Hướng dẫn Hoàn chỉnh Lập ngân sách cho Sự kiện

Việc cân đối ngân sách sự kiện là một trong những thách thức lớn đối với các nhà quy hoạch, và gốc rễ của hầu hết các vấn đề tiền bạc có thể được tìm thấy trong các giai đoạn thảo luận ban đầu. Tốt nhất nên bắt đầu thiết kế một sự kiện xung quanh số lượng các nguồn lực tài chính có sẵn và không phải ngược lại. Thông tin dưới đây sẽ giúp bạn ước tính chi phí và xác định khu vực nơi bạn có thể cắt chúng.

Phác thảo Kế hoạch chi phí Sự kiện

Chi phí có thể đến từ một loạt các nguồn khi bạn nghĩ về tất cả các thành phần liên quan đến việc dàn dựng một chức năng.

Những điều rõ ràng nhất là ăn uống và chi phí thuê địa điểm, nhưng danh sách chỉ phát triển từ đó. Điều này là, nhìn ra ngay cả một loại chi phí có thể có một tác động tai hại cho mỗi người chi tiêu của bạn. Nhấp vào đây để xem danh sách chi tiết sự kiện.

Câu hỏi để hỏi khách hàng của bạn

Là nhà lập kế hoạch sự kiện, vai trò của bạn là cung cấp hỗ trợ chuyên gia cho cả sự phối hợp và quản lý tài chính của sự kiện. Hãy nhớ rằng khách hàng của bạn đang mơ về sự hoàn hảo, và điều này có thể dễ dàng đánh giá đám phán của họ về những gì có thể là về tài chính. Thời gian để thu hẹp khoảng cách giữa ngân sách và kỳ vọng của họ là ngay từ đầu. Thường thì đơn giản là hỏi các câu hỏi đúng và soạn thảo ngân sách trong lần họp đầu tiên của bạn. Nhấp vào đây để xem danh sách các câu hỏi cần hỏi.

Xây dựng ngân sách sự kiện cơ bản

Một khi bạn đã có một tầm nhìn về sự kiện và ước tính số tiền bạn phải làm việc, cuối cùng là thời gian để cấu trúc ngân sách.

Một bước quan trọng ở đây là nói với khách hàng của bạn rằng ngân sách sự kiện là "bản thảo làm việc" có thể thay đổi khi có nhiều chi tiết hơn. Hãy nhớ rằng, rất ít khách hàng có kinh nghiệm về chi phí và phí liên quan đến dao động tại chỗ, do đó, tốt nhất để xây dựng trong một vùng đệm 10% để tránh chạy ra khỏi quỹ.

Nhấp vào đây để biết thêm các mẹo về xây dựng ngân sách cơ bản.

Phí tổ chức sự kiện

Tất nhiên, bạn cần phải kết hợp các khoản phí quy hoạch vào ngân sách, và điều này có thể là một chủ đề khó chịu đối với một số. Các nhà hoạch định sự kiện có nhiều cách để tính phí cho các dịch vụ của họ, từ phí thẳng đến phần trăm hoa hồng. Cuối cùng, đó là tìm kiếm một phương tiện mà cả hai bên có thể đồng ý. Hãy chắc chắn rằng cấu trúc phí của bạn được ghi trong một hợp đồng, và bao gồm nó như là một khoản chi phí trong tất cả các dự thảo ngân sách. Nhấp vào đây để xem lại các cấu trúc phí tiêu chuẩn cho các nhà hoạch định sự kiện.

Cắt tỉa chi phí sự kiện

Hiếm khi bạn làm việc trong một sự kiện có ngân sách không giới hạn Nhiều khả năng bạn sẽ đạt được một điểm trong quá trình lập kế hoạch, trong đó phải có quyết định cắt giảm chi phí. Đây là nơi một nhà hoạch định sự kiện giàu kinh nghiệm có thể thực sự tỏa sáng trong việc giúp đỡ khách hàng của họ.Mục đích là để xác định những lựa chọn nào có ấn tượng lớn nhất đối với khách. Ví dụ: bạn có nên chi tiêu ít hơn cho trung tâm để bảo vệ món tráng miệng của người sành ăn không? Trong một số trường hợp, người lập kế hoạch có thể trải qua các khoản chi phí và đàm phán lại hoặc cắt giảm tại các khu vực mà khách không bao giờ biết. Nhấp vào đây cho sáu lĩnh vực để nhắm mục tiêu tiết kiệm chi phí.

Kiểm soát chi phí âm thanh / hình ảnh

Thiết bị chiếu sáng và âm thanh có ảnh hưởng lớn đến việc trình bày sự kiện của bạn, nhưng nó cũng có xu hướng có tác động lớn đến ngân sách.

Khi bạn tính các chi phí A / V khác như máy chiếu, truy cập internet và dịch vụ video, không phải mất nhiều thời gian để danh mục này trở thành một trong số những ngân sách lớn nhất của bạn. Nhấn vào đây để biết cách để tránh chi tiêu quá nhiều vào nhu cầu A / V của bạn.

Tìm kiếm các lựa chọn tiếp thị chi phí thấp trực tuyến

Tiếp thị là một khoản chi phí có thể phát triển theo cấp số nhân nếu bạn không nhận được kết quả ngay. Tất nhiên, việc nắm bắt là nếu bạn không thị trường một cách có hiệu quả sẽ không có đủ người tham dự để hỗ trợ chi phí cho sự kiện. Đây là lý do tại sao nó làm cho tinh thần để sử dụng như nhiều miễn phí hoặc chi phí thấp các tùy chọn để lây lan từ ban đầu về một dịp sắp tới. May mắn là internet có rất nhiều con đường bạn có thể xem xét. Nhấp vào đây để có sáu ý tưởng chi phí thấp.

Lập kế hoạch đám cưới lớn với ngân sách nhỏ

Lễ cưới là một ví dụ điển hình về các sự kiện mà ngân sách có thể bị thách thức bởi chi phí.

Đằng sau mỗi đám cưới là một gia đình của những người thực sự có nghĩa vụ tài chính khác để xem xét trước khi chi tiêu hăng hái trong ngày trọng đại của họ. Hầu hết các điều phối viên đám cưới hiểu điều này, nhưng những người hay nhất biết làm thế nào để tối đa hóa mỗi đô la của một ngân sách đám cưới. Mặc dù các nhà hoạch định sự kiện của công ty hoạt động trong một môi trường khác với các nhà lập kế hoạch cưới, nhưng vẫn có rất nhiều điều cần biết về các chuyên gia đám cưới quản lý ngân sách của họ như thế nào. Kiểm tra những lời khuyên này để biến một ngân sách nhỏ thành đám cưới lớn.