Làm thế nào để chuẩn bị cho một sự cân bằng thử thách

Sau khi gửi tất cả các giao dịch tài chính đến các tạp chí kế toán và tóm tắt chúng trong sổ cái chung, một số dư dùng thử được chuẩn bị để xác minh rằng các khoản ghi nợ bằng các khoản tín dụng trên biểu đồ tài khoản. Số dư thử nghiệm là bước tiếp theo trong chu kỳ kế toán. Đây thực sự là bước đầu tiên trong quá trình kết thúc giai đoạn kế toán.

Độ khó: Trung bình

Thời gian bắt buộc: Không xác định

Đây là cách:

1. Liệt kê tất cả các tài khoản sổ cái mở trên biểu đồ tài khoản của bạn theo số tài khoản. Số tài khoản phải là số bốn chữ số được gán cho tài khoản khi bạn thiết lập biểu đồ tài khoản. Liệt kê tổng số nợ và khoản tín dụng của bạn từ mỗi tài khoản sổ cái nói chung. Bạn nên có một bảng với bốn cột. Các cột nên là số tài khoản, tên tài khoản, ghi nợ và tín dụng.

2. Đối với mỗi tài khoản mở sổ kế toán, tổng số dư nợ và khoản tín dụng của bạn cho kỳ kế toán mà bạn đang chạy số dư dùng thử. Ghi lại tổng số cho mỗi tài khoản trong cột thích hợp. Nếu các khoản ghi nợ và các khoản tín dụng không bằng nhau, thì có một lỗi trong các tài khoản sổ cái nói chung. Chạy số dư thử nghiệm thường xuyên, ít nhất là hàng tháng, giúp bạn xác định bất kỳ vấn đề nào nhanh chóng và dễ dàng và sửa chữa chúng ngay khi chúng phát sinh. Chuẩn bị cho sự cân bằng thử nghiệm nên được gắn liền với chu kỳ thanh toán của công ty.

3. Không chuẩn bị bất kỳ mục điều chỉnh nào được nêu ra. Số dư dùng thử được chuẩn bị trước khi bạn thực hiện bất kỳ mục điều chỉnh nào. Số dư thử nghiệm ban đầu được chuẩn bị để phát hiện bất kỳ lỗi toán học nào trước khi bạn thực hiện các mục điều chỉnh hoặc bắt đầu đóng sách của bạn trong kỳ kế toán.

4. Nếu bạn thấy bạn có cân bằng thử nghiệm không cân bằng, nghĩa là các khoản ghi nợ không bằng các khoản tín dụng, sau đó bạn có lỗi trong quá trình kế toán. Lỗi đó đã được tìm thấy và sửa chữa.

   Bước đầu tiên trong việc tìm kiếm lỗi là chỉ cần thêm các cột tín dụng và ghi nợ một lần nữa để kiểm tra toán của bạn. Nếu họ vẫn không thêm, sau đó trừ đi các cột nhỏ hơn từ lớn hơn và tìm kiếm số tiền còn thiếu trong cột nhỏ hơn. Nếu bạn tìm thấy nó, bạn đã tìm thấy lỗi của bạn.

5. Có những kỹ thuật tiêu chuẩn khác để theo dõi một lỗi trong một sự cân bằng thử nghiệm. Nếu các khoản nợ và các khoản tín dụng không bằng nhau, hãy xem số 2 có phân chia đều bằng nhau hay không. Nếu có, hãy tìm một tài khoản, tìm kiếm một tài khoản không chính xác trong cột với tổng số lớn hơn bằng một nửa sự khác biệt. Nếu bạn thấy điều này, bạn đã tìm thấy lỗi của bạn.

6. Một kỹ thuật khác là sử dụng số 9 để tìm lỗi chuyển vị. Nếu số 9 chia đều cho sự chênh lệch giữa tín dụng và nợ, bạn có lỗi chuyển vị. Quay lại mục nhập tín dụng và ghi nợ của bạn để tìm lỗi chuyển vị của bạn.

7. Ví dụ về các lỗi khác có thể làm mất cân bằng thử nghiệm là:

   • Không bao gồm tài khoản sổ cái trong tính toán số dư dùng thử
   • Xảy ra lỗi trong một mục nhập tạp chí phức tạp
   • Đặt sai tài khoản sổ cái trong phiên tòa Cân bằng các cột
   • Xử lý số tài khoản sổ cái
   • Đăng một mục nhập nhật ký kế toán vào tài khoản sổ cái sai

Mẹo:

1. Nếu bạn không thực hiện một mục nhập nhật ký, nó sẽ không hiển thị như là một lỗi trong sự cân bằng thử nghiệm.

2. Nếu bạn ghi lại một giao dịch tài chính trong một tài khoản không chính xác, nó sẽ không hiển thị như một lỗi trong số tiền thử.

3. Nếu bạn chuyển đổi số trong cột ghi nợ có số trong cột tín dụng, nó sẽ không hiển thị trong số dư dùng thử.

4. Không đăng một mục nhập nhật ký kế toán vào sổ nhật ký tạp chí sẽ không hiển thị trong số dư dùng thử.

Điều bạn cần:

• Máy tính doanh nghiệp và chương trình kế toán
• Tài liệu nguồn của bạn