Làm thế nào để phát triển chính sách công ty cho nhân viên

Xác định nhu cầu về chính sách

Bạn muốn có các chính sách và thủ tục cần thiết để đảm bảo một nơi làm việc an toàn, tổ chức, vui vẻ, nâng cao năng lực, không phân biệt đối xử. Tuy nhiên, bạn không muốn viết một chính sách cho mọi ngoại lệ đối với hành vi được chấp nhận và mong đợi. Sự phát triển chính sách dành cho nhiều nhân viên không chỉ trong một số trường hợp ngoại lệ.

Bạn không muốn tạo ra một kho chứa các chính sách kiểm soát hành động của nhiều nhân viên của bạn - khi bạn thực sự cần có đủ các chính sách để kiểm soát hành động của một số ít.

Do đó, bạn không muốn tạo ra các chính sách cho mọi tình huống khẩn cấp, do đó cho phép rất ít vĩ độ quản lý trong việc giải quyết nhu cầu cá nhân của nhân viên. Ngược lại, bạn muốn có các chính sách cần thiết, để nhân viên không bao giờ cảm thấy như thể họ cư trú trong một môi trường tự do cho tất cả các ưu đãi và điều trị không công bằng.

Nếu bạn có quá nhiều chính sách được cung cấp, bạn cũng tăng khả năng quản lý của bạn sẽ áp dụng chúng một cách không công bằng và không công bằng. Bạn tăng nhu cầu phát triển các hướng dẫn và công cụ truyền thông để đảm bảo rằng các chính sách là công bằng, nhất quán áp dụng và quản lý tốt.

Bạn cần đạt được sự cân bằng lành mạnh khi phát triển chính sách công ty mới. Đối với hầu hết các phần, bạn sẽ không cần phải xây dựng chính sách công ty mới miễn là bạn giải quyết các nhân viên đang hành xử theo những cách không phù hợp với nơi làm việc của bạn.

- 10 - 999 10 bước này sẽ đưa bạn từ việc xác định nhu cầu về một chính sách thông qua việc phân phối và tích hợp một chính sách.

Kiểm tra các hướng dẫn này để xem có cần chính sách hay không

Vì mỗi lý do được cung cấp về lý do chính sách có thể là cần thiết, ví dụ về các chính sách có thể thuộc loại cần thiết cho một chính sách được cung cấp. Một chính sách là cần thiết:

nếu hành động của nhân viên chỉ ra sự nhầm lẫn về cách thích hợp nhất để cư xử (quy tắc ăn mặc, email và chính sách Internet, sử dụng điện thoại thông minh),

• nếu cần hướng dẫn về cách xử lý thích hợp nhất các điều kiện khác nhau (các tiêu chuẩn về hành vi, chi tiêu đi lại, mua hàng của công ty),
• khi cần thiết để bảo vệ công ty một cách hợp pháp (kiểm tra liên tục về phí quấy rối, tuyển dụng không phân biệt và xúc tiến)
• để giữ cho công ty tuân thủ với các chính sách và luật pháp của chính phủ (FMLA, ADA, EEOC, mức lương tối thiểu),
• để thiết lập các tiêu chuẩn công việc nhất quán, các quy tắc và các quy định (kỷ luật tiến bộ, các quy tắc an toàn, các quy tắc phá vỡ, quy tắc hút thuốc) và
• và điều trị công bằng cho người lao động (quyền lợi hội đủ điều kiện, thời gian nghỉ hưởng lương, hỗ trợ học phí, thời gian mất mát, bồi thẩm đoàn).
• Có thể có các lý do khác, thêm vào đó, vì lý do bạn muốn phát triển một chính sách.Tuy nhiên, hãy nhớ rằng hành vi nghèo nàn của một nhân viên không nên đòi hỏi một chính sách ảnh hưởng đến tất cả các nhân viên khác.

Xác định Mục tiêu của Chính sách

Khi bạn xác định chính sách là cần thiết, hãy xác định mục tiêu bạn muốn đạt được khi viết chính sách cụ thể. Khi có thể, bạn sẽ muốn nói với nhân viên lý do tại sao bạn đang thực hiện chính sách.

Bạn cần có đủ chi tiết trong chính sách để làm cho vị trí của công ty rõ ràng, nhưng bạn không bao giờ có thể hy vọng bao quát được mọi tình huống tiềm năng được giải quyết bởi chính sách.

Do đó, mục tiêu với một chính sách là ngắn gọn và đơn giản. Nhận thức rằng điều này có thể không thực hiện được với các chính sách về các lĩnh vực như cách tiếp cận của Công ty đối với Đạo Luật Y Tế Gia Đình, phân biệt đối xử hoặc điều tra khiếu nại, hoặc hệ thống kỷ luật tiến bộ.

Tuy nhiên, bạn có thể nói thật nhiều về lái xe khi đang nói chuyện trên điện thoại thông minh? Vì vậy, sử dụng thông thường khi bