Chuẩn bị W-2 Bản Tuyên Bố Thuế và Thuế

Mẫu W-2 là gì?

Mẫu W-2 bao gồm thông tin về lương bổng của nhân viên đã trả năm lịch trước và khấu trừ từ tiền lương đó, cũng như thông tin về quyền lợi và các khoản khấu trừ khác từ tiền lương.

Khi nào có Mẫu W-2?

W-2 là do nhân viên vào cuối tháng Giêng, cho năm dương lịch trước đó. Nếu ngày 31 tháng 1 là ngày cuối tuần hoặc kỳ nghỉ, báo cáo sẽ đến ngày làm việc tiếp theo. Dưới đây là báo cáo thuế biên chế cuối năm kết thúc vào ngày đến năm hiện tại.

--1->

Mẫu W-2 là do Cục An sinh Xã hội trước ngày 31 tháng 1. Sau khi bạn đã cung cấp mẫu W-2 cho nhân viên, bạn cũng phải gửi các mẫu này, cùng với mẫu chuyển W -3, cho Cục An sinh Xã hội (SSA).

Hạn chót Tháng Một là cố gắng kiềm chế gian lận thuế, nhưng có nghĩa là bạn nên cung cấp mẫu W-2 cho nhân viên trước đó vào tháng Giêng, để họ có cơ hội xem xét chúng trước khi nộp đơn. Việc phân phối sớm cho nhân viên sẽ làm giảm các lỗi trong các mẫu W-2, vì vậy bạn không phải nộp một bản sửa lỗi W-2.

- Thông tin thu thập thông tin để chuẩn bị mẫu W-2

Thông tin cho mẫu đơn này đến từ sổ đăng ký lương, cho thấy tổng số năm cho mỗi nhân viên để trả lương và khấu trừ, cùng với các khoản khấu trừ cho các kế hoạch y tế, tài khoản tiết kiệm sức khoẻ và các hạng mục khác.

Dưới đây là chi tiết hơn về thông tin bạn cần để chuẩn bị các mẫu W-2 này.

Độ khó:

Trung bình Thời gian yêu cầu:

Thời gian bắt đầu:

Phụ thuộc vào số lượng nhân viên và số lần khấu trừ và thanh toán bổ sung Dưới đây là cách Chuẩn bị Mẫu W-2

Thông tin Nhà tuyển dụng

2 bạn chuẩn bị, bạn cần phải bao gồm thông tin về doanh nghiệp của bạn: Số nhân viên (EIN) và tên và địa chỉ cơ quan.

Số kiểm soát

Có thể bạn muốn thêm số kiểm soát nội bộ vào mỗi W-2, nếu bạn trả nhiều nhân viên. Bạn có thể tự tạo ra số đó, hoặc phần mềm chuẩn bị biên chế của bạn có thể tạo ra con số này.

Thu nhập của nhân viên Bạn cũng cần Tổng tiền lương, lời khuyên và các khoản bồi thường khác (Hộp 1). Đây là tổng số tiền trả cho tất cả nhân viên theo giờ và trả lương.

• Tổng số tiền khấu trừ (Hộp 2)
• Tổng tiền lương An Sinh Xã Hội (tối đa đến mức An Sinh Xã Hội) (Hộp 3). Một số khoản tiền lương không bao gồm trong tiền lương An Sinh Xã Hội, vì vậy bạn sẽ cần phải giảm bớt số tiền này.
• Tổng số tiền thuế an sinh xã hội được giữ lại (Hộp 4)
• Tổng tiền lương và lời khuyên của Medicare (như tổng số tiền lương) (Hộp 5)
• Thuế Medicare khấu trừ (Hộp 6). Số tiền này bao gồm số tiền thuế Medicare bổ sung cho các nhân viên có mức lương cao hơn.
• Các mẹo về An Sinh Xã Hội (Hộp 7) và các lời khuyên được phân bổ (Hộp 8)
• Tiếp theo, bạn sẽ cần thông tin về nhân viên và tổng số tiền lương và khấu trừ cho mỗi nhân viên trong năm qua:

