Giới thiệu mô đun Mua hàng trong SAP

Giới thiệu về việc mua hàng trong SAP

Các doanh nghiệp có quy mô bất kỳ sử dụng chức năng chuỗi cung ứng để mua hàng hoặc sản xuất hàng thành phẩm hoặc cung cấp dịch vụ. Trước khi bộ phận thu mua có thể mua nguyên liệu trong SAP, cơ sở hạ tầng độc đáo của cơ quan phải được cấu hình.

Để thiết kế một cấu trúc đáp ứng tốt nhất nhu cầu của doanh nghiệp, bạn cần phải hiểu về cơ cấu tổ chức của SAP và các quyết định mà bộ phận thu mua cần thực hiện.

Mỗi cơ sở mua là duy nhất, nhưng cấu trúc tổ chức được xác định trong SAP sẽ cho phép một công ty áp dụng các phương pháp hay nhất để tối đa hóa lợi ích của hệ thống.

Tổ chức mua hàng - Đây là mức cao nhất của cơ sở hạ tầng mua. Tổ chức mua hàng được định nghĩa là một nhóm hoạt động mua bán có liên quan đến tất cả hoặc một phần cụ thể của doanh nghiệp.

• Nếu một công ty có nhiều vị trí độc lập về mặt địa lý thì mỗi khu vực có thể có tổ chức mua hàng riêng. Tuy nhiên, một doanh nghiệp nhỏ với một hoặc hai địa điểm chỉ có thể sử dụng một tổ chức mua hàng.

Nhóm mua hàng - Nhóm mua hàng có thể được định nghĩa là một người hoặc một nhóm người xử lý một sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm nhất định được mua thông qua tổ chức mua hàng.

• Trong các tổ chức lớn hơn thường có các nhóm chuyên gia mua hàng trong bộ phận thu mua làm việc với các nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp nhất định.

Tài liệu mua hàng

Có một số tài liệu mua được sử dụng bởi bộ phận mua hàng trong SAP.

Yêu cầu mua - Nếu sản phẩm được yêu cầu thông qua quy trình lập kế hoạch sản xuất, yêu cầu mua hàng có thể được tạo ra. Sản phẩm và dịch vụ không nằm trong quy trình lập kế hoạch có thể được yêu cầu bằng tay bằng cách sử dụng yêu cầu mua hàng.

Có thể tạo yêu cầu của người dùng được ủy quyền và họ sẽ yêu cầu các mục từ một danh mục dựa trên web hoặc bằng cách nhập yêu cầu trực tiếp vào hệ thống SAP. Nếu một yêu cầu được đưa ra cho một mặt hàng không được mua trước, yêu cầu trích dẫn có thể được tạo ra và gửi đến các nhà cung cấp hiện tại hoặc mới.

• Yêu cầu Báo giá - Nếu không thể mua sản phẩm từ nhà cung cấp theo hợp đồng hoặc giá và chất lượng không được chấp nhận, bộ phận thu mua có thể gửi cho Nhà cung cấp mới hoặc nhà cung cấp hiện có một Yêu cầu Báo giá (RFQ).

Nhà cung cấp có thể xem lại RFQ và gửi lại giá và điều kiện tốt nhất cho các mặt hàng.

• Báo giá - Khi nhà cung cấp gửi lại báo giá của họ, họ có thể được nhập vào SAP và sau đó bộ phận thu mua có thể xem xét và so sánh.

Có thể có một số đàm phán với các nhà cung cấp để có báo giá tốt nhất, nơi bộ phận thu mua sẽ cố gắng để có được thời gian giao hàng thuận lợi hơn, giảm giá hoặc chi phí vận chuyển.

• Đơn mua hàng - Đây là tài liệu thương mại do bộ phận thu mua phát hành cho nhà cung cấp, xác định sản phẩm hoặc dịch vụ được yêu cầu, số lượng và giá thỏa thuận mà nhà cung cấp và bộ phận thu mua đã đồng ý.

Có thể thiết lập hệ thống để nhà cung cấp phải thừa nhận rằng họ đã nhận được đơn đặt hàng.

• Ngoài ra, có thể yêu cầu các nhà cung cấp gửi một thông báo vận chuyển nâng cao, để có thể biết khi nào các mặt hàng sẽ được giao.

Hợp đồng - Thay vì một đơn mua hàng với một nhà cung cấp, bạn có thể tạo một liên hệ mà nhà cung cấp đồng ý gửi một số lượng nhất định các mục trong một khoảng thời gian nhất định.

Đồng thời, hợp đồng có thể là một hợp đồng giá trị thay vì một số lượng; liên hệ là tổng số lượng hàng hoá đã mua trong một khoảng thời gian nhất định.

• Hợp đồng lập kế hoạch - Thỏa thuận này với nhà cung cấp có nghĩa là sẽ có một hợp đồng cung cấp các mặt hàng đó theo khoảng thời gian định kỳ trong một khoảng thời gian.

Chức năng Purchasing của SAP được thiết kế để người dùng có thể giúp các tổ chức của họ cung cấp cho khách hàng những đơn hàng mà khách hàng mong muốn, khi những khách hàng đó muốn những đơn đặt hàng đó - và đạt được điều này bằng cách chi tiêu ít nhất cho hàng tồn kho.

• Bài báo mua hàng của SAP này đã được cập nhật bởi Gary Marion, Chuyên gia về Logistics và Cung ứng.