Nếu doanh nghiệp nhỏ của bạn đi không có giấy tờ?

Ngày càng có nhiều doanh nghiệp nhỏ sẽ không có giấy tờ. Công nghệ mới và thay đổi đã cung cấp cho chúng ta những công cụ cần thiết để chuyển các tủ tập tin tràn thành một định dạng số có tổ chức. Nhưng điều đó không có nghĩa là không có giấy tờ là dễ thực hiện, hoặc đó là quyết định đúng cho mỗi doanh nghiệp nhỏ.

Dưới đây là một số điểm thuận lợi và khuyết điểm của một văn phòng không cần giấy tờ để giúp bạn quyết định nếu không có giấy tờ là một quyết định thông minh cho doanh nghiệp nhỏ của bạn.

Ưu điểm của Văn phòng không giấy

1. Thân thiện với môi trường - Theo The Green Daily , giấy chiếm 25% chất thải chôn lấp, và nếu Hoa Kỳ cắt giảm giấy văn phòng chỉ bằng 10%, nó sẽ ngăn không cho phát thải là 1. 6 triệu tấn khí nhà kính. Và đó chỉ là cho giấy, không tính đến việc sản xuất và xử lý hộp mực in và năng lượng được sử dụng bởi máy in. Sẽ không có giấy tờ là một quyết định có ý thức về môi trường.

2. Chi phí hiệu quả

- Cũng như lợi ích của văn phòng không giấy tờ đối với môi trường, cũng có những lợi ích cho ngân sách kinh doanh nhỏ. Hãy suy nghĩ xem bạn tốn bao nhiêu tiền mỗi tháng trên giấy, mực, bưu phí và các vật dụng khác hỗ trợ văn phòng nặng. Sau đó, hãy cân nhắc khoảng trống cần thiết để lưu trữ tất cả vật tư vật lý và tài liệu thực tế của bạn. Nó có thể khá tốn kém. Theo thời gian, đi không có giấy tờ có thể dẫn đến tiết kiệm rất lớn cho doanh nghiệp nhỏ của bạn.

3. Truy cập dễ dàng

- Không có giấy tờ có nghĩa là tất cả các tài liệu quan trọng của bạn được số hóa. Bạn có thể sao lưu chúng lên Cloud hoặc truy cập chúng qua ứng dụng máy tính để bàn từ xa, tạo cho bạn khả năng làm việc từ văn phòng di động, hoặc ở bất cứ đâu cho vấn đề đó, và luôn hiệu quả. 4. Tổ chức Tệp

- Nếu bạn đã từng lãng phí thời gian xáo trộn thông qua một tủ đựng giấy tờ không hợp lý hoặc ngăn xếp giấy để tìm ra những gì bạn đang tìm kiếm, bạn sẽ biết các tài liệu giấy rườm rà có thể được quản lý như thế nào. Khi bạn tạo một văn phòng không cần giấy tờ, bạn tạo ra một hệ thống tập tin số dễ sắp xếp, tìm kiếm và tinh chỉnh hơn theo thời gian. Điều này làm cho quá trình tìm kiếm tài liệu trở nên dễ dàng như việc tìm kiếm.

Nhược điểm của một văn phòng không giấy

1. Thất bại Hệ thống

- Kỹ thuật số có thể được truy cập nhanh, nhưng nó cũng có nghĩa là mất mát nhanh chóng. Hãy xem xét điều gì sẽ xảy ra với tất cả các tài liệu kinh doanh của bạn được lưu cục bộ trên máy tính của bạn nếu hệ thống của bạn gặp sự cố. Bạn có thể mất tất cả mọi thứ. Điều quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là những doanh nghiệp nhỏ không có giấy tờ, phải có một hệ thống sao lưu và bảo vệ dữ liệu ở bên ngoài. 2. Bảo mật

- Các tệp kỹ thuật số không thể được bảo vệ bằng khóa trên tủ đựng văn phòng hoặc cửa văn phòng, do đó độ an toàn của tài liệu và thông tin nhạy cảm là mối quan tâm nghiêm trọng đối với các văn phòng không dùng giấy.Các giải pháp bao gồm mã hóa, máy chủ cục bộ và truy cập bị giới hạn, tất cả đều có chi phí và lợi ích riêng. Thêm vào đó, điều quan trọng là phải xem xét bản chất của một số doanh nghiệp và độ nhạy cảm của các tài liệu được xử lý hàng ngày (hãy nghĩ đến kế toán của bạn) đơn giản là không cho phép không giấy tờ. 3. Quá trình đổi mới

- Một phần của quá trình chuyển đổi sang văn phòng không cần giấy tờ liên quan đến việc xem xét tất cả các quy trình hoạt động hiện tại của bạn và tìm ra các lựa chọn thay thế phù hợp. Ví dụ: bạn có thể bắt đầu sử dụng dịch vụ chữ ký điện tử, dịch vụ thanh toán trực tuyến và thanh toán và các ứng dụng khác thay thế cho nhu cầu về tài liệu vật lý. Tất cả các nhân viên của bạn cũng sẽ phải được đào tạo trong hệ thống mới khi đã có chỗ ở.

4. Thời gian Chuyên sâu

- Việc không phải mất giấy tờ không phải là quá trình qua đêm; có rất nhiều yếu tố để xem xét. Phải mất thời gian để xem xét tất cả các ý nghĩa của việc để lại giấy thế giới phía sau, và chỉ cần lâu để thực hiện tất cả các thay đổi cho hoạt động của bạn mà hỗ trợ được paperless. Quyết định không có giấy tờ là việc thay đổi từ kinh doanh sang kinh doanh, và chắc chắn đó không phải là một quyết định phổ quát phù hợp với mọi công ty. Phần quan trọng nhất của việc đưa ra quyết định không cần giấy tờ là nghiên cứu của bạn để bạn có thể quyết định xem những lợi ích lớn hơn những thách thức hay không.

Sau đó, tạo ra một quy trình có hệ thống, không chỉ giúp bạn có được những lợi ích khi không có giấy tờ, mà còn giúp cải thiện năng suất của bạn cùng một lúc.