Xây dựng sổ cái cho doanh nghiệp nhỏ

Sổ cái chung là hồ sơ kế toán chủ yếu cho doanh nghiệp của bạn nếu bạn sử dụng sổ sách kế toán đôi. Đây là một bản ghi đầy đủ về tất cả các giao dịch tài chính trong suốt cuộc đời công ty của bạn. Tài khoản được sử dụng để lập các báo cáo tài chính, nghiên cứu các điều kiện chưa thỏa mãn và kiểm toán nội bộ và bên ngoài, bao gồm các tài khoản về tài sản, nợ, vốn chủ sở hữu, thu nhập và chi phí. Sổ cái chung nắm giữ tất cả các thông tin tài chính được sử dụng để tạo báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo kết toán và phục vụ một số mục đích chính trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp.

-1->

Mặc dù tạp chí tổng hợp là một bản ghi về các giao dịch thời gian, sổ cái chung được tổ chức theo tài khoản và trong hồ sơ chính thức của công ty có thể hiển thị số dư tài khoản sau mỗi lần đăng.

Khi bạn nghe cụm từ "giữ sách", nó đề cập đến việc duy trì sổ cái chung.

Biểu đồ Tài khoản

Tài khoản sổ cái chung được xây dựng dựa trên Biểu đồ Tài khoản cho doanh nghiệp nhỏ của bạn trong đó cho thấy các tài khoản chính sẽ được hiển thị trong báo cáo tài chính của bạn. Biểu đồ Tài khoản có thể bao gồm nghĩa đen của hàng trăm tài khoản tùy thuộc vào quy mô và sự phức tạp của doanh nghiệp. Sổ cái chung bao gồm các tài khoản này, chẳng hạn như từng tài sản hiện tại, tài sản cố định, từng khoản nợ hiện tại, nợ dài hạn, tài khoản vốn chủ sở hữu, doanh thu, mỗi tài khoản chi phí, lợi nhuận và lỗ.

Sổ cái nói chung được xây dựng thông qua việc chuyển các mục nhật ký của các giao dịch tài chính của công ty từ sổ sách kế toán sang sổ cái chung.

Mỗi giao dịch tài chính có một tài liệu nguồn, chẳng hạn như một hoá đơn hoặc kiểm tra bị hủy và một mục nhập nhật ký. Mục nhập của tạp chí có thể được đăng trên tạp chí chuyên ngành hoặc trong bất kỳ số tạp chí chuyên ngành nào.

Các tạp chí

Một doanh nghiệp nhập dữ liệu giao dịch tài chính vào các tạp chí kế toán hàng ngày.

Khi giao dịch tài chính xảy ra và tài liệu nguồn được tạo, giao dịch được nhập vào tạp chí chung. Tạp chí tổng hợp liệt kê các giao dịch theo thứ tự thời gian. Ngày, số tiền, tài khoản bị ảnh hưởng và hướng tài khoản bị ảnh hưởng được lưu ý. Khi bạn lưu ý giao dịch, bạn phải đảm bảo khoản nợ và khoản tín dụng vẫn giữ được cân bằng.

Công ty cũng có thể có một loạt các tạp chí chuyên ngành. Một số tạp chí chuyên ngành phổ biến hơn là tạp chí bán hàng, tạp chí thu tiền mặt và tạp chí giải ngân tiền mặt. Số lượng và loại tạp chí đặc biệt mà một công ty giữ được xác định bởi từng công ty. Nếu công ty sử dụng một hệ thống kế toán trên máy tính, các tạp chí chuyên biệt khác nhau được tạo ra khi bạn nhập các giao dịch tài chính của bạn vào máy tính.

Các mục nhập sổ kế toán tổng hợp

Khi các mục nhập giao dịch tài chính được thực hiện trong các tạp chí thích hợp, chúng được tóm tắt và đưa vào sổ cái chung, thường là mỗi tháng một lần. Mỗi tài khoản có một trang riêng. Chi tiết các giao dịch tài chính của công ty được lưu trữ trong các tạp chí. Sổ cái chung cho thấy tất cả các thông tin tóm tắt cho các giao dịch tài chính cho công ty từ tạp chí tổng hợp và các tạp chí chuyên ngành.