Sách lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp là gì? - Định nghĩa

Hồ sơ doanh nghiệp là gì?

Hồ sơ doanh nghiệp là những hồ sơ mà một công ty Hoa Kỳ cần lưu giữ để chứng minh rằng nó hoạt động theo cách được yêu cầu của Sở Thuế Vụ và luật pháp của tiểu bang nơi doanh nghiệp được thành lập (được hình thành như một doanh nghiệp).

Vì sao cần phải có Bản Ghi nhớ của Công ty?

Hồ sơ công ty là cần thiết để chứng minh rằng công ty hoạt động đúng theo yêu cầu của Sở Thuế vụ, để chứng minh rằng công ty là một thực thể riêng biệt và duy trì lá chắn công ty từ trách nhiệm pháp lý.

Sách lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp là gì?

Một số tập đoàn có một "sổ sách" của công ty bao gồm tất cả các tài liệu cần thiết. Trong các trường hợp khác, hồ sơ của công ty được giữ trực tuyến hoặc trong một tủ hồ sơ. Các hồ sơ nên ở một nơi và có sẵn nếu Dịch vụ Thu thuế nội bộ kiểm tra công ty của bạn.

Bạn cũng có thể giữ hồ sơ công ty của bạn "trong đám mây", nhưng những hồ sơ này có thể bao gồm thông tin bí mật và quy trình độc quyền, vì vậy hãy chắc chắn máy chủ của bạn được an toàn. Susan Ward, Chuyên gia Kinh doanh Nhỏ Canada, có một bài viết tuyệt vời về quản lý tài liệu có thể giúp bạn trong dự án này.

Hồ sơ doanh nghiệp được tạo ra như thế nào? Ai giữ hồ sơ doanh nghiệp?

Hồ sơ doanh nghiệp được tạo ra bởi hội đồng quản trị của công ty bạn. Hội đồng quản trị tạo ra các tài liệu như các điều khoản về thành lập công ty và các báo cáo hàng năm của công ty bạn. Hội đồng cũng tạo và chỉnh sửa các tài liệu như chuyển động và biên bản trong suốt quá trình họp hội đồng quản trị.

Thư ký công ty thường được chỉ định để giữ tất cả hồ sơ của công ty. Tất nhiên, tất cả các hồ sơ phải được ký và mọi hành động phải có tài liệu. Nếu công ty cổ phần có cổ phần, thư ký công ty (thường là văn phòng của cá nhân này) theo dõi hồ sơ sở hữu cổ phần.

Thư ký công ty cũng gọi là cuộn tại mỗi cuộc họp hội đồng, ghi nhận thành viên hội đồng quản trị có mặt và vắng mặt.

Ghi lại Nghị quyết của Hội đồng

Hội đồng quản trị phê duyệt các chính sách và nghị quyết (quyết định) tổng thể và họ không tham gia vào quá trình ra quyết định kinh doanh hàng ngày. Một trong những hoạt động quan trọng nhất của một hội đồng doanh nghiệp là đưa ra các nghị quyết. Nghị quyết về cơ bản là các tài liệu ghi lại quyết định của hội đồng. Hồ sơ về các giao dịch chủ yếu của công ty

• Chấp thuận hợp đồng
• Hồ sơ mua bán bất động sản (đất và nhà cửa)
• Thuê hoặc sa thải số lượng lớn nhân viên
• Mở rộng sang một thị trường mới hoặc một địa điểm mới
• Tất cả các quyết định này, và nhiều hơn nữa, phải được ghi lại.

Các hồ sơ khác cần được bao gồm?

Các Điều khoản Hợp nhất và bất kỳ điều nào sửa đổi văn bản này. Các bài báo này được nộp cho tiểu bang của bạn, nhưng bạn vẫn cần một bản sao của bản chính và tất cả các thay đổi.

• Điều lệ của công ty. Quy chế này là những nguyên tắc hướng dẫn quản lý công việc của hội đồng quản trị công ty. Nội quy bao gồm các nhiệm vụ của nhân viên công ty, thông tin về cuộc họp thường niên, và cách thức hội đồng đưa ra chính sách và phiếu bầu.
• Biên bản họp toàn thể cổ đông và giám đốc, bao gồm cả cuộc họp thường niên
• Báo cáo thường niên
• Đăng ký chứng khoán để theo dõi giao dịch chứng khoán và sở hữu cổ phần.
• Nghị quyết về các khoản vay của công ty và
• Nghị quyết về lợi ích của nhân viên và kế hoạch nghỉ hưu
• Nghị quyết cổ tức bằng cổ phiếu
• Nghị quyết HĐQT và quyết định thuế
• Nghị quyết về tuyển dụng và bổ nhiệm
• Theo luật pháp của tiểu bang trong việc thành lập hội đồng quản trị và lưu giữ hồ sơ

Khi bạn thành lập công ty của mình, bạn cần phải kiểm tra với nhà nước để chắc chắn rằng bạn đang làm theo hướng dẫn của nhà nước về tổ chức và điều hành công ty của bạn. Tất cả các tiểu bang có các quy định cụ thể về các tổ chức. Kiểm tra với thư ký tiểu bang của tiểu bang hoặc với luật sư của bạn để biết thêm thông tin.

Trở lại

Danh sách Kiểm tra Khởi động Tổng công ty