Tôi nên sử dụng Công ty Hủy Tài liệu

Trên toàn thế giới, luật pháp ngày càng trở nên khắt khe hơn đối với hành vi trộm danh tính, và sự cần thiết phải hủy bỏ tài liệu một cách có hệ thống đang gia tăng. Việc hủy tài liệu có tính hệ thống đặc biệt quan trọng và bắt buộc bởi luật liên bang và địa phương đối với các công ty hoặc doanh nghiệp xử lý thông tin nhận dạng cá nhân nhạy cảm và cá nhân (PII). PII thường bao gồm các thông tin như tên, số an sinh xã hội, địa chỉ, địa chỉ email và số điện thoại có thể được sử dụng để xác định cá nhân.

Điều đó dẫn chúng ta đến chủ đề của bài viết này, tình trạng tiến thoái lưỡng nan của việc thuê một dịch vụ phá hủy giấy tờ hoặc các dịch vụ phá hoại tài liệu cung cấp cho công ty hoặc làm công việc phá hủy các tài liệu của công ty mà tạo ra các tài liệu.

Biết các ưu và nhược điểm của việc sử dụng công ty dịch vụ hủy tài liệu nên giúp bạn đưa ra một quyết định hoàn hảo:

Sử dụng một công ty hủy tài liệu để hủy tài liệu có hệ thống được coi là an toàn và tiện lợi vì hầu hết các dịch vụ phá hủy tài liệu cung cấp các công ty được trang bị các công nghệ xử lý tài liệu phức tạp và họ có trách nhiệm hoàn toàn.

Sử dụng một công ty hủy tài liệu là an toàn và an toàn bởi vì họ làm tất cả mọi thứ ở phía trước của cơ quan công ty. Hầu hết các công ty cung cấp dịch vụ phá hoại tài liệu sẽ cung cấp cho bạn một hộp nơi bạn sẽ lưu trữ tất cả các giấy tờ và đĩa không mong muốn (có chứa thông tin nhạy cảm) và họ sẽ đến và phá hủy các tài liệu lấy từ hộp. Tất cả mọi thứ xảy ra ở phía trước của bạn, làm cho nó hoàn toàn an toàn.

Việc thuê một công ty là thuận tiện vì không nhân viên nào của bạn sẽ phải tham gia vào quá trình đó, trừ một cá nhân được chỉ định theo dõi toàn bộ quá trình để đảm bảo rằng công ty mà bạn thuê thực hiện công việc theo yêu cầu của bạn.

Việc thuê một công ty phá huỷ tài liệu rất thuận tiện, đặc biệt khi lượng tài liệu bị phá hủy rất lớn. Nếu công ty của bạn muốn mua công nghệ hủy tài liệu, nó sẽ đòi hỏi nhân lực bổ sung để thực hiện công việc. Nếu bạn muốn sử dụng nhân lực hiện có của bạn, nó có thể được thực sự rất khó khăn. Dịch vụ hủy tài liệu có thể được thực hiện thường xuyên hoặc chỉ một năm một lần. Thực hiện các dịch vụ thường xuyên nói rằng, ví dụ như trên cơ sở hàng tháng là tốt khi số lượng tài liệu bị phá hủy là lớn.

Tuân thủ luật phá hoại tài liệu địa phương

Các công ty cung cấp dịch vụ phá hoại tài liệu đều biết luật phá hoại tài liệu địa phương. Vì vậy, khi bạn thuê một dịch vụ phá hủy tài liệu cung cấp công ty, bạn có thể chắc chắn tuân theo các luật địa phương.Khi kết thúc quá trình, công ty tiêu huỷ tài liệu sẽ cung cấp cho bạn một giấy chứng nhận tiêu huỷ. Giấy chứng nhận này sẽ giúp bạn trong thủ tục pháp lý trong trường hợp công ty của bạn bị buộc tội vi phạm luật huỷ tài liệu. Các dịch vụ phá hủy tài liệu có thể được theo dõi và chứng nhận bởi Hiệp hội Quốc gia về Sự phá hoại Thông tin (NAID). Vì vậy, nếu dịch vụ của bất kỳ công ty hủy tài liệu nào không an toàn và an toàn, họ có thể mất giấy chứng nhận này.

Thân thiện với môi trường

Hầu hết các công ty phá huỷ tài liệu đều tuyên bố rằng họ là Doanh nghiệp Xanh. Bởi vì họ đảm bảo rằng các tài liệu được tái chế hoặc làm phân compost một cách có hệ thống để có tác động môi trường ít nhất có thể. Nhược điểm của việc sử dụng công ty tiêu huỷ tài liệu

Chi phí sử dụng các công ty hủy tài liệu có thể là tiêu cực đối với các công ty nhỏ sản xuất ra một lượng nhỏ tài liệu và do đó có thể muốn hủy tài liệu nội bộ. Sử dụng một công ty hủy tài liệu nên được coi là không cần thiết khi công ty của bạn không giải quyết PII. Trong trường hợp đó, việc sử dụng một công ty hủy tài liệu có thể không bắt buộc. Những ưu và khuyết điểm của việc tự hủy Công ty

Khi một công ty không giải quyết vấn đề PII, luôn luôn là một ý tưởng hay để đạt được hiệu quả chi phí để tiêu hủy tài liệu của chính công ty nếu lựa chọn thực sự là chi phí có hiệu lực. Có thể có hiệu quả về chi phí khi công việc có thể được thực hiện bởi các nhân viên hiện có và với đầu tư tối thiểu về công nghệ. Nhưng hầu hết thời gian, đầu tư vào công nghệ này tốn kém hơn chi phí chỉ phải trả một lần mỗi tháng cho các dịch vụ hủy tài liệu. Nhưng làm thế nào chi phí hoặc hiệu quả chi phí làm nó cho mình sẽ phụ thuộc vào cách bạn làm toàn bộ điều. Đây là một câu chuyện thành công về việc phá hủy tài liệu của một công ty: Mặt khác, đây là cách mà máy hủy tài liệu có thể tốn kém nhiều hơn bạn nghĩ:

Nếu công ty đề cập đến PII, thì sẽ khó đảm bảo mức an ninh và an toàn có thể được tiếp theo các dịch vụ của một công ty tiêu huỷ tài liệu. Và khi một công ty làm công việc của mình, sẽ không ai cung cấp giấy chứng nhận hủy tài liệu nữa.