyền truy cập vào dữ liệu về sức khoẻ của nhân viên bí mật - dù là vì mục đích hay do tai nạn. Điều này có thể tạo ra nguyên nhân cho một yêu cầu bồi thường theo một số luật về việc làm chống phân biệt đối xử, bao gồm Đạo luật về Khả năng Chứa Hàng và Trách Nhiệm Bảo Hiểm Sức Khỏe (HIPAA), Đạo Luật Người Mỹ Khuyết Tật (ACA), hoặc Đạo Luật Không Phân Biệt Dữ Liệu về Giới Tính (GINA).

- Thông tin sức khoẻ cá nhân (PHI) bị sai trái, được chuyển bằng các phương pháp không an toàn (như email) hoặc được sử dụng để đưa ra quyết định bao gồm hoặc loại bỏ bất kỳ cá nhân nào để làm việc , quảng cáo, chấm dứt, hoặc hội đủ điều kiện cho một số loại bảo hiểm nhóm - một tổ chức sẽ được tổ chức có trách nhiệm pháp lý.

Thiệt hại xảy ra vào hàng chục ngàn đô la có thể là kết quả của loại vi phạm dữ liệu này.

Tránh các hành vi vi phạm các ưu đãi về sức khoẻ

Một vấn đề nữa với các chương trình chăm sóc sức khoẻ đã xuất hiện gần đây, qua việc khuyến khích nhân viên tham gia vào các chương trình do công ty tài trợ. EEOC đã phán quyết rằng khi các chương trình khuyến khích được gắn liền với các chương trình chăm sóc sức khoẻ, nhân viên hoặc tham gia vào họ hoặc để đạt được các mục tiêu chăm sóc sức khoẻ nhất định, chương trình sẽ phân biệt đối xử với những người chọn không tham gia hoặc không đạt được mục đích dự định của họ. Các biện pháp khuyến khích được sử dụng theo cách này phân biệt dựa trên khuyết tật và thông tin di truyền - các yếu tố mà nhân viên không thể kiểm soát được.

Một ví dụ là một công ty cung cấp tiền thưởng tiền mặt cho những người đồng ý bắt buộc thử nghiệm sinh trắc học.Công ty này đã bất hợp pháp đe dọa chấm dứt bảo hiểm hoặc đưa ra các biện pháp kỷ luật khác cho nhân viên từ chối thử nghiệm sinh trắc học. Các công ty khác gần đây đã bị hoả hoạn vì đã tăng phí bảo hiểm cho nhân viên bị bệnh, béo phì, hút thuốc, hoặc không tham gia các chương trình chăm sóc sức khoẻ.

Điều quan trọng cần lưu ý là các chương trình chăm sóc sức khoẻ cung cấp các ưu đãi cho nhân viên trên cơ sở tự nguyện, chẳng hạn như tiền thưởng và thẻ quà tặng và các đặc quyền khác, không phân biệt đối xử trong cách tiếp cận của họ.

Tuy nhiên, công ty phải làm cho mọi nhân viên có thể tham gia các chương trình chăm sóc sức khoẻ nếu muốn. Các chương trình này không thể bị ép buộc, và cũng không nên nhân viên có những mối quan tâm về sức khoẻ nào đó là trọng tâm của các chương trình chăm sóc sức khoẻ. Một ví dụ về vi phạm EEOC sẽ là bắt buộc cho tất cả các nhân viên béo phì tham gia vào một chương trình liên quan đến thể dục để được tiếp tục làm việc hoặc nhận bảo hiểm sức khoẻ.

Các quy tắc của EEOC để hướng dẫn người sử dụng lao động cho các kế hoạch về sức khoẻ của công ty

Khởi tạo bởi những quan niệm sai lầm về các chương trình chăm sóc sức khoẻ tại nơi làm việc, EEOC ban hành một số quy định cuối cùng để sửa đổi các quy định của chính phủ và hướng dẫn thêm cho người sử dụng lao động. Các quy tắc này được thiết kế để cung cấp thêm thông tin và giá trị liên quan đến các kế hoạch chăm sóc sức khoẻ của công ty. Tuân theo các quy tắc này một cách cẩn thận, chủ nhân nên có thể tránh bất kỳ vụ kiện tiềm ẩn nào hoặc vi phạm các quy định của ACA, ADA, GINA, hoặc EEOC.

