10 Mẹo để giúp bạn tổ chức các cuộc họp nhóm hiệu quả

Các cuộc họp hiệu quả là những sự kiện thú vị, năng lượng cao mà các thành viên của nhóm làm việc cùng nhau để ra quyết định hoặc giải quyết các vấn đề. Thật không may, quá nhiều cuộc họp chúng tôi tham dự có vẻ như là trái ngược lại. Các cuộc họp tồi tệ nhất kéo thời gian để thu thập thông tin để lại tất cả mọi người về tinh thần và tình cảm kiệt sức và nhiều hơn một chút thất vọng. Sự khác biệt là trong cách các cuộc họp được lên kế hoạch và chạy.

Các nhà quản lý giỏi nhất hiểu tầm quan trọng của các sự kiện này và họ hiểu rằng việc tạo ra một cuộc họp tuyệt vời đòi hỏi phải lập kế hoạch và cố ý.

Bài viết này cung cấp 10 mẹo giúp bạn tận dụng thời gian hợp tác có giá trị này với nhóm của bạn.

10 mẹo để tăng cường các buổi họp nhóm của bạn

Có thái độ tích cực về các cuộc họp. Điều quan trọng nhất mà người quản lý có thể làm là lãnh đạo để cải thiện các cuộc họp nhóm. Tôi bị sốc khi có bao nhiêu nhà quản lý tự hào tuyên bố không thích các cuộc họp. Để đạt được kết quả đáng kể, giải quyết vấn đề, ra quyết định, thông tin, truyền cảm hứng, cộng tác và động viên, các nhà quản lý cần làm việc với mọi người. Điều đó có nghĩa là đôi khi đưa những người đó lại với nhau trong một phòng hoặc trên một cuộc gọi hội nghị và nói chuyện với họ. Quản lý không phải là ngồi trong văn phòng với cửa đóng gửi email. Là một nhà lãnh đạo, cố gắng xem các cuộc họp như là sự biểu hiện của lãnh đạo. Đó là sự lãnh đạo cho thấy thời gian, không phải cái gì đó đáng sợ như một chuyến đi đến nha sĩ.
Hãy nhớ rằng, bạn sở hữu cuộc họp. Không ủy thác chương trình nghị sự cho một trợ lý hành chính hoặc một thành viên khác trong nhóm.

Là lãnh đạo, đó là cuộc họp của bạn. Đó là công việc của bạn để lập kế hoạch và điều hành cuộc họp. Để đặt mình vào một khung cảnh thích hợp, hãy hỏi và trả lời câu hỏi sau: "Sau cuộc họp này, tôi muốn mọi người học hỏi, đạt được hay giải quyết điều gì?"

Luôn chuẩn bị một chương trình nghị sự. Mỗi bài viết bạn sẽ đọc về các cuộc họp tại nơi làm việc hiệu quả bao gồm các lời khuyên về chuẩn bị một chương trình nghị sự.

Tuy nhiên, chúng tôi vẫn tiếp tục tham gia các cuộc họp mà không có chương trình nghị sự nào được tìm thấy. Hành động lập kế hoạch chương trình nghị sự giúp bạn tập trung và xác định các chủ đề ưu tiên cho cuộc họp.
Yêu cầu đầu vào chương trình làm việc. Mặc dù trách nhiệm chính của người quản lý là xây dựng chương trình làm việc, nhưng các thành viên trong nhóm có thể được mời tham gia các chương trình nghị sự. Gửi một cuộc gọi cho các ý tưởng một vài ngày trước khi cuộc họp.
Thưởng thức! Đặt một ít khác nhau ở định dạng. Dưới đây là một vài điều bạn có thể làm để làm phong phú thêm các cuộc họp nhóm của bạn:

• Mời khách mời
• Kỷ niệm một cái gì đó
• Thực hiện một "bàn tròn học tập" - có các thành viên trong nhóm quay lại dạy cho nhau một cái gì đó
• Ted Talk có liên quan đến chương trình họp
• Chạy hoạt động xây dựng nhóm
• Thay đổi vị trí (xem xét tham gia cuộc họp ngoài trang web)
• Mang theo một số món ăn vui nhộn hoặc thú vị
• Có một " "Họp
• Yêu cầu cập nhật sét
• Tham gia vào nhóm trong việc động não
• Chuyển đổi ghế; chuyển bất cứ thứ gì để phá vỡ sự đơn điệu

Cho phép một số "không gian trắng" để tạo sự tự phát và sự cam kết tự phát.Đừng nhét rất nhiều bài vào chương trình nghị sự mà bạn phải vật lộn để hoàn thành nó. Thay vào đó, hãy để một số phòng ở cuối cho cuộc thảo luận tự phát. Nếu cuộc họp kết thúc sớm, hãy để mọi người đi sớm.

Mọi người đánh giá cao thời gian tìm thấy.

Sử dụng các cuộc họp nhóm để hợp tác. Thay vì chỉ chia sẻ thông tin, hãy thử giải quyết vấn đề hoặc làm việc với nhóm khi đưa ra quyết định. Vâng, đó là một thách thức và có thể lộn xộn, nhưng đó là nơi chúng tôi nhận được giá trị nhất từ ​​các cuộc họp.

Làm sáng lên. Là người đứng đầu cuộc họp không phải về việc phao mòn thẩm quyền hoặc lạm dụng quyền lực. Trừng phạt ai đó vì bị trễ trước đội là một ví dụ để làm điều này. Có cảm giác hài hước và khiêm tốn.
Theo dõi. Theo dõi các mục hành động và đảm bảo mọi người làm những gì họ nói họ sẽ làm. Rất bực bội khi có mặt trong cuộc họp tiếp theo và tìm ra một nửa đội đã không bận tâm làm những gì họ cam kết trong cuộc họp gần đây nhất. Theo dõi trước cuộc họp và giữ các cá nhân chịu trách nhiệm về những cam kết của họ.

Làm người dẫn đầu mô hình vai trò. Các cuộc họp nhóm không phải là thời gian để cho người bảo vệ của bạn xuống và đá lại với đội của bạn. Giữ cho mình và đội của bạn đạt được các tiêu chuẩn cao nhất, có nghĩa là không cười đùa, chọn thành viên trong nhóm, hoài nghi, và châm chích, hoặc bashing các phòng ban khác hoặc quản lý. Hãy suy nghĩ về nhà lãnh đạo tốt bụng bạn muốn biết đến, sau đó hiển thị mỗi cuộc họp là lãnh đạo đó.

Đường đáy

Một cơ hội để gặp gỡ và làm việc với đội của bạn là một điều khủng khiếp để lãng phí. Cần thiết phải phát triển kỷ luật để lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp mà mọi người đánh giá và thúc đẩy các sáng kiến ​​chuyển tiếp.

-

Cập nhật bởi Art Petty