Làm thế nào Bạn thành công Quản lý Dự án?

Chào mừng bạn đến dự án đầu tiên của bạn!

Xin chúc mừng! Bạn vừa mới chịu trách nhiệm về một dự án mới quan trọng. Rõ ràng, ông chủ của bạn đang cung cấp cơ hội này như là một cuộc bỏ phiếu tự tin vào các kỹ năng của bạn. Và trong khi bạn đang vui mừng, đây là lần đầu tiên bạn chịu trách nhiệm về một dự án tổng thể và nó là một sự đáng sợ

Một số câu hỏi chạy qua tâm trí của bạn:

• Làm thế nào để tôi bắt đầu?
• Các bước cần thiết để chuyển dự án từ khi bắt đầu đến khép lại là gì?

• Tôi làm cách nào để xây dựng một nhóm dự án hiệu năng cao?
• Tôi cần giúp đỡ ai trong tiến trình này? Có nhà tài trợ điều hành không?

Bài đăng này tập trung vào việc giúp đỡ bất cứ ai mới làm chủ nhiệm dự án, ủy ban, hoặc nhóm cho một hoạt động duy nhất của tổ chức. Cho dù bạn đang tổ chức một bữa tiệc trong ngày hoặc dẫn đầu các sáng kiến ​​phát triển sản phẩm mới, các công cụ và quy trình quản lý dự án tồn tại để làm cho khả năng thành công của bạn cao hơn nhiều.

Trước tiên, Hiểu được 5 giai đoạn trong quá trình thực hiện dự án:

Trong khi tôi khuyến khích bạn đọc thêm về từng giai đoạn trong 5 giai đoạn, bạn phải biết rằng:

Sự khởi đầu: < khởi động dự án.

1. Quy hoạch: quy hoạch tất cả các công việc của dự án.
2. Thực hiện: thực sự thực hiện tác phẩm.
3. Quản lý và kiểm soát: tất cả công việc bạn làm trong quá trình thực hiện dự án để theo dõi sự tiến bộ.
4. Đóng: hoàn thành và phân phối dự án và hoãn lại đội.
5. Các bước này là giống nhau cho mỗi dự án.

13 bước cơ bản cho dự án Novice:

Xác định phạm vi:

Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong bất kỳ dự án nào là xác định phạm vi của dự án. Bạn phải làm gì để đạt được hoặc tạo ra điều gì? Mục tiêu dự án là gì? Quan trọng không kém là xác định những gì không nằm trong phạm vi dự án của bạn. Nếu bạn không nhận được đủ định nghĩa từ ông chủ, hãy làm rõ phạm vi của chính mình và gửi nó lên trên để xác nhận. Trong khi ví dụ là hơi off chủ đề kinh doanh, tất cả chúng ta có thể liên quan đến việc tiếp nhận đám cưới. Trong kế hoạch tổ chức lễ cưới, bạn có thể có một phạm vi: tổ chức lễ cưới cho 100 khách, ăn tối, bar mở, bánh cưới và ban nhạc sống để nhảy theo một ngày nhất định với chi phí không quá 20.000 đô la.