1. Các khoản thanh toán khác.

2. Bạn có thể đã thanh toán trước EIC (tín dụng thu nhập kiếm được) (Hộp 9) và trợ cấp chăm sóc phụ thuộc (Hộp 10) trả cho nhân viên. Thông tin về Tham gia Hưu Trí, Nhân viên Theo luật định

3. Trên mỗi W-2, bạn phải đánh dấu hộp thích hợp nếu nhân viên tham gia vào kế hoạch nghỉ hưu (Hộp 13) hoặc kế hoạch không đủ tiêu chuẩn (Hộp 11), nếu điều này nhân viên là nhân viên theo luật định (Hộp 13), hoặc nếu người lao động nhận được tiền ốm đau của bên thứ ba (Hộp 13. Hộp 12
   Hộp 12

4. Hộp 12 là số tiền bồi thường hoặc báo cáo khác để nhập 1-4 ô Một số thông tin phổ biến nhất cho Hộp 12:
   An sinh xã hội không thu thập, RRTA (nghỉ hưu đường sắt) hoặc thuế Medicare, về thủ thuật hoặc bảo hiểm nhân thọ nhóm

   • Sự trì hoãn tự chọn lên 401 (k), 403 (b), và các chương trình hưu trí có chất lượng khác
   • Tiền ốm không chịu thuế
   • Thanh toán dù bằng vàng
   • Chi phí di chuyển không hoàn lại
   • Đóng góp vào tài khoản tiết kiệm y tế hoặc tài khoản tiết kiệm sức khoẻ
   • Lựa chọn nhân viên không theo luật định
   • Các khoản đóng góp theo kế hoạch của Roth theo kế hoạch 401 (k) hoặc 403 (b)
   • Chi phí bảo hiểm sức khoẻ được tài trợ bởi hãng sở, sử dụng Bộ luật DD, theo yêu cầu báo cáo của Đạo luật Giá cả phải chăng
   • Hộp 14 của Hộp 14 là các khoản khấu trừ hoặc bồi thường khác phải được tiết lộ cho nhân viên để khai thuế. Ví dụ

5. Hưu bổng sau thuế
   Trả tự động

   • Các khoản thuế đặc biệt cho California, New York, New Jersey, và Washington
   • Đóng góp từ thiện khấu trừ từ lương nhân viên
   • Bảo hiểm sức khoẻ và các khoản khấu trừ phúc lợi > Các khoản khấu trừ của liên minh
   • Thu nhập không bị tính thuế
   • Chi phí phương tiện đi kèm trong tiền lương (100% giá trị cho thuê xe được cung cấp cho nhân viên và được bao gồm trong tiền lương Hộp 1)
   • Có cũng là một hộp cho các mục "Khác-không vào danh sách" mà bạn đã khấu trừ từ nhân viên
   • Tiểu bang và Thông tin Địa phương
   • Trong phần này, bạn sẽ nhập thông tin về tiền lương của tiểu bang và địa phương và khấu trừ. Nhập:
   • Lưu ý rằng có không gian cho hai trạng thái và hai địa phương trên biểu mẫu. Nếu có ai đó làm việc ở hơn hai tiểu bang hoặc địa phương trong năm, hãy sử dụng W-2 thứ hai để bao gồm thông tin bổ sung.
   • Mã số tiểu bang gồm hai chữ cái của bạn và số ID thuế của tiểu bang về doanh nghiệp của bạn (Hộp 15)

6. Tiền lương của tiểu bang (Hộp 16)
   Thuế thu nhập của tiểu bang bị giữ lại (Hộp 17) << Thuế địa phương đã khấu trừ (Hộp 19)

   Tên địa phương (Hộp 20)

