8 Mẹo tiết kiệm tiền cho các nhà hoạch định sự kiện của công ty

Các sự kiện của công ty rất thú vị khi lên kế hoạch, và các ý tưởng và địa điểm sẽ mang lại mức độ sáng tạo mà nhiều nhà hoạch định sự kiện của công ty thưởng thức. Thật không may, những ý tưởng này có thể dừng lại trong bài hát của họ khi số ngân sách cuộn vào và việc thực hiện đặt ra rằng ngân sách sự kiện của bạn không đáp ứng được tầm nhìn của sự kiện.

Tuy nhiên, sự sáng tạo không dừng lại ở quá trình lập kế hoạch sự kiện. Cũng cần thiết để lên kế hoạch một sự kiện thành công với ngân sách hạn hẹp.

Dưới đây là một số mẹo tiết kiệm tiền cho các nhà hoạch định sự kiện cho doanh nghiệp:

1. Biết ngân sách của bạn

Trước khi bạn bắt đầu lập kế hoạch cho sự kiện công ty của bạn, hãy xác định ngân sách của bạn. Không có ý nghĩa chi tiêu thời gian của bạn đặt cùng những ý tưởng và địa điểm tiềm năng mà bạn không thể mua được. Phân bổ chi phí được phân bổ cho:

- Nhà hàng

• Giải trí
• Địa điểm
• Khách mời
• Đồ trang trí
• Sự kiện khác
• Biết được điều này trước khi bắt đầu lập kế hoạch sẽ giúp bạn ở trong giới hạn của mình.

2. Không nên quan tâm đến các khoản mục Ngân sách

Khi lập kế hoạch cho sự kiện của công ty, hãy chắc chắn bao gồm chi phí cho các mục sau:

In ấn cho tài liệu phát tay, thuyết trình

• Chi phí cho bảng hiệu và biểu ngữ
• Chi phí tiếp thị và quảng cáo < Dịch vụ đăng ký tại chỗ
• 3. Chấp nhận ngân sách của bạn

Có hương vị champagne cho ngân sách bia không? Đừng tuyệt vọng. Tiết kiệm cho mình những thất vọng của cố gắng để lên kế hoạch một sự kiện ngân sách lớn với một ngân sách sự kiện nhỏ. Chấp nhận ngân sách bạn có. Thay vì cảm thấy thất vọng vì thiếu tài nguyên, hãy sáng tạo.

Có rất nhiều cách để các nhà hoạch định sự kiện của công ty lập kế hoạch các sự kiện thành công, đáng nhớ với số tiền giới hạn.

4. Hãy linh động khi đàm phán địa điểm của bạn

Nếu có thể, hãy linh động khi đàm phán với một địa điểm. Hãy xem xét một vài ngày tiềm năng cho sự kiện công ty của bạn và hỏi xem khách sạn có bất kỳ sự mở cửa nào trong khoảng thời gian đó không.

Khách sạn thường cung cấp giá chiết khấu để điền vào một khoảng trống quanh ngày bạn nhắm mục tiêu và bạn có thể thương lượng mức giá tốt hơn nếu bạn có thể làm việc được trong thời gian cao điểm.

Ngoài ra, nếu có nhiều địa điểm trong khu vực phù hợp với yêu cầu của bạn, hãy sử dụng điều này cho lợi thế của bạn. Khi cạnh tranh cho công việc kinh doanh của công ty bạn, các địa điểm có thể thương lượng về giá cả và bỏ tiền mua các cơ sở khác trong khu vực để giành được doanh nghiệp của bạn.

5. Tránh các đồ ăn ngồi xuống

Nếu bạn phục vụ thức ăn tại sự kiện công ty của bạn, hiệu quả hơn nhiều để phục vụ kiểu buffet so với bữa ăn ngồi xuống. Buffets không chỉ làm giảm chi phí của người phục vụ bàn và dịch vụ ăn uống, mà còn có thể giảm bớt chi tiêu cho thực phẩm.

Nếu bạn muốn khách hàng hòa mình và gặp nhau, hãy cân nhắc việc phục vụ thức ăn cho ngón tay và giảm khoảng trống để ngồi và ăn.Khi khách đang đứng và có đĩa nhỏ, họ ăn ít hơn và dành nhiều thời gian hơn tham gia vào cuộc trò chuyện.

Các thanh mở hoàn toàn có thể cắn ra khỏi ngân sách sự kiện của bạn, vì vậy hãy xem xét hạn chế thanh bia, rượu vang, soda và nước trái cây.

6. Đặt trước Giống như vé máy bay và phòng khách sạn, lệ phí loa có xu hướng leo lên gần hơn bạn nhận được để tham gia. Đặt sớm để có được mức giá tốt nhất.

Làm một nghiên cứu nhỏ và xem liệu có một diễn giả khách mời thích hợp nào đã ở trong khu vực của bạn vào thời điểm đó hay không. Họ có thể giảm giá và bạn có thể tiết kiệm chi phí đi lại và đi lại.

7. Xem xét việc sử dụng các nhà tài trợ

Trong thế giới ngày nay, có những nhà tài trợ ở mọi nơi, từ đấu trường và phòng hòa nhạc đến các sự kiện thể thao. Xem xét sử dụng nhà tài trợ để giúp bù đắp chi phí cho sự kiện của bạn. Các công ty liên kết chặt chẽ với doanh nghiệp hoặc ngành công nghiệp của bạn có thể hoan nghênh cơ hội quảng bá tên của họ cho khán giả của bạn. Hãy chắc chắn rằng nó phù hợp với công ty và khách hàng của bạn tại sự kiện công ty của bạn, và khám phá những gì họ sẽ cung cấp để đổi lấy sự phơi nhiễm.

8. Cẩn thận theo dõi chi phí của bạn

Trong kế hoạch tổ chức sự kiện của công ty, có thể bạn sẽ có một đội ngũ nhiều người có trách nhiệm về các công việc cá nhân.

Theo dõi chặt chẽ tất cả các cá nhân về chi tiêu của họ. Giao tiếp rõ ràng các nguyên tắc về ngân sách của bạn và siêng năng trong việc theo dõi chi phí. Yêu cầu báo cáo thường xuyên về bất kỳ giao dịch mua hàng nào và đặt ra các hướng dẫn chi tiêu phải được bạn phê duyệt trước khi thực hiện. Đây là một trong những lĩnh vực lập kế hoạch sự kiện của công ty, nơi có sự kiểm soát rất quan trọng để giữ cho chi phí của bạn trong ngân sách sự kiện của bạn.