1. Xác định nguồn lực sẵn có: Bạn sẽ có những gì cho người, thiết bị, và tiền để đạt được các mục tiêu của dự án? Là người quản lý dự án, bạn thường không có quyền kiểm soát trực tiếp các tài nguyên này, nhưng sẽ phải quản lý chúng thông qua quản lý ma trận.
2. Hiểu được Timeline: Dự án phải hoàn thành khi nào? Khi bạn xây dựng kế hoạch dự án của mình, bạn có thể có một số sự linh hoạt trong cách bạn sử dụng thời gian trong dự án, nhưng các thời hạn thường là cố định, như trong trường hợp nhận lễ cưới.Nếu bạn quyết định sử dụng giờ làm thêm để đáp ứng tiến độ, bạn phải cân nhắc điều đó so với những hạn chế của ngân sách của bạn.
3. Tổ hợp đội dự án của bạn: Tập hợp mọi người vào nhóm của bạn và bắt đầu hộp thoại. Họ là những chuyên gia kỹ thuật. Đó là lý do tại sao giám sát viên chức năng của họ chỉ định họ vào dự án. Công việc của bạn là quản lý nhóm.
4. Chi tiết công việc, Phần 1:
5. Các thành phần chính hoặc thành phần cần phải được tạo ra để hoàn thành dự án là gì? Ví dụ: lễ tân đón nhận ở mức cao: phòng tiếp tân, thực phẩm, đồ uống, bánh, khách và giải trí. Dĩ nhiên, mỗi món đồ lớn hơn có thể được chia thành nhiều mặt hàng khác. Đó là bước tiếp theo. Chi tiết công việc, Phần 2: Trong ví dụ về tiếp đón đám cưới ở trên, bạn có thể có một đội hoặc người phụ trách các bộ phận khác nhau. Làm việc với các thành viên trong nhóm của bạn để đánh vần các chi tiết cần thiết để đạt được mỗi mục chính. Người phụ trách thực phẩm phải hiểu các lựa chọn, những hạn chế về chi phí, và lựa chọn để đạt được phạm vi
6. . Liệt kê các bước nhỏ hơn trong từng bước lớn hơn. Làm thế nào nhiều cấp sâu bạn đi vào các bước chi tiết hơn và nhiều hơn nữa phụ thuộc vào kích thước và sự phức tạp của dự án của bạn. Xây dựng một kế hoạch sơ bộ: Lắp ráp tất cả các bước của bạn vào kế hoạch. Cách tốt nhất để làm việc này là sử dụng bảng ưu tiên để xác định mục nào phải đặt trước các mục khác. Thực tiễn quản lý dự án chính thức kêu gọi phát triển cái được gọi là sơ đồ mạng và xác định con đường quan trọng. Mặc dù điều này có thể vượt quá nhu cầu hoặc trình độ kiến ​​thức của bạn nhưng vấn đề cốt lõi là sắp xếp các hoạt động theo đúng thứ tự và sau đó phân bổ các nguồn lực cho các hoạt động. Các câu hỏi cần hỏi bao gồm: Điều gì xảy ra trước? Bước tiếp theo là gì? Những bước nào có thể tiếp tục cùng với các nguồn lực khác nhau? Ai sẽ làm từng bước? Nó sẽ mất bao lâu? Có rất nhiều gói phần mềm xuất sắc có thể tự động hóa được rất nhiều chi tiết này cho bạn. Yêu cầu những người khác ở những vị trí tương tự những gì họ sử dụng.
7. Tạo Kế hoạch cơ bản của bạn: Nhận phản hồi về kế hoạch sơ bộ của bạn từ nhóm của bạn và từ bất kỳ bên liên quan nào khác. Điều chỉnh thời hạn và lịch làm việc của bạn để phù hợp với dự án vào thời gian có sẵn. Thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết cho kế hoạch sơ bộ để đưa ra một kế hoạch cơ bản.
8. Yêu cầu điều chỉnh dự án: Hầu như không bao giờ có đủ thời gian, tiền bạc hoặc tài năng được giao cho một dự án. Công việc của bạn là làm nhiều hơn với các nguồn lực hạn chế hơn những gì mọi người mong đợi. Tuy nhiên, thường có những hạn chế đối với một dự án đơn giản là không thực tế. Bạn cần phải làm cho trường hợp của bạn và trình bày với ông chủ của bạn và yêu cầu những giới hạn không thực tế được thay đổi. Yêu cầu những thay đổi khi bắt đầu dự án. Đừng đợi đến khi gặp rắc rối để yêu cầu những thay đổi bạn cần. Tuy nhiên, nếu dự án của bạn liên quan đến một đám cưới, bạn không mong đợi sẽ thành công đòi hỏi nhiều thay đổi quan trọng!
9. Làm việc kế hoạch của bạn, nhưng đừng chết vì nó: Lập kế hoạch là quan trọng, nhưng kế hoạch có thể thay đổi.Bạn có kế hoạch lái xe để làm việc mỗi sáng. Nếu một giao lộ bị chặn bởi một tai nạn, bạn thay đổi kế hoạch của bạn và đi một cách khác nhau. Làm tương tự với kế hoạch dự án của bạn. Thay đổi chúng khi cần, nhưng luôn luôn giữ phạm vi và tài nguyên trong tâm trí.
10. Theo dõi tiến độ của nhóm: Bạn sẽ tiến bộ rất ít ngay từ khi bắt đầu dự án, nhưng bắt đầu để theo dõi những gì mọi người đang làm. Điều đó sẽ làm cho nó dễ dàng hơn để nắm bắt các vấn đề trước khi chúng trở thành vấn đề.
11. Tài liệu Mọi thứ: Giữ hồ sơ. Mỗi khi bạn thay đổi từ kế hoạch cơ bản của mình, hãy viết ra sự thay đổi là gì và tại sao nó là cần thiết. Mỗi khi một yêu cầu mới được thêm vào dự án, hãy viết ra yêu cầu và thời hạn hoặc ngân sách đã được điều chỉnh vì nó như thế nào. Bạn không thể nhớ tất cả mọi thứ, vì vậy hãy viết xuống để bạn có thể nhìn chúng trong lần xem xét cuối cùng của dự án và học hỏi từ họ.
12. Giữ mọi người thông báo: Giữ tất cả các bên liên quan dự án thông báo về tiến trình cùng. Hãy cho họ biết thành công của bạn khi bạn hoàn thành mỗi mốc thời gian, nhưng cũng thông báo cho họ về các vấn đề ngay khi họ xuất hiện. Cũng giữ cho bạn thông báo cho nhóm. Nếu những thay đổi đang được xem xét, hãy nói với nhóm về họ càng sớm càng tốt. Hãy đảm bảo rằng tất cả mọi người trong nhóm đều ý thức được những gì mọi người đang làm.
13. Dòng dưới cùng: Bạn không phải là người quản lý dự án chính thức để lãnh đạo dự án. Tuy nhiên, bạn nên áp dụng các công cụ và logic của quản lý dự án để làm rõ mục tiêu của bạn, chi tiết công việc, xây dựng đội ngũ, và thực hiện và giám sát công việc. Tốt nhất của sự thành công!

Cập nhật bởi Art Petty