1. Nhân viên không bao giờ được buộc phải tham gia vào các chương trình chăm sóc sức khỏe do công ty bảo trợ.

Tất cả các nhà tuyển dụng có thể khuyến khích, tiếp thị và chia sẻ thông tin về chương trình chăm sóc sức khoẻ của công ty. Tuy nhiên, nó không thể buộc bất kỳ nhân viên nào cũng không nên làm nhân viên cảm thấy bị quấy rầy về việc tham gia. Ngay cả khi họ cần tham gia vì lo ngại về sức khoẻ, nhân viên phải tự nguyện tham gia vào mọi lúc.

2. Nếu nhân viên từ chối tham gia, họ có thể không bị từ chối bảo hiểm y tế hoặc có khả năng chọn từ các kế hoạch chăm sóc sức khoẻ nhóm có sẵn của chủ nhân.

Không chủ nhân nào có quyền từ chối các quyền lợi chăm sóc sức khoẻ nhóm theo Đạo luật Chăm sóc Giá cả phải chăng, chỉ đơn giản dựa trên lựa chọn của nhân viên để tham gia hoặc không tham gia chương trình chăm sóc sức khoẻ. Điều này bao gồm các chương trình ngừng hút thuốc lá, các chương trình giảm cân và các sáng kiến ​​về sức khoẻ khác ảnh hưởng đến sức khoẻ của nhân viên. Ngoài ra, một chủ nhân phải cung cấp cùng một nhóm kế hoạch cho tất cả các nhân viên đủ điều kiện.

3. Tất cả các nhà tuyển dụng phải nêu rõ bằng văn bản các loại thông tin y tế mà họ sẽ yêu cầu, cách thức thông tin sẽ được sử dụng, ai sẽ truy cập PHI và cách thức tiết lộ là bị hạn chế.

Như đã nêu ở trên, thông tin sức khoẻ cá nhân có thể được thu thập bằng nhiều cách bao gồm đánh giá sức khoẻ cá nhân, khám sức khoẻ sinh trắc học, hội chợ về sức khoẻ, và thậm chí từ các yêu cầu y khoa. Việc sử dụng PHI rất hạn chế và phải được thông báo rõ ràng cho nhân viên khi tham gia bất kỳ chương trình chăm sóc sức khoẻ nào. Một tuyên bố phải được ban hành và nhân viên phải ký vào nó, cho phép nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khoẻ bên thứ ba và công ty bảo hiểm sức khỏe sử dụng thông tin này vì lợi ích của nhân viên.

4. Người sử dụng lao động không bao giờ có thể trả thù bất kỳ nhân viên nào muốn từ chối tham gia chương trình chăm sóc sức khoẻ của công ty.

Đây là một điều mà chủ lao động phải cẩn thận không vi phạm. Không chủ nhân nào có thể ép buộc, đe doạ, hăm dọa, quấy rối, trừng phạt, lúng túng, hoặc cố gắng ép buộc bất kỳ nhân viên hoặc người phụ thuộc nào tham gia chương trình chăm sóc sức khoẻ. Tất cả nhân viên và người phụ thuộc đủ điều kiện của họ phải được tự do tham gia, và họ có thể chấm dứt hoạt động này bất cứ lúc nào mà không có hành động trả đũa từ người sử dụng lao động.

5. Một công ty không được khuyến khích tham gia các nhân viên có giá trị hơn 30 phần trăm chi phí của bản tự trả tiền của chương trình chăm sóc sức khoẻ (dựa trên một thành viên khỏe mạnh 40 tuổi).

Đây là nơi mà mọi thứ có thể có một chút khó khăn vì nhiều công ty cung cấp một số hình thức khuyến khích cho nhân viên tự nguyện tham gia vào các chương trình chăm sóc sức khoẻ của công ty. Động cơ có thể là tiền mặt, tiền thưởng, một món quà đặc biệt, thiết bị thể dục thể thao có thể mặc được, thành viên phòng thể dục, hoặc bất kỳ loại động cơ khuyến khích nào khác - miễn là nó không vượt quá giá trị của các hướng dẫn nêu trên. Nói cách khác, không nên làm chương trình chăm sóc sức khoẻ chỉ đơn thuần là khuyến khích, mà là tham gia và làm lành mạnh.

