Làm thế nào để bảo vệ tài sản kỹ thuật số của công ty bạn

Đó là thế kỷ 21, và mọi thứ đều mang tính kỹ thuật số, tức là trực tuyến. Trong kinh doanh của bạn, bạn có tài sản kỹ thuật số mà có thể bạn chưa nghĩ đến. Những tài sản này, giống như tất cả các tài sản kinh doanh của bạn, đều có giá trị và cần được bảo vệ.

Tài sản kỹ thuật số là gì?

Doanh nghiệp của bạn có tài sản - những thứ có giá trị. Các tài sản này bao gồm mọi thứ từ tiền mặt và các khoản phải thu, thông qua các thiết bị kinh doanh và phương tiện, đến đất và các tòa nhà.

Kế toán viên của bạn có thể bao gồm chi phí và giá trị hiện tại của tài sản của bạn trên bảng cân đối kế toán, nhưng có thể họ đã quên tài sản kỹ thuật số.

Tài sản kỹ thuật số là tài sản tồn tại trên mạng. Một số tài sản kỹ thuật số của bạn có thể tồn tại trên các máy chủ của chính bạn hoặc chúng có thể là "trong đám mây". Tài sản kỹ thuật số bao gồm:

• Ảnh doanh nghiệp mà bạn đã tạo. Họ có thể là hình ảnh về quy trình kinh doanh hoặc kinh doanh của bạn. Đây là những tài sản vì chúng có thể được bán.
• Các trang web kinh doanh hoặc blog . Nội dung có giá trị, và "cái nhìn" của trang có thể có giá trị nếu được đăng ký nhãn hiệu.
• Các quy trình nghiệp vụ (ví dụ như trên bảng tính) mà nhân viên của bạn đã phát triển và có thể được sao chép và bán.
• Ứng dụng mà doanh nghiệp của bạn đã tạo, bán hoặc để sử dụng cho riêng bạn.
• Email Danh sách liên hệ và khách hàng hoặc danh sách khách hàng , bao gồm danh sách gửi thư thông báo, có giá trị vì chúng có thể được bán.
• Đăng ký lên các tạp chí trực tuyến có giá trị cho thời hạn đăng ký.

• Tài sản trí tuệ - tài liệu bản quyền, nhãn hiệu hoặc nhãn hiệu dịch vụ (ví dụ như logo của công ty bạn), bằng sáng chế. Những tài sản này có thể tồn tại dưới dạng giấy, nhưng thường thì chúng chỉ là số.
• Sản phẩm trong cửa hàng trực tuyến , là một phần của bản kiểm kê doanh nghiệp của bạn. Chúng phải nằm dưới sự kiểm soát của bạn, ngay cả khi chúng được lưu trữ trực tuyến. Ví dụ: nếu bạn là người bán Amazon, sản phẩm có thể ở trong kho của họ, nhưng bạn sẽ được bán.

Tại sao tài sản kỹ thuật số lại quan trọng?

Giống như tất cả những thứ có giá trị do doanh nghiệp của bạn sở hữu, tài sản số mang lại lợi ích to lớn cho doanh nghiệp của bạn.

• Bạn có thể yêu cầu chi phí liên quan đến mua bán và sử dụng tài sản trên tờ khai thuế doanh nghiệp của bạn. Chi phí của tài sản ngắn hạn (vật tư, ví dụ) có thể được coi là chi phí ngay lập tức, trong khi chi phí của tài sản dài hạn (những gì tồn tại ít nhất một năm) có thể được tính theo thời gian (thông qua khấu hao hoặc khấu trừ).
• Bạn có thể bán nhiều tài sản này hoặc cấp giấy phép cho họ trong khi bạn vẫn sở hữu chúng.
• Tài sản có giá trị cho nhà đầu tư hoặc người mua doanh nghiệp của bạn . Số tiền ai đó có thể trả để mua doanh nghiệp của bạn phụ thuộc phần lớn vào giá trị của tài sản kinh doanh.
• Một số tài sản kỹ thuật số, như danh sách khách hàng hoặc danh sách người đăng ký bản tin, đặc biệt hữu ích trong việc thiết lập thiện chí. Giá trị lợi thế thương mại từ quan điểm kế toán và định giá được dựa trên các danh sách này.
• Bảo vệ tài khoản kế toán và nhân viên trực tuyến có nghĩa là họ có thể kiểm tra. Không có sổ sách kế toán có nghĩa là bạn không thể chứng minh khấu trừ chi phí. Không có hồ sơ nhân viên có thể có nghĩa là bạn có nguy cơ bị phạt và phạt.

Tôi nên bắt đầu để bảo vệ tài sản kỹ thuật số của tôi ở đâu?

