Làm thế nào để Tổ chức họp Ban Quản lý Sự kiện Sản xuất

Bạn không cần phải tìm kiếm các bài báo từ các chuyên gia về quản lý thời gian, các giám đốc điều hành thành thục và các chuyên gia khác và các nhà khoa học khác lên tiếng chỉ trích các cuộc họp và gợi ý bạn tránh, thu hẹp hoặc bỏ qua những thời gian công ty lãng phí.

Tuy nhiên, đôi khi chúng ta phải gặp nhau. Và có, có một số lời khuyên tuyệt vời từ các chuyên gia về quản lý thời gian, kiểm soát chương trình và các quy tắc về trật tự.

Sự tập trung ở đây hơi khác một chút, đưa ra một số hướng dẫn thực sự và có thể giúp các nhà quản lý biến 5 loại cuộc họp chung thành những sự kiện không đau và hiệu quả.

Năm giải pháp họp chung

1. Xoá bỏ cái chết bằng cách cập nhật "Around the Table" . Bạn biết cuộc họp này. Cầm mười tám người trong phòng và sau đó yêu cầu mọi người chia sẻ thông tin cập nhật điển hình như là một cố gắng để biện minh cho sự tồn tại của họ và tạo ra một trường hợp cho sự giam giữ của họ trong đại sảnh nhân viên tuyệt vời nổi tiếng. CEO và các nhà lãnh đạo cấp cao nổi tiếng là người điều hành các cuộc họp này, một cách ngây thơ tin rằng đây là một cách tuyệt vời để mọi người nghe được những gì đang diễn ra trên toàn công ty. Trên thực tế, hầu hết mọi người đều tập trung và lên kế hoạch cho bản cập nhật của chính mình mà không ai nghe.

Thay vào đó:

Thay vào đó: Bằng mọi cách, hãy cùng với bạn bè, thành viên trong nhóm hoặc các đồng nghiệp chính của bạn, nhưng đừng quá lo lắng về cách tiếp cận "trên bàn". Cung cấp thông tin trên cơ sở ngoại lệ.

Chia sẻ tin tức liên quan, bao gồm kết quả tài chính, khách hàng lớn thắng hoặc cập nhật các sáng kiến ​​trong toàn tổ chức. Đồng thời, mở rộng đề xuất cho các cá nhân để đưa ra các vấn đề quan trọng. Nếu một điều đáng lưu ý và không được biết đến rộng rãi đã xảy ra, ai đó sẽ chia sẻ nó. Nếu một nhóm cần giúp đỡ từ một nhóm khác, hãy nêu yêu cầu.

Nếu không, không buộc tất cả người tham dự chia sẻ.

2. Các cuộc họp về tình trạng nói chung. Đây có thể là kẻ giết thời gian tàn bạo, đặc biệt khi họ khóa vào như các sự kiện định kỳ và bị quản lý kém.

Thay vào đó : Đừng bao giờ gọi một cuộc họp cho một cái gì đó bạn có thể tra cứu. Đẩy mạnh công cụ công nghệ trong ngày để đảm bảo rằng nhóm làm việc của bạn duy trì cập nhật trạng thái hiện tại và hiển thị mà mọi người đều có thể nhìn thấy bằng một cú nhấp chuột. Nếu bạn phải đáp ứng cắt giảm thời gian dự kiến ​​cuộc họp trong một nửa hoặc, sử dụng các phương pháp nhanh nhẹn và chạy các phiên "stand-up" ngắn. Hãy trân trọng thông báo về sự đào thải và sự phân tâm kéo dài những phiên này. Tập trung vào việc chia sẻ trạng thái và yêu cầu mọi người giải quyết các vấn đề bên ngoài diễn đàn này.

3. Tổ chức các cuộc họp động não. Hầu hết các cuộc họp động não được tạo điều kiện rất tồi tệ đến nỗi chúng tôi chấm dứt những ý tưởng ức chế, ủng hộ ý tưởng của ông chủ hoặc tạo ra những danh sách những điều tuyệt vời sau khi nó không còn nghe thấy nữa.

Thay vào đó: Làm việc để xác định chủ đề động não và chia sẻ nó với người được mời trước phiên họp. Thu thập các ý kiến ​​đóng góp của họ và tổng hợp và đăng lên hoặc chia sẻ nó mà không cần phải gán cho ý tưởng. Sử dụng phiên trực tiếp để nhảy và xây dựng trên các ý tưởng đã gửi, thêm vào danh sách.

Chống lại sự thôi thúc để đánh giá các ý tưởng trong phiên này. Kết hợp các kỹ thuật khác làm giảm áp lực xã hội hóa, chẳng hạn như viết não. Và hơn hết, hãy củng cố các ý tưởng và tạo ra một quy trình để đánh giá chúng cũng như lưu trữ chúng để dễ dàng tham khảo nhóm trong các phiên họp và tình huống trong tương lai.

4. Các cuộc đánh giá hoạt động khiến Inquisition trở nên thuần khiết. Nếu bạn từng trải qua một phiên họp, nơi người đứng đầu cuộc họp - thường là một nhà điều hành - tập trung vào một trong hai chức năng đang gặp khó khăn hoặc tìm kiếm điểm yếu trong bài trình bày của mọi người và sau đó nhấm nháp các sứ giả không thương tiếc, bạn biết định dạng này là phá hoại. Không duy trì quá trình này.

Thay vào đó: giữ các cuộc lặn sâu về chức năng và các kỳ thi proctology cho doanh nghiệp và tập trung vào việc chia sẻ các chỉ số hoạt động chính, các vấn đề và cơ hội.

Cuộc họp nhóm không phải là thời gian hoặc địa điểm để tách ra một khu vực hoặc cá nhân kém hiệu quả. Thiết lập một cuộc họp tiếp theo ngay tại chỗ, nhưng không bắt mọi người khác phải kiểm tra chéo của bạn về vấn đề này. Đừng trở lại với trách nhiệm giải trình, nhưng loại trừ sự tàn nhẫn và số tiền mà công chúng đổ xát ra khỏi danh sách quản lý cuộc họp của bạn.

5. Các cuộc họp đưa ra các vấn đề đòi hỏi các quyết định tự phát. Thật kỳ quặc hay trớ trêu thay, phòng họp là một trong những nơi tồi tệ nhất để ra quyết định nhanh chóng. Nâng cao vấn đề lần đầu tiên và kêu gọi đưa ra quyết định đưa mọi người tại chỗ, và họ sẽ phản đối bạn vì đã sử dụng cách tiếp cận này.

Thay vào đó: Làm việc không ngừng trước các cuộc họp nhóm nhằm thu hút các bên liên quan chính về các vấn đề và các lựa chọn. Gợi ý đầu vào của họ, cung cấp các quan điểm và làm việc để môi giới chia sẻ lợi ích. Sử dụng diễn đàn cuộc họp để xác nhận tính hợp lý của các bên liên quan và xác định các khuyến nghị của họ. Mặc dù bạn vẫn không thể có được quyết định ngay lập tức mà không có một hoặc hai bước nữa, bạn sẽ tăng cường mối quan hệ làm việc của bạn với công việc trước phiên làm việc.

Dòng dưới đây:

Chúng ta là sinh vật của cộng đồng theo tự nhiên và thậm chí với nhiều công cụ công nghệ cho phép chúng ta kết nối mà không cần ở cùng một nơi, đôi khi nó chỉ giúp để được face-to- đối mặt. Hãy tận dụng thời điểm này một cách khôn ngoan và thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với những người tham gia bằng cách tạo ra các cuộc họp giảm thiểu tối đa thời gian đầu tư và tối đa hóa việc chia sẻ thông tin chất lượng cao trong một môi trường không đe dọa.