Nhóm là gì? Tìm một định nghĩa và các loại nhóm thông thường

Là con người, chúng ta dành toàn bộ cuộc đời mình để nói về các đội. Chúng tôi bắt đầu chơi các đội bóng chơi bóng chày và bóng chày từ bốn đến năm tuổi, và đội bóng của chúng tôi không bao giờ kết thúc. Các trường có các đội thể thao, đội toán, và các nhóm tranh luận. Chúng tôi chọn các trường đại học và các đội thể thao chuyên nghiệp mà chúng tôi theo sát.

Khi bạn đi làm, bạn cũng có trong đội. Về cơ bản, định nghĩa của một nhóm là bất kỳ nhóm người nào được tổ chức để làm việc cùng nhau phụ thuộc và hợp tác để đạt được một mục đích hoặc mục tiêu.

Bạn có thể tham gia vào nhiều đội khác nhau trong công việc - và có thể bạn đã làm. Tuy nhiên, nhóm cơ bản nhất của bạn thường là đội phòng ban của bạn, nhóm bạn được tổ chức để sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ. Sản phẩm cuối cùng của bạn phục vụ khách hàng bên ngoài của công ty hoặc khách hàng nội bộ mà bạn hỗ trợ sản xuất sản phẩm trực tiếp phục vụ khách hàng.

Làm thế nào để các đội kinh doanh thắng?

Một đội thể thao muốn giành chiến thắng, tất nhiên. Một đội ngũ kinh doanh cũng muốn giành chiến thắng - nhưng chiến thắng của nó không phải là rõ ràng như của một đội thể thao. Một đội giành chiến thắng như thế nào? Bằng cách hoàn thành những gì nhóm đã đặt ra để hoàn thành.

Các đội được tạo ra cho cả tương tác dài hạn và ngắn hạn. Một nhóm phát triển sản phẩm, một nhóm lãnh đạo điều hành và một nhóm của phòng ban là những nhóm lập kế hoạch và hoạt động lâu dài. Cách để chiến thắng là tiếp tục sản xuất chất lượng và cung cấp giá trị tiếp tục cho công ty.

Họ có thể đạt được giá trị thông qua việc bán hàng mạnh mẽ (trong trường hợp một nhóm bán hàng), hoặc thông qua giảm chi phí (chẳng hạn như nhóm nhân sự làm việc để giảm doanh thu). Các đội cũng có thể chiến thắng khi sản phẩm mới của họ (cho một đội phát triển sản phẩm) vượt trội hơn đối thủ. Khi bạn nghĩ về chiến thắng cho một đội sản xuất, việc thiết lập các hồ sơ về các bộ phận sản xuất được chiến thắng.

Các tổ chức thường có các nhóm không dành riêng để cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng bên ngoài. Thay vào đó, mục đích của họ là tạo ra một môi trường làm việc để thúc đẩy hạnh phúc, sự tham gia, chăm sóc sức khoẻ và an toàn cho nhân viên.

Các đội thường hạn chế các điều khoản của thành viên đến một năm để nhiều nhân viên có cơ hội để phục vụ và mang ý tưởng cho các đội này. Các ví dụ về các nhóm này bao gồm ủy ban sự kiện nhân viên, đội an toàn sức khoẻ, đội môi trường xanh, ủy ban chăm sóc sức khoẻ của nhân viên, ban hoạt động và động cơ của nhân viên và ủy ban tinh thần.

Nhóm ngắn hạn có thể bao gồm một nhóm để phát triển quá trình làm việc của nhân viên, nhóm để lên kế hoạch cho nhóm công ty hàng năm, nhóm thiết lập hệ thống thu thập dữ liệu về khách hàng để đánh giá chất lượng dịch vụ hoặc nhóm để phản hồi vấn đề khách hàng cụ thể hoặc khiếu nại.

Những đội ngắn hạn này giành chiến thắng bằng cách hoàn thành mục tiêu của mình. Công ty có thành công không? Quá trình onboarding mới có tốt hơn quy trình cũ không?

Nhóm kích thước nào là tối ưu cho hoạt động của công việc?

Quy mô đội tối ưu cho hoạt động của nhóm là một chủ đề được nghiên cứu và tranh luận nhiều. Vấn đề là bạn cần cân nhắc một số yếu tố khi xác định kích thước nhóm tối ưu.

Các yếu tố ảnh hưởng đến quy mô nhóm tối ưu bao gồm:

• mục đích bạn thành lập nhóm,
• những mong đợi bạn có của đội và các thành viên,
• vai trò mà các thành viên trong đội cần phải chơi,
• lượng độ kết dính và tính liên kết cần thiết để đạt được hiệu quả tối ưu của nhóm và
• chức năng, hoạt động và mục đích của đội.

Vì vậy, kích thước đội tối ưu không phải là một câu trả lời dễ dàng. Từ kinh nghiệm và nghiên cứu, kích cỡ đội tối ưu là 5-7 thành viên. Quy mô nhóm tiếp tục hoạt động hiệu quả là 4-9 thành viên. Các đội được biết đến với chức năng cohesively với một kích thước lên đến 12 thành viên.