Xác định vị trí và Danh sách. Bắt đầu bằng cách tạo ra một danh sách toàn diện của tất cả các tài sản này.

Sử dụng danh sách ở trên làm điểm bắt đầu, nhưng hãy sáng tạo. Hãy suy nghĩ về bất cứ điều gì bạn có trên mạng hoặc trên máy chủ của doanh nghiệp bạn có thể có giá trị. Bạn đang tìm kiếm những thứ độc quyền (mà doanh nghiệp của bạn sở hữu), những thứ mà không ai khác có và có thể muốn mua hoặc mua. Xem xét các tài sản kỹ thuật số này là các mặt hàng cần bán. Bạn sẽ muốn gì hoặc xem xét có giá trị nếu bạn mua công ty này?

Thiết lập Quyền sở hữu và Giá trị. Xem tài sản kỹ thuật số bạn đã liệt kê. Ai sở hữu chúng? Trước khi bạn có thể bảo vệ những tài sản này, phải xác lập quyền sở hữu cụ thể. Ví dụ: bạn có thể chứng minh rằng công ty của bạn sở hữu email của nhân viên hoặc danh sách email? Kiểm tra với một luật sư để viết lên các chính sách thiết lập quyền sở hữu.

Mặc dù có thể khó đặt một giá trị cụ thể cho một số tài sản số của công ty bạn, bạn nên có một số ý thức về giá trị đó sớm hơn là sau này.

Vâng, giá trị của các tài sản kỹ thuật số này có thể tiếp tục thay đổi, khi bạn thêm khách hàng vào danh sách hoặc trang của bạn vào trang web của bạn hoặc cập nhật các quy trình, nhưng giá trị cơ bản có thể được đặt thông qua định giá. Tìm một người thẩm định kinh doanh có thể cho bạn ước tính ngay bây giờ. Nó dễ dàng hơn nhiều để định giá cái gì đó tồn tại chứ không phải cái gì đó đã bị đánh cắp hoặc bị phá hủy bởi một thảm hoạ như lũ lụt hoặc lửa.

Nếu bạn có sản phẩm bạn đang bán thông qua người bán trực tuyến như Amazon hoặc eBay, hãy đọc thỏa thuận để đảm bảo bạn giữ lại quyền sở hữu.

Tạo thỏa thuận bảo vệ. Bảo vệ tài sản số của bạn thông qua thỏa thuận với những người có thể ăn cắp chúng. Xem xét việc có nhân viên, khách hàng, và tư vấn ký các thỏa thuận không tiết lộ. Các hiệp định này đưa những người khác thông báo rằng việc đánh cắp tài sản kỹ thuật số có thể dẫn đến hành động pháp lý.

Đăng ký quyền sở hữu của bạn. Nhiều nội dung kỹ thuật số có thể được đăng ký, để nói với thế giới về quyền sở hữu của bạn. Ảnh, quy trình nghiệp vụ và nội dung của các trang web và blog có thể được bảo vệ bản quyền. Tài sản kỹ thuật số như biểu trưng và thiết kế có thể được đăng ký nhãn hiệu. Và đừng quên bằng sáng chế cho các quy trình.

Kế hoạch cho Tương lai. Điều gì sẽ xảy ra với tài sản kỹ thuật số của công ty bạn nếu có điều gì xảy ra với bạn? Bao gồm tài sản kỹ thuật số của bạn trong các thỏa thuận của công ty bạn. Ví dụ: các tài sản kỹ thuật số thuộc sở hữu của một công ty hợp danh cần phải được tính vào hợp đồng đối tác, cùng với các tài sản khác.Nếu bạn có một doanh nghiệp nhỏ một người hoặc một gia đình nhỏ, hãy bao gồm những tài sản này trong kế hoạch kế nhiệm của bạn.

Sao lưu! Điều quan trọng là tìm một hệ thống sao lưu để bảo vệ tất cả các tài sản kỹ thuật số của bạn. Có một sao lưu dự phòng không phải là điên; Lifewire đề xuất một hệ thống sao lưu kép, sử dụng nhiều ổ cứng gắn ngoài. Bạn cũng có thể muốn cả hai sao lưu ổ đĩa cứng và sao lưu trực tuyến để làm cho đôi chắc chắn.

Cuối cùng, thiết lập các Nghị định thư về Bảo vệ Tài sản Kỹ thuật số

Bây giờ bạn đã thiết lập hệ thống quản lý tài sản số của bạn, hãy ghi lại nó. Thiết lập các nhiệm vụ đang diễn ra cụ thể để sao lưu và thời hạn để xem lại và cập nhật.

Phần lớn doanh nghiệp của bạn đang trực tuyến; giữ nó humming cùng độc đáo bằng cách bảo vệ các tài sản kỹ thuật số trực tuyến