Thử Chunking để cải thiện hiệu quả

Là người quản lý, chúng tôi dành quá nhiều thời gian trong ngày để cố gắng làm việc nhiều hơn vào thời gian ít hơn. Một phản ứng chung đối với các chuyên gia làm việc quá sức ở tất cả các cấp là cố gắng thực hiện đa nhiệm bằng cách thực hiện nhiều hoạt động cùng một lúc. Vấn đề là đa nhiệm không hoạt động.

Đa nhiệm không hoạt động

Chẳng hạn, hãy tưởng tượng rằng khi bạn đánh răng vào buổi sáng, bạn sẽ bắt đầu suy nghĩ về chương trình nghị sự cho một cuộc họp lớn vào cuối ngày.

Nó không mất nhiều sức mạnh xử lý não của bạn để đánh răng và bạn thực sự có thể có thể tập trung vào chương trình nghị sự trong khi xử lý cơ học của bạn làm sạch răng buổi sáng.

Nhưng còn hai nhiệm vụ đòi hỏi nhiều năng lực hơn nữa của não? Bạn có thể nói chuyện qua điện thoại trong khi chuẩn bị bữa sáng. Bạn có thể nhận được cả hai nhiệm vụ được thực hiện đúng, nhưng cơ hội cho những sai lầm do lapses trong sự chú ý là lớn. Và như chúng ta đã biết, pha trộn

Chunking Works Better

Chunking "mô tả hoạt động sử dụng bộ nhớ của con người như thế nào Điều quan trọng là phải nhớ khái niệm này khi chúng ta xem xét việc hoàn thành một số nhiệm vụ cùng một lúc.Chúng tôi thực sự chuyển đổi giữa chúng chứ không phải là làm chúng cùng lúc (mặc dù trong trường hợp đánh răng có vẻ giống như chúng đồng thời)

Hãy tưởng tượng bạn đang ở trong điện thoại khi ai đó bước vào văn phòng của bạn, họ yêu cầu bạn đưa ra lời khuyên hay một quyết định nhanh về vấn đề.

Bạn ngừng nghe một người ngắn gọn trên điện thoại, quét bảng ghi chú ở phía trước, viết một câu trả lời và quay trở lại cuộc điện thoại. hai cuộc gọi (cuộc gọi điện thoại và cuộc trò chuyện trực tiếp) vào cùng một thời điểm

Bạn thực sự làm ba nhiệm vụ theo thứ tự, bắt đầu cuộc gọi điện thoại, đã có cuộc hội thoại trực tiếp, và sau đó gọi lại cuộc gọi điện thoại.

Cũng như trong ví dụ về bữa ăn ở trên, bạn có thể đã nhận được cả hai đều làm tốt hơn, và trong tổng thời gian ít hơn, nếu bạn đã làm t rải một cái vào cái khác thay vì cùng lúc. Lý do là khi bạn bắt đầu mỗi nhiệm vụ bạn phải tập trung vào nó và bắt đầu.

Thời gian khởi động Kills Multitasking

Khi bạn bắt đầu cuộc gọi điện thoại, bạn phải nghĩ đến nó, tìm số điện thoại, và thực hiện cuộc gọi. Khi bạn bị gián đoạn, bạn phải tìm ra người mà bạn muốn từ bạn để có thể đưa ra quyết định. Cuối cùng, khi bạn tiếp tục cuộc gọi điện thoại, bạn phải nhớ nơi bạn đã dừng lại. Bạn thậm chí có thể phải nói, "Rất tiếc, xin lỗi, ai đó bước vào. Bạn đang nói cái gì?" Bạn bắt đầu và ngừng làm việc nhiều hơn trong ngày, việc khởi đầu tốn nhiều thời gian hơn những giây phút bạn có. Những khoảnh khắc này là thời gian phi sản xuất. Nếu bạn có một báo cáo hàng ngày để chuẩn bị, thời điểm khởi đầu có lẽ là khá ngắn so với báo cáo bạn chỉ làm hàng quý.Tuy nhiên, nếu bạn đang chuẩn bị báo cáo và bạn bị gián đoạn, bạn sẽ có khoảng thời gian tương tự để bắt đầu mỗi lần.

Tôi có thể viết báo cáo hàng tuần trong khoảng 30 phút mà không bị gián đoạn. Tôi đã phải mất vài giờ để hoàn thành đơn giản chỉ vì công việc của tôi là hoạt động và yêu cầu tôi đối phó với các công việc không theo kế hoạch rất nhiều.

(Đó là mã số của ngày hôm nay tôi có nhiều sự gián đoạn) Tuy nhiên, thủ phạm không phải là những người đã làm gián đoạn tôi. Thủ phạm là thời gian bắt buộc cho những khoảnh khắc khởi đầu mỗi lần tôi bắt đầu lại báo cáo.

Một số lần bạn phải làm nhiều nhiệm vụ

Được rồi, đôi khi bạn phải thực hiện nhiều thao tác. Công việc của bạn có thể hoạt động giống như tôi. Vì vậy, những gì là tốt hơn nhiều nhiệm vụ? Chunking là tốt hơn.

Chunking là khái niệm chia tay ngày của bạn thành những phần lớn hơn thay vì phản ứng liên tục với sự gián đoạn. Bạn càng có nhiều thời gian để cống hiến cho các công việc cụ thể, bạn sẽ có ít thời gian khởi đầu hơn và hiệu quả của bạn sẽ được cải thiện đáng kể. Vì bạn sẽ không dành nhiều thời gian cho những khoảnh khắc bắt đầu, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn và bạn sẽ làm được nhiều việc hơn. Là một tiền thưởng, vì bạn sẽ có thể tập trung vào các nhiệm vụ duy nhất ở bàn tay, bạn sẽ làm tốt hơn.

Là một thanh bên, các nhà quản lý dự án từ lâu đã tìm ra sức mạnh của kỹ thuật này và tạo ra một phiên bản "chunking" riêng thông qua quá trình cấu trúc phân tích công việc.

Bắt đầu với Chunking

Vậy làm cách nào bạn có thể bắt đầu chunking?

Bắt đầu nhỏ cho đến khi bạn cảm thấy nó. Chọn một tác vụ, có lẽ là báo cáo hàng tuần của bạn.

Dành 30 phút để biết nó sẽ mất.
Đóng cửa hoặc đặt một biển hiệu "Genius at work" hoặc một cái gì đó tương tự như vậy và sau đó tập trung vào báo cáo và không gì ngoài bản báo cáo.
Bỏ qua điện thoại.
Không kiểm tra email.
Chỉ cần viết báo cáo.
Cố gắng cùng với cuộc gọi điện thoại, các cuộc họp của nhân viên, và các hoạt động thường xuyên khác. Tập trung vào những ngày của bạn ra ngoài và sau vài tuần luyện tập, bạn sẽ cảm thấy và hiệu quả hơn.

Dòng dưới cùng

Đừng phí quá nhiều thời gian của bạn để làm nhiều việc. Thay vào đó, làm cho mình hiệu quả hơn và hiệu quả hơn bằng cách chunking. Trong khi thuật ngữ là lúng túng, khái niệm này có hiệu quả!

Cập nhật bởi Art Petty