Nếu bạn tìm kiếm đầu vào hiệu quả, quy mô nhóm tối ưu có thể từ hơn 2 đến 18-20 thành viên, nhưng những cá nhân này không phải là thành viên của một đội kết hợp chặt chẽ.

Rất nhiều khả năng các nhóm lớn có quy mô thành các nhóm nhỏ và các nhóm làm việc để hoàn thành công việc thực tế của một dự án.

Các nhóm lớn hơn này có hiệu quả, ví dụ như, cho đầu vào lập kế hoạch chiến lược, truyền thông dự án tổng thể, xây dựng sự hỗ trợ cho một ý tưởng, vân vân.

Nhóm thường gặp trong các tổ chức

Ba loại chung của nhóm bao gồm chức năng hoặc phòng ban, chức năng chéo và tự quản lý.

Các nhóm chức năng hoặc nhóm chuyên môn

Các nhóm người cùng khu vực hoặc bộ phận làm việc thường xuyên gặp nhau để phân tích nhu cầu của khách hàng, giải quyết vấn đề, cung cấp cho các thành viên hỗ trợ, thúc đẩy việc cải tiến liên tục và chia sẻ thông tin.

Đây là những đội bạn có thể quen thuộc nhất tại nơi làm việc. Bạn có thể không sử dụng từ đội thay vào đó, nói phòng nhưng thực sự là một đội. Họ làm việc cùng nhau để hoàn thành mục tiêu.

Làm việc cùng nhau không nhất thiết có nghĩa là có sự tương tác liên tục giữa các thành viên trong nhóm. Ví dụ: trong nhóm quan hệ nhân viên, bạn có thể có bảy chuyên gia quan hệ nhân viên hỗ trợ bảy phòng ban khác nhau (hoặc nhóm khác).

Họ có thể làm việc rất độc lập. Tuy nhiên, một nhóm người chia sẻ thành công để giúp các thành viên trong nhóm xây dựng các phương pháp hay nhất. Một nhóm tốt cũng chia sẻ thất bại để các thành viên nhóm khác có thể tìm hiểu và giúp phát triển các giải pháp.

Nhóm chức năng chéo

Các nhóm người được tập hợp từ các phòng ban hoặc các chức năng công việc để giải quyết một sản phẩm cụ thể, vấn đề, vấn đề của khách hàng hoặc để cải tiến một quy trình cụ thể là các nhóm chức năng. Đây thường là những đội có mục tiêu cụ thể với ngày kết thúc.

Chẳng hạn, một công ty có thể cùng nhau tổ chức một nhóm để xử lý việc sa thải. Nhóm này bao gồm các đại diện từ Nhân sự, Tài chính, Pháp lý, Đội Điều hành, và nhân viên từ các khu vực bị ảnh hưởng.Họ làm việc chặt chẽ với nhau để phát triển một kế hoạch phù hợp nhất cho công ty.

Mỗi người có trách nhiệm và đóng góp cần thiết khác. Ví dụ, hợp pháp liên quan đến tuân thủ, tài chính liên quan đến ngân sách, và HR muốn đảm bảo rằng những người giỏi nhất được giữ lại.

Đội quản lý tự quản

Các nhóm người dần chấp nhận trách nhiệm tự định hướng trong tất cả các khía cạnh của công việc được gọi là đội tự quản. Một số đội, tất nhiên, có một người quản lý có quy tắc với một nắm tay bằng sắt, nhưng đội tự quản lý làm việc cùng nhau để đạt được một mục tiêu mà không có sự giám sát tuyệt vời.

Những đội này cực kỳ hiệu quả khi bạn có khả năng, những người lao động độc lập trong đội. Họ thường báo cáo những phát hiện của họ hoặc tiến bộ với một ông chủ hoặc đội trưởng, nhưng ông chủ đó không nhất thiết phải tham gia tích cực vào đội.

Kết luận

Làm việc theo nhóm luôn tồn tại trong môi trường làm việc, nhưng nhấn mạnh vào việc tiếp cận giải quyết vấn đề, cải tiến quy trình và đạt được các mục tiêu với một nhóm nhân viên, đội, bắt nguồn từ cuối những năm 1920 và 30.

Nghiên cứu của Elton Mayo trong các nghiên cứu Hawthorne đã kiểm tra điều gì đã xảy ra với một nhóm nơi làm việc dưới những điều kiện khác nhau. Họ xác định rằng yếu tố quan trọng nhất trong thành công là xây dựng ý thức nhận dạng nhóm.

Bất kỳ định nghĩa nào của nhóm phải bao gồm ý thức nhận dạng nhóm, cùng với nhân viên khác hoàn thành mục tiêu quan trọng.

Xem làm thế nào để làm cho một đội thành công và các giai đoạn phát triển đội.