5 Bước để Chọn Phần mềm Kế toán

Bạn có thể sử dụng danh sách kiểm tra phần mềm kế toán này để giúp bạn tìm đúng phần mềm kế toán trước khi mua. Rất ít doanh nghiệp nhỏ đầu tư một lượng thời gian và nguồn lực đáng kể vào việc đặt câu hỏi đúng trước khi lựa chọn chương trình phần mềm kế toán để đảm bảo lựa chọn tốt nhất cho hoạt động kinh doanh của họ. Thay vào đó, việc lựa chọn phần mềm kế toán thường bị vội vã, nếu có chút suy nghĩ về việc có những lựa chọn thay thế tốt hơn hay không.

Nếu bạn đang chọn một ứng dụng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ của bạn, hoặc xem xét nâng cấp hoặc thay đổi các chương trình phần mềm thì bạn có thể sử dụng danh sách kiểm tra lựa chọn phần mềm kế toán này làm tài nguyên để làm theo một vài bước sau đây để giúp bạn tìm đúng chương trình phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ của mình.

Bạn nên thu thập ý kiến ​​phản hồi từ tất cả các nhân viên của bạn, những người sẽ sử dụng chương trình phần mềm kế toán một cách quan trọng để họ có thể giúp bạn đưa ra ý kiến ​​về việc liệu phần mềm sẽ đáp ứng được nhu cầu của họ hay không. nhu cầu. Nếu doanh nghiệp nhỏ của bạn đủ lớn, với các phòng ban hoặc phòng ban khác nhau, bạn có thể thành lập một ủy ban công nghệ có ít nhất một đại diện từ mỗi bộ phận quan trọng hoặc bộ phận đánh giá các chương trình phần mềm mà bạn sẽ cân nhắc mua.

Bước 2

Bạn nên có mỗi nhân viên hoặc đại diện trong ủy ban công nghệ chuẩn bị một phân tích nhu cầu và sơ đồ quy trình quan trọng của họ.

Phân tích nhu cầu phải là một danh sách các yêu cầu mà mỗi nhân viên hoặc bộ phận cần phải thực hiện các công việc hàng ngày. Phân tích nhu cầu sẽ phác thảo các yêu cầu mà bạn có cho phần mềm kế toán mà bạn có thể cung cấp cho nhà cung cấp của bạn để giúp xác định xem gói phần mềm có đáp ứng yêu cầu của bạn hay không.

Các sơ đồ sơ đồ sẽ cho bạn hình ảnh về các quy trình nội bộ mà nhân viên của bạn đang sử dụng để thực hiện nhiệm vụ của mình. Các sơ đồ sẽ hữu ích cho ít nhất một vài lý do: (1) bạn sẽ thấy rằng một số bước có thể được loại bỏ để hợp lý hóa các hoạt động của bạn và tiết kiệm thời gian và tiền bạc của công ty; (2) bạn sẽ có thể xem những gì các bước hiện đang được thực hiện bằng tay để xem nếu phần mềm kế toán bạn đang cân nhắc mua sẽ giúp tự động hoá các nhiệm vụ này; và (3) bạn có thể sử dụng những sơ đồ này làm cơ sở cho việc tạo ra hoặc cập nhật các hướng dẫn về chính sách và thủ tục của công ty bạn hoặc các thủ tục máy tính để bàn của nhân viên vào lúc này.

Bước 3

Bạn nên thiết lập ngân sách cho phần mềm kế toán của mình. Tôi khuyên bạn nên thiết lập một ngân sách như một phạm vi giá mà bạn sẽ cân nhắc mua bởi vì bạn có thể thấy rằng một ứng dụng phần mềm kế toán đắt tiền sẽ tự động hóa nhiều nhiệm vụ hơn, do đó chi phí tăng của nó có thể được chứng minh.

Bước 4

Bạn có thể cho nhân viên hoặc ủy ban công nghệ xác định các chương trình phần mềm kế toán tiềm năng đáp ứng được nhu cầu của bạn để bạn có thể xem xét kỹ hơn các chương trình này. Bạn có thể xem xét tư vấn với các chuyên gia độc lập, chẳng hạn như các chuyên gia tư vấn công nghệ và các kế toán viên được công nhận để lấy ý kiến ​​của họ về các chương trình có thể đáp ứng nhu cầu của bạn.

Kế toán viên sẽ có kiến ​​thức và kinh nghiệm về những gì các doanh nghiệp nhỏ khác đang sử dụng và có thể có kinh nghiệm sử dụng các chương trình phần mềm kế toán khác nhau như là một người dùng cuối. Tư vấn công nghệ có thể cung cấp cho bạn ý tưởng về bất kỳ vấn đề công nghệ nào bạn gặp phải khi triển khai một chương trình phần mềm kế toán mới dựa trên các đặc điểm kỹ thuật, chẳng hạn như liệu nó có tương thích với các chương trình bên ngoài khác mà bạn cần cho công việc kinh doanh của bạn hay phần cứng mới mà bạn có thể cần phải đảm bảo rằng chương trình chạy đúng cách có thể góp phần vào quá trình ra quyết định của bạn.

Bước 5

Bạn nên giới thiệu bất kỳ chương trình phần mềm kế toán nào có trong danh sách ngắn để mua để đảm bảo rằng nó sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn. Bạn cũng có thể yêu cầu dùng thử miễn phí chương trình nếu bạn liên hệ với nhà cung cấp. Bạn có thể cho nhân viên của bạn chạy các công việc hằng ngày của họ trên phiên bản dùng thử, do đó bạn sẽ có được một ý tưởng tốt hơn về cách phần mềm xếp chồng lên chống lại đối thủ cạnh tranh của nó.

Bạn có thể làm theo các bước sau để giúp bạn hướng dẫn bạn lựa chọn đúng chương trình phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ của mình.