5 Khác biệt giữa dự án và doanh nghiệp như

Bạn đang thực sự làm việc trong một dự án? Hoặc là những gì bạn đang làm một phần của hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp của bạn?

Khi tôi nói chuyện với mọi người trong nhóm, họ thường nói với tôi rằng họ không chắc chắn liệu họ đang làm việc cho một dự án hay 'chỉ' làm một công việc như một chức năng thông thường. Cả hai vai trò đều được yêu cầu trong một tổ chức và có giá trị như nhau, nhưng nó có thể giúp bạn hiểu bạn đang làm việc gì để bạn có thể thấy rõ hơn về vị trí của nó trong tổ chức.

Hãy làm rõ sự khác biệt để bạn tự tin vào dự án và những gì là một phần của hoạt động kinh doanh như thường lệ. Có 5 sự khác biệt chính giữa công việc dự án và kinh doanh như là công việc thông thường. Bạn sẽ thường thấy 'kinh doanh như thường lệ' được viết tắt là BAU.

1. Các dự án Thay đổi Doanh nghiệp; BAU Xác định Thay đổi

Trước tiên, có sự khác biệt trong cách xử lý sự thay đổi.

Kinh doanh như các hoạt động thông thường điều hành kinh doanh. Họ giữ đèn trên. Họ phục vụ khách hàng, và họ đạt mục tiêu. Các đội BAU cũng là những người đầu tiên biết được khi nào quy trình kinh doanh hiện tại không hoạt động và không còn phù hợp với mục đích nữa. Khi điều đó xảy ra, các đội BAU là những người xác định nhu cầu thay đổi.

Một người quản lý, như một phần của đánh giá chiến lược, có thể đề nghị những thay đổi cần phải được thực hiện cho bộ phận hoặc đơn vị kinh doanh đó để đạt được mục tiêu của họ. Hoặc, một tia lửa sáng trong một bộ phận có thể đưa ra đề xuất thay đổi thông qua một chương trình đề xuất của nhân viên.

Ở đầu kia của quang phổ, bạn có thể có một trường hợp kinh doanh đầy đủ được sản xuất bởi một người quản lý cấp cao để đưa ra những thay đổi cần thiết để giúp bộ phận của họ đạt được mục tiêu trong năm.

Nó không chỉ đơn giản hóa quy trình kinh doanh. Những người làm việc trong vai trò BAU cũng có thể nhận ra rằng thay đổi là cần thiết vì những thay đổi trong khuôn khổ pháp lý hoặc là một phần của tình hình cạnh tranh cho tổ chức.

Nhân viên của tuyến biên giới làm việc để đưa ra chiến lược và họ biết họ muốn gì khác để đến đó.

Dự án là cơ chế thực hiện thay đổi đó. Các dự án cung cấp sự thay đổi và thông qua các chức năng BAU sử dụng quản lý dự án. Chúng tôi sẽ làm rõ những gì quản lý dự án là xa hơn. Tổ chức dự án đang tiến hành chuyển đổi những thay đổi mà các đội BAU đã xác định. Điều này xảy ra khi nó đã trải qua một quá trình phê duyệt dự án mà thông thường là một trường hợp kinh doanh và phê duyệt quản lý cấp cao.

Điều đó không có nghĩa là những người trong vai trò dự án không bao giờ có thể đề nghị cải tiến thực tiễn kinh doanh, nhưng họ sẽ làm như vậy dưới vai trò là một nhân viên chứ không phải là vai trò của một dự án.

Sự tách ra này, mà bạn sẽ nghe được tóm tắt là "thay đổi doanh nghiệp, điều hành doanh nghiệp", cũng rất đáng chú ý khi kết thúc dự án.Sự thay đổi mà một dự án thực hiện là cung cấp một đầu ra. Đó có thể là một phần của phần mềm mới, một tòa nhà, một dịch vụ mới hoặc cái gì đó khác. Đội BAU chịu trách nhiệm về việc đó và tận dụng nó để mang lại lợi ích kinh doanh. Nói cách khác, dự án mang lại khả năng để có được lợi ích, và các hoạt động của BAU sử dụng khả năng đó để thực sự có được những lợi ích.