   • Kiểm tra tính chính xác
   • Dành thời gian để đảm bảo rằng thông tin bạn cung cấp cho nhân viên (và cuối cùng là Cục An sinh Xã hội và IRS) là chính xác. Kiểm tra tổng số đăng ký biên chế của bạn trong năm và chạy W-3 để đảm bảo tính chính xác của tất cả thông tin bạn đang gửi.
   • Mẫu in sẵn
   • Nếu bạn đang in mẫu W-2 của chính mình, bạn có thể lấy mẫu này từ nhiều nguồn khác nhau:
   • W-2 là mẫu đa phần. Dưới đây là các trang của biểu mẫu này:
   • Trang web Đơn đặt hàng Mẫu IRS (mất 7-15 ngày)

7. Nhà cung cấp biểu mẫu trực tuyến hoặc cửa hàng cung cấp văn phòng.
   Bản sao A được gửi tới Cục An sinh Xã hội. Bản sao A thường được in trên một mẫu màu đỏ.

8. Bản sao 1 cho thành phố, tiểu bang hoặc địa phương
   Bản sao B là để nộp đơn khai thuế liên bang của nhân viên

   Bản sao C là hồ sơ của nhân viên

   • Bản sao 2 là một bản khác cho một thành phố, tiểu bang khác , hoặc địa phương
   • Bản sao D là hồ sơ của chủ nhân.
   • In W-2s
   • In ra các biểu mẫu, kiểm tra để thấy chúng có liên kết với định dạng được in trước nếu bạn có.
   • Phân phát W-2s
   • Cho Nhân Viên: Sao chép B, C, 1, và 2
   • Gửi cho Sở An Sinh Xã Hội - Bản sao A. SSA yêu cầu bạn gửi Copy A từ mỗi nhân viên của W-2 , cùng với Mẫu W-3, vào cuối tháng Hai.
   • Giữ bản sao D cho hồ sơ của bạn.

9. Vẫn bối rối về mẫu W-2?
   Các câu trả lời cho câu hỏi của bạn Về Mẫu W-2 của năm 2011

10. Các Lời khuyên về Chuẩn bị Mẫu W-2

    • Số ID thuế của tiểu bang trên doanh nghiệp của bạn không phải là số ID thuế bán hàng của tiểu bang. Nhiều tiểu bang sử dụng số thuế liên bang (EIN) và thêm các chữ số vào cuối. Kiểm tra với bộ phận thu nhập của tiểu bang về thông tin.
    • Mẹo thu nhập.
    • Lợi tức của nhân viên phụ thuộc thuế an sinh xã hội và thuế Medicare, bao gồm thuế Medicare bổ sung.

11. Hộp 12 - Hơn 4 mục Nếu bạn có nhiều hơn 4 mục cho Hộp 12, bạn sẽ cần phải đặt các vật phẩm bổ sung vào một W-2 thứ hai. Nhưng không bao gồm tiền lương của nhân viên và khấu trừ vào W-2 bổ sung này.

Mẫu W-3,

1. cùng với Bản sao A từ tất cả các mẫu W-2 của nhân viên là do Sở An Sinh Xã Hội vào ngày 31 tháng Một. Khi bạn đã hoàn thành W-3 và bạn có tất cả W-2 , gửi các nhân viên này càng sớm càng tốt, vì vậy họ có cơ hội để xem lại mẫu đơn. Nếu họ tìm ra lỗi, bạn có thể sửa chúng trước khi gửi báo cáo tổng hợp cho SSA trước ngày 31 tháng 1.
2. Khước từ trách nhiệm Thông tin trong mục "Làm thế nào" cho các mục đích chung, để giúp bạn thu thập thông tin bạn cần chuẩn bị và in các mẫu W-2. Nó không nhằm mục đích tư vấn về thuế và thông tin này không có cách nào để cố gắng toàn diện hoặc cho bạn biết tất cả thông tin cần phải có trong các mẫu W-2 của bạn. Nói chuyện với cố vấn thuế của bạn để biết thông tin về tình huống cụ thể của bạn.
3. Trở lại
   Lập Bảng lương cuối năm và báo cáo thuế