Những cân nhắc khác trong quản lý các chương trình chăm sóc sức khoẻ của bạn

Chương trình chăm sóc sức khoẻ của bạn phải có thể tiếp cận được cho tất cả nhân viên, bất kể tình trạng sức khoẻ hiện tại và trong tương lai của họ. Điều này có nghĩa là bạn phải cung cấp cho nhân viên ở mọi cấp độ, bao gồm những người đã có lối sống lành mạnh và những người đang gặp khó khăn do các yếu tố khác. Ví dụ, bạn có thể có một nhân viên có vấn đề sức khoẻ và phải giảm cân, nhưng nhân viên không thể đi bộ hay đi xe đạp. Đảm bảo có một khu vực đi bộ bên trong với sự hỗ trợ như lan can hoặc ghế để cung cấp cho nhân viên thêm tính di động.

Một điều nữa cần lưu ý là nếu nhân viên chia sẻ thông tin sức khoẻ cá nhân của họ, có lẽ theo một quy trình đánh giá hoặc sau khi đến bác sĩ để chăm sóc. Không tham gia với nhân viên liên quan đến PHI, và không khuyến khích nhân viên chia sẻ thông tin y tế của họ tại nơi làm việc. Nếu bạn có một chương trình hỗ trợ, tuy nhiên, cho phép nhân viên chia sẻ với bạn bè của họ trong một thiết lập kiểm soát và bí mật hơn. Người ta không bao giờ biết ai có thể đang nghe các cuộc đối thoại cá nhân trong công việc và điều này có thể ảnh hưởng đến người quản lý để điều trị một nhân viên theo cách phân biệt (ví dụ như nâng cao hoặc quảng cáo).

Cuối cùng, thông tin tối thiểu phải được thu thập từ nhân viên trong bất kỳ cuộc đánh giá sức khoẻ cá nhân nào, trong suốt thời gian tuyển sinh mở rộng, và khi nhân viên tham gia vào màn hình sinh trắc học. Một sự vi phạm EEOC có thể xảy ra chỉ đơn giản bằng cách yêu cầu thông tin y tế quá mức từ một nhân viên trong một lớp được bảo vệ. Đảm bảo xem lại hướng dẫn của EEOC để hiểu những gì bên thứ ba có thể yêu cầu những người tham gia chăm sóc sức khỏe và thông báo cho tất cả nhân viên sử dụng biểu mẫu tiết lộ chương trình chăm sóc sức khoẻ.Tất cả thông tin phải được giữ chặt chẽ trong sự riêng tư và không bao giờ truyền qua email hoặc các định dạng kỹ thuật số khác. Mỗi năm, tất cả nhân viên nên được cập nhật về các quy tắc của chương trình chăm sóc sức khoẻ và đăng ký trên một mẫu hàng năm cho biết họ đang tự nguyện tham gia.

Giữ cho nhân viên được khỏe mạnh trong suốt kỳ nghỉ lễ

Mỗi năm, khi bắt đầu một kỳ nghỉ lễ bận rộn khác, nhiều chủ lao động nghĩ đến các cách để giúp nhân viên tận dụng tối đa lợi ích nhân viên còn lại của họ trong năm và khởi đầu mục tiêu chăm sóc sức khoẻ cho năm tới.

Tổ chức của bạn có thể đang trong quá trình nhắc nhở nhân viên về những lợi ích của việc tham gia vào chương trình chăm sóc sức khoẻ của công ty. Đây cũng là thời điểm mà nhiều người đang ghi danh vào lợi ích hàng năm của họ, thông qua các dịch vụ của nhóm chủ nhân hoặc trao đổi thị trường. Đây có thể là thời điểm tốt để chia sẻ thông tin về sức khoẻ với nhân viên, cập nhật những lợi ích mà họ có đủ điều kiện và thậm chí là tổ chức một hội chợ chăm sóc sức khoẻ. Đây cũng có thể là thời điểm tốt để khám sức khoẻ miễn phí và tiêm phòng cúm cho nhân viên.

Trong bất kỳ trường hợp nào, hãy đảm bảo cung cấp thông tin bằng văn bản cho tất cả nhân viên và gửi lời nhắc hàng tuần qua email để giúp nhân viên lựa chọn đúng cho nhu cầu cá nhân của họ. Nếu bạn có nhân viên quan tâm đến chương trình chăm sóc sức khoẻ, hãy hướng họ tới điểm trung tâm của người liên lạc với quản trị viên chương trình của bạn. Trong một số trường hợp, đây có thể là đại lý bảo hiểm của bên thứ ba hoặc một công ty chăm sóc sức khoẻ độc lập.