2. Các dự án Quản lý rủi ro; BAU Giảm rủi ro

Để các doanh nghiệp hoạt động bình thường có hiệu quả, bạn sẽ thấy rằng các đội BAU đang tìm cách giảm thiểu rủi ro cho hoạt động kinh doanh. Đưa ra sự không chắc chắn trong kinh doanh để ổn định tổ chức tốt hơn và quy trình lặp lại là một điều tốt.

Các dự án, theo bản chất của chúng là duy nhất và không chắc chắn, đòi hỏi một yếu tố nguy cơ. Công ty đang thực hiện một bước nhảy vọt vào cái không biết chỉ bằng cách làm một dự án, vì nó giới thiệu thay đổi và cung cấp cái gì đó không có trước đó.

Các đội dự án tiếp cận rủi ro theo cách khác với phía BAU của tổ chức. Các nhà quản lý dự án tìm cách quản lý rủi ro, cả tích cực và tiêu cực, để có được kết quả tốt nhất. Điều đó có thể bao gồm giảm rủi ro để cố gắng giới hạn khả năng nó sẽ xảy ra, nhưng nó cũng bao gồm các chiến lược quản lý rủi ro khác.

Có khả năng là bạn sẽ không bao giờ dập tắt nguy cơ cho một dự án nhưng bạn có thể làm điều đó vì những lý do hoạt động tốt cho công việc BAU của bạn.

3. Các dự án có giới hạn thời gian; BAU đang thực hiện

Các dự án có khởi đầu, giữa và kết thúc. Đây là chu trình cuộc sống của dự án. Trên thực tế, đặc điểm xác định nhất của một dự án là nó kết thúc. Người quản lý dự án và nhóm dự án làm việc cho dự án trong thời gian này. Sau đó, nhóm được giải tán trong quá trình bàn giao và kết thúc ở giai đoạn kết thúc.

BAU không dừng lại. Bạn có thể, tất nhiên, đóng một chức năng hoặc ngừng một quá trình nếu nó không còn cần thiết cho việc kinh doanh - mặc dù đó sẽ được quản lý như một dự án! . Một chức năng BAU tạo ra công việc liên tục mà không có ngày cuối cùng dự đoán trước được.

4. Các dự án có thể được viết hoa; BAU thường không thể

Dự án có thể được viết hoa và thường BAU không thể - bạn dựa vào chi phí hoạt động cho việc kinh doanh đang diễn ra của bạn như là công việc thông thường. Nói cách khác, phương pháp kế toán cho các dự án và các nhiệm vụ khác là khác nhau.

Tài trợ dự án thường liên quan đến việc đưa một tài sản vào phục vụ, có nghĩa là chi phí có thể được viết hoa. Trong một số trường hợp, tùy thuộc vào nơi bạn ở trên thế giới và các quy định kế toán địa phương của bạn, bạn thậm chí có thể mất chi phí dự án bên dưới đường dây.

chi phí BAU thường được coi là opex (chi phí hoạt động) và được theo dõi trong tài khoản lợi nhuận và lỗ của công ty.

Tài trợ dự án và kinh phí kinh doanh, nói chung, là một lĩnh vực rất chuyên biệt, do đó luôn tốt nhất nên lấy lời khuyên từ các chuyên gia Tài chính của bạn trước khi đưa ra phán quyết về những điều nên và không nên được viết hoa trong tổ chức của bạn. Các quy tắc kế toán khác nhau giữa các quốc gia, và thậm chí từ tổ chức đến các tổ chức mà các doanh nghiệp cá nhân có quy trình cụ thể và cách làm việc.

Nếu nghi ngờ, hãy luôn kiểm tra!

5. Các dự án liên quan đến các nhóm chức năng đa chức năng; BAU liên quan đến các nhóm chức năng

Cuối cùng, có một sự khác biệt lớn trong cách trang điểm của các nhóm dự án. Các dự án có xu hướng liên quan đến các nhóm chuyên gia đa ngành được kết hợp để cung cấp sản phẩm cụ thể. Biết làm thế nào để thúc đẩy một đội dự án là quan trọng bởi vì đôi khi các dự án bắt đầu mà không có mục tiêu được truyền đạt đến tất cả mọi người. Nếu mọi người không có một sự hiểu biết rõ ràng về những gì họ đang làm việc trên, sau đó họ có xu hướng không làm công việc tốt nhất của họ.

Nhóm dự án bao gồm những người làm nhiệm vụ cụ thể. Đây không phải là chức danh công việc mà là các vị trí trong dự án có trách nhiệm riêng biệt. Các vai trò chính trong nhóm dự án là:

Nhà tài trợ dự án

• Nhà quản lý dự án
• Nhà cung cấp cao cấp (tổ chức chịu trách nhiệm thực hiện công việc, có thể là một nhóm bên trong như IT hoặc nhà thầu bên ngoài hoặc nhà cung cấp) > Khách hàng (đây có thể là khách hàng nội bộ như một người quản lý bộ phận khác hoặc trong một tổ chức dịch vụ khách hàng, khách hàng mà bạn đang cung cấp dự án)
• Các chuyên gia về chủ đề (những người đưa vào nhóm hoặc trong suốt thời gian của dự án hoặc một phần của nó sử dụng chuyên môn của họ để đóng góp cho sự thành công của dự án).
• Tìm hiểu thêm về vai trò của một nhóm dự án.
• BAU công việc, mặt khác, được quản lý bởi các nhóm chức năng. Họ là các chuyên gia theo quyền riêng của họ nhưng được nhóm lại với nhau như một bộ phận và thường có sự chồng chéo lẫn nhau giữa các phòng ban khác với các nhóm dự án.

Thường thì rất rõ ràng họ sẽ phải làm việc gì và mục tiêu của nhóm. Họ sẽ có những mục tiêu rõ ràng và tầm nhìn cho vai trò của bộ phận trong công ty. Một ví dụ có thể là một nhóm dịch vụ khách hàng, những người làm việc trong bộ phận dịch vụ khách hàng lớn hơn xử lý các cuộc gọi và email từ khách hàng về sản phẩm của bạn.

Điều này phức tạp: có chồng chéo. Ví dụ, một nhà lãnh đạo nhóm trong trung tâm gọi khách hàng đó là một chuyên gia trong lĩnh vực của họ. Họ có thể được bổ nhiệm vào nhóm dự án để quản lý gói công việc và các nguồn lực liên quan đến việc phân phối một phần của một dự án có liên quan đến liên hệ với khách hàng. Nhưng trong công việc dự án của họ, họ đang đảm nhiệm vai trò Chuyên gia chủ đề, chứ không phải Đội trưởng Dịch vụ Khách hàng. Là một thành viên của nhóm dự án, họ sẽ chịu trách nhiệm về phần ngân sách của dự án và có mức độ quyết đoán cao về cách công việc được thực hiện để đạt được mục đích cuối cùng. Họ có thể không có trong vai trò BAU của họ.

Xung đột giữa BAU và Dự án

Dự án làm việc và BAU có thể ngồi độc lập song song với nhau, nhưng thường xuyên hơn là không có căng thẳng. Điều này xảy ra vì các dự án cố gắng thay đổi hiện trạng. Tình trạng hiện tại hoạt động khá tốt, và người dân thường không thích sự thay đổi, vì vậy luôn có căng thẳng ở đó.

Thứ hai, khi bạn yêu cầu mọi người tham gia nhóm dự án của bạn, họ có thể bị xung đột về lòng trung thành.Trách nhiệm đầu tiên của họ đối với công việc hàng ngày hoặc dự án là gì? Các mục tiêu rõ ràng và cam kết mạnh mẽ đối với dự án từ ban quản lý có thể giúp đỡ ở đây cũng như giữ đường dây thông tin liên lạc mở để họ biết được ưu tiên của công ty và nhóm.

Thứ ba, việc duy trì hoạt động kinh doanh luôn là ưu tiên hàng đầu. Điều này có ý nghĩa đối với các nhóm dự án, những người có thể thấy sự cắt giảm nguồn tài chính của họ, các nguồn lực chính rút lại vai trò của BAU và thời gian bị trì hoãn vì công việc liên quan đến việc giữ các hoạt động hằng ngày của tổ chức đang kéo tập trung.

Các nhà quản lý dự án có thể cảm thấy thất vọng với điều này nhưng nó sẽ luôn như vậy, và nó nên là. Không có điểm nào trong việc đưa ra một dự án tuyệt vời nếu công ty đã thất bại trong thời gian chờ đợi và không còn ai để sử dụng những gì bạn đã xây dựng!

Với những nguyên tắc này, bạn sẽ dễ dàng biết được mình đang làm việc trong các dự án hay BAU hay cả hai.