Làm thế nào để Giữ Hồ sơ Kinh doanh Great - The Way dễ

Ngày 25 tháng 5 năm 2015

Bạn đã bắt đầu kinh doanh và một người nào đó (có thể là chủ ngân hàng của bạn) đã nói, "Bạn có lưu giữ hồ sơ kinh doanh tốt không?" Nếu có một cái nhìn trống trên khuôn mặt của bạn, bạn có thể cần một chút giúp đỡ tìm ra quá trình lưu giữ hồ sơ kinh doanh. Nếu bạn có thắc mắc, dưới đây là các câu trả lời:

Tại sao tôi cần giữ hồ sơ kinh doanh tốt?

Việc lưu giữ hồ sơ vì mục đích kinh doanh là một trách nhiệm chứ không phải là một việc bạn làm thêm khi bạn có thêm thời gian.

- Là chủ doanh nghiệp, bạn phải ghi chép lại các hoạt động kinh doanh của mình:

Trong vụ kiện,

• để sao lưu vị trí của bạn Vào thời gian thuế, > để chuẩn bị khai thuế doanh nghiệp chính xác
• Trong trường hợp bạn được kiểm toán bởi cơ quan chính phủ
• Vì vậy bạn biết bạn có bao nhiêu tiền
• (vì vậy bạn không bị tiết lộ tại ngân hàng ) Để trả lời câu hỏi từ khách hàng và nhà cung cấp.
• Và đó chỉ là những mục đích chính. Bạn muốn giữ hồ sơ tốt để bạn biết liệu doanh nghiệp của bạn có kiếm tiền hay không.

Tôi cần lưu hồ sơ gì?

Câu trả lời dễ dàng cho điều này là "mọi thứ." Bạn cần lưu giữ hồ sơ về:

Khách hàng hoặc khách hàng.

Mọi thứ liên quan đến các giao dịch bạn có với khách hàng hoặc khách hàng nên được lưu giữ, trong trường hợp có thắc mắc. Họ cho bạn tiền, và bạn có trách nhiệm để cho biết nơi nó đã đi. Giữ chi tiết về hóa đơn, các khoản phải thu và thanh toán.

• Nhà cung cấp. Giữ sổ sách cũng rất quan trọng trong giao dịch của bạn với nhà cung cấp (những người bạn trả cho dịch vụ và sản phẩm.) Giữ đơn hàng của bạn và bằng chứng thanh toán.
• Nhân viên.

Công việc kinh doanh của bạn được yêu cầu bởi luật pháp để giữ hồ sơ nhân viên xuất sắc.

• Tài chính. Mục đích của Fortax và trong trường hợp kiểm toán, bạn cần hồ sơ của tất cả các giao dịch kinh doanh, cho vay, mua tài sản và hơn thế nữa. Cụ thể, lưu giữ hồ sơ về các chi phí kinh doanh, bao gồm đi công tác, mileage, bữa ăn, và giải trí.
• Các hợp đồng và văn bản pháp luật, bao gồm các hợp đồng liên quan đến việc hình thành doanh nghiệp của bạn, bất kỳ hợp đồng nào bạn đã ký kết. Điều này bao gồm giấy phép và giấy phép, đăng ký nhãn hiệu, bằng sáng chế, hoặc bản quyền, và bất kỳ khoản vay hoặc đường dây tín dụng.
• Email và các giao dịch kinh doanh khác. Có những ưu và khuyết điểm về vấn đề này; xem bài viết của Susan Heathfield về chính sách qua internet và email.
• Tôi nên lưu giữ những hồ sơ này như thế nào và ở đâu?

Bạn có thể giữ tất cả hồ sơ của mình ở vị trí thực tế, trong sổ ghi chép hoặc một hệ thống hồ sơ. Bạn cũng có thể muốn lưu giữ hồ sơ trên máy tính của bạn hoặc "trong đám mây" với tất cả các bản sao lưu thích hợp. Nó không quan trọng bạn lưu trữ những hồ sơ nào, miễn là chúng có thể được truy cập nhanh và hoàn toàn khi cần thiết. Tôi cần giữ những hồ sơ kinh doanh này trong bao lâu?

Bạn phải lưu giữ hồ sơ bao lâu tùy thuộc vào loại hồ sơ. Nó luôn luôn an toàn để giữ mọi thứ mãi mãi, nhưng điều đó sẽ làm cho bạn một chút áp đảo.

Giữ hồ sơ thuế cho đến khi bạn được đảm bảo rằng các hồ sơ đó sẽ không được kiểm toán. William Perez tại Kế hoạch thuế có các chi tiết về lưu giữ hồ sơ thuế. Giữ tất cả hồ sơ bạn sử dụng để chuẩn bị khai thuế doanh nghiệp của bạn, ngoài việc trả lại.

Hồ sơ nhân viên nên được lưu giữ miễn là có cơ hội mà bạn có thể cần đến chúng.

Điều này phụ thuộc vào loại bản ghi và loại hành động có thể được thực hiện đối với doanh nghiệp của bạn. Một số thông tin lưu giữ hồ sơ nhân viên phải được giữ theo luật. (Có, nó phức tạp.) Bạn cũng nên giữ các đơn xin việc làm ít nhất một năm.

IRS có một bài viết về việc giữ hồ sơ kinh doanh, cho mục đích thuế và các mục đích kinh doanh khác trong bao lâu.

Tôi làm cách nào để làm cho công việc này trở nên dễ dàng hơn?

1.

Tìm phần mềm kế toán doanh nghiệp tốt

và sử dụng nó. Tìm phần mềm cho phép bạn tự động thanh toán hoá đơn và cung cấp cho bạn 2. Tạo một hệ thống để thu thập thông tin, sau đó kiểm tra để đảm bảo nó chính xác, ghi lại tại nơi thích hợp, xem lại định kỳ, và thực hiện nó khi cần thiết. 3. Làm cho nó một thói quen.

Điều quan trọng nhất bạn có thể làm để làm cho hồ sơ kinh doanh dễ dàng hơn là tạo ra thói quen ghi lại những gì bạn đang làm trong kinh doanh của bạn khi bạn làm điều đó.

Điều này liên quan đến hồ sơ tài chính, nhưng bất kỳ loại hình giao dịch kinh doanh hoặc giao dịch với các bên khác. Đặt nó bằng văn bản và giữ những gì bạn đã viết.