Biện pháp Email Email

Nếu bạn thích tôi, bạn sử dụng hộp thư email của bạn làm một danh sách việc cần làm, và bạn cố giữ nó trong sạch. Hoặc, bạn có thể ở đầu kia với một hộp thư phình lên tất cả thời gian. Bạn cần phải nhận thức được tầm quan trọng của email trong thế giới kinh doanh ngày nay và cách bạn có thể được gọi để tạo ra email từ nhiều năm trước đây.

Chính phủ có quy tắc về email. :

Trong các hành động của tòa án liên bang, email có thể và chắc chắn sẽ được yêu cầu cung cấp trong khám phá trước khi xét xử.

Vì một số lượng lớn các hoạt động môi giới bất động sản được quản lý theo các quy định của liên bang như EPA và Fair Housing, bạn không thể bỏ qua thực tế là bạn có thể bị kết án trong một vụ kiện liên bang và được yêu cầu phải tạo hồ sơ email.

Không được là "Máy hủy tài liệu ảo":

Sẽ là một tình huống rất khó chịu khi đối mặt với một thẩm phán liên bang nghi ngờ rằng bạn hoặc đại lý của bạn có thể đã cố tình xóa các email liên quan đến giao dịch.

Đừng tin rằng lý do "Hệ thống sao lưu của tôi đã viết quá nhiều các tập tin" sẽ giúp bạn thoát khỏi móc. Bản chất của hầu hết các hệ thống sao lưu là xóa dữ liệu lâu đời nhất sau khi đặt thời gian hoặc số lượng sao lưu nhất định.

Bạn phải có chính sách bằng văn bản:

Tự bảo vệ mình và môi giới bằng cách phát triển chính sách lưu giữ email bằng văn bản nêu rõ các thủ tục để gửi email liên quan đến các giao dịch. Đảm bảo chỉ định rằng điều này bao gồm TẤT CẢ email, gửi đến và gửi đi.

Cũng như thủ tục của bạn và bất kỳ tài liệu nào thuộc loại này, có tất cả các đại lý mới đăng nhập rằng họ đã đọc, hiểu và sẽ tuân theo các thủ tục email này. Định kỳ các cuộc họp tài liệu nơi bạn nhắc lại những thủ tục này và hướng dẫn làm thế nào để đáp ứng các yêu cầu.

Đã in tốt - Kỹ thuật số tốt hơn:

Bạn chỉ cần chỉ định mỗi email được in và đặt trong tệp giao dịch. NẾU đó là thực hiện tôn giáo, trường hợp xấu nhất là phải sao chép một vài trăm trang để trình bày cho tòa án.

Cách tiếp cận tốt hơn là lưu trữ các email ở một số định dạng số, cho dù đó là trên một ổ cứng gắn ngoài, đĩa CD hay DVD. Với chi phí thấp của đĩa CD và DVD, chuyển các tập tin và đặt đĩa vào tập tin giao dịch là một thủ tục tuyệt vời.

Lợi ích phụ là cuộc gọi từ khách hàng muốn một bản sao của tuyên bố HUD của họ. Thật dễ dàng để chỉ bật đĩa vào và gửi email nó.

Email của các đại lý lưu trữ:

Mặc dù Outlook là giải pháp email chiếm ưu thế, bạn đã có các đại lý sử dụng Eudora, các hệ thống trực tuyến miễn phí và những người khác. Với mức độ kiến ​​thức khác nhau và tất cả các hệ thống này, nhận được email vào một định dạng phục hồi dài hạn và địa điểm đòi hỏi một số quy hoạch.

Một phương pháp sẽ có tất cả các email giao dịch được chuyển tiếp hoặc sao chép vào địa chỉ email giao dịch. Với SmithToJones @ YourDomain. com, đại lý có thể chuyển tiếp các email gửi đi và "Cc / Bcc" đến địa chỉ giao dịch đó. Bây giờ họ đang ở một nơi mà môi giới có thể thực hiện hành động lưu trữ thích hợp.

Định dạng tệp kỹ thuật số của Bất động sản Email là Quan trọng:

Không hiển thị trong tòa án với một đĩa CD các email có định dạng không thể đọc được. Với thay đổi phần mềm và hệ điều hành thường xuyên, hãy lưu trữ các email theo một định dạng được chấp nhận rộng rãi và nên được sử dụng vào một ngày sau.

Cho đến nay, định dạng được chấp nhận rộng rãi nhất là Adobe Acrobat. pdf (viết tắt của "định dạng tài liệu di động"). Phiên bản mới của Adobe luôn có thể đọc các tệp phiên bản cũ hơn, vì vậy bạn không nên để lại một tệp lưu trữ vô ích trong tương lai.

Tôi sử dụng Gmail cho kinh doanh và kết hợp với Evernote và một tệp PDF Tôi có tất cả các email giao dịch trong một tài liệu sau khi đóng.

Làm thế nào để làm mọi thứ Vẫn còn và mất công kinh doanh của bạn:

Là công ty môi giới bất động sản và chủ sở hữu công ty với đại lý, chúng tôi có trách nhiệm về cách họ tiến hành các hoạt động của họ.

Nó thực sự không thành vấn đề nếu chúng ta chỉ lựa chọn các tác nhân tốt nhất và tỉ mỉ nhất. Ai cũng mắc sai lầm. Đừng để một sai lầm chi phí bạn lớn tiền phạt, hoặc thậm chí kinh doanh của bạn, bởi vì môi giới của bạn không thể sản xuất các email liên quan đến một giao dịch.

Phương pháp và thủ tục xử lý lưu trữ email không tốn kém, và sẽ không mất nhiều nỗ lực để phát triển và quản lý các thủ tục cần thiết để kiểm soát được chức năng quan trọng này.