Học Cách hướng dẫn nhân viên của bạn

Cung cấp hướng cho các bài tập và nhiệm vụ mới là một phần bình thường của vai trò của người giám sát hoặc người quản lý. Làm thế nào bạn cung cấp chỉ đường thông qua giọng điệu, lựa chọn từ và ngôn ngữ cơ thể của bạn đi một chặng đường dài để đạt được sự hỗ trợ và thúc đẩy một nơi làm việc lành mạnh.

Người giám sát và quản lý hiệu quả làm việc chăm chỉ để nâng cao kỹ năng của họ trong việc hướng dẫn các thành viên trong nhóm. Bài đăng này đưa ra hướng dẫn cho chỉ đạo và phân công có hiệu quả trong bối cảnh giám sát.

7 Thực tiễn truyền thông tích cực để đưa ra các hướng công việc

1. Luôn cung cấp bối cảnh cho công việc được hoàn thành. Mọi người làm việc tốt nhất khi họ hiểu được tầm quan trọng của nhiệm vụ đối với hoạt động lớn hơn. Khi bạn dành thời gian để giải thích tầm quan trọng kinh doanh của nhiệm vụ mà bạn yêu cầu hoàn thành, bạn đang giảng dạy và bạn đang thể hiện sự tôn trọng đối với cá nhân bạn yêu cầu hoàn thành công việc.
2. Hãy cụ thể, phác hoạ khi nhiệm vụ phải hoàn thành và chia sẻ bất kỳ tiêu chuẩn chất lượng nào.
3. Hỏi một cách tôn trọng so với việc ban hành lệnh nghiêm khắc. Chọn một giọng điệu tôn trọng, lời nói lịch sự và đưa ra thông báo với khối lượng thích hợp. Ngược lại: "Này, bạn cần phải dỡ bỏ xe tải đó," John nói với giọng nghiêm nghị: "John, lô hàng trên chiếc xe tải đó là cần thiết trên dây chuyền sản xuất, bạn hãy giúp đỡ và dỡ bỏ xe tải trước giờ trưa." Có rất ít nghi ngờ cách tiếp cận thứ hai sẽ được coi là tích cực và trước đây là tiêu cực.

1. Cung cấp cho cá nhân được yêu cầu hoàn thành nhiệm vụ có cơ hội để hỏi các câu hỏi làm rõ. Bước này giúp tăng cường giao tiếp giữa nhân viên và người giám sát và cải thiện khả năng thành công của một kết quả. Nhân viên có cơ hội để xác nhận rằng họ thực sự hiểu những gì được yêu cầu của họ.
2. Chống lại sự thôi thúc để giám sát hoặc quản lý vi mô hoàn thành nhiệm vụ được yêu cầu của nhân viên. Một phần của việc học cách hướng dẫn một cách hiệu quả là học cách tin tưởng vào các cá nhân mà bạn đang yêu cầu giúp đỡ.
3. Cung cấp lời cảm ơn và phản hồi tích cực cho các công việc được hoàn thành đúng.
4. Cung cấp phản hồi rõ ràng, hành vi, tập trung cho bất kỳ tác vụ nào được hoàn thành không đúng cách.

Nhấn mạnh vào việc dạy học cùng với hướng đi

Một mùa hè, tôi làm trợ lý cho một thương gia giàu kinh nghiệm. Tôi đã học được rất nhiều bằng cách theo dõi anh ta, tuy nhiên, khi anh ta cho tôi một nhiệm vụ để hoàn thành mà tôi đã không quen thuộc, anh ta sẽ xem tôi đấu tranh cho một vài giây và sau đó hoàn thành nhiệm vụ mình. Điều này trở nên bực bội đối với tôi. Mặc dù rất thú vị khi xem anh ấy, một khi tôi đã có cơ hội để hoàn thành nhiệm vụ, tôi thực sự muốn học cách làm điều đó.

Nếu anh ấy dành thời gian để huấn luyện cơ bản và hướng dẫn một vài lần đầu tiên hoàn thành nhiệm vụ, tôi đã có thể hoàn thành công việc này cho anh ấy trong suốt mùa hè. Cách tiếp cận micromanaging của ông đã không dạy và khuyến khích tôi. Nó tạo ra nhiều công việc cho anh ta và làm giảm hiệu quả tổng thể của anh ta.

• Đánh giá xem nhiệm vụ có mới hay phức tạp và có xứng đáng được đào tạo hay không
• Cung cấp hướng dẫn và sau đó tạo cơ hội cho cá nhân thực hiện nhiệm vụ với sự giám sát hữu ích của bạn.
• Khi cá nhân đã phát triển sự tự tin cho công việc, hãy cho phép họ hoàn thành công việc mà không có sự giám sát của bạn. Kiểm tra lại sau một thời gian để xác nhận hoàn thành, kịp thời và chất lượng.
• Cung cấp thông tin phản hồi tích cực cho các công việc được hoàn thành đúng.
• Cung cấp huấn luyện khắc phục khi cá nhân cố gắng để hoàn thành nhiệm vụ đúng thời gian hoặc ở đúng mức chất lượng.

Hãy coi chừng những cạm bẫy khi đưa ra hướng

• Phát hành đơn đặt hàng với giọng điệu hăng hái. Trong khi những hoàn cảnh nhất định, bao gồm trường hợp khẩn cấp hoặc hoàn cảnh sống và cái chết, có thể nhận được lệnh, trừ khi bạn đang trong quân đội, chống lại sự thôi thúc này.
• Trả lời, "Tại sao?" với "Bởi vì tôi đã nói vậy." Đây là cách tiếp cận nghèo nàn để làm cha mẹ và cách tiếp cận tồi tệ hơn tại nơi làm việc.
• Hỏi một cách mơ hồ.
• Yêu cầu nhiều người hoàn thành cùng một nhiệm vụ.
• Không nhận ra khi cần có hướng dẫn trước khi cá nhân hoàn thành nhiệm vụ.
• Không nhận ra rằng cá nhân có thể có những ưu tiên và thời hạn trái ngược.
• Không cung cấp cảm ơn và phản hồi tích cực cho một công việc được thực hiện tốt.

Cập nhật bởi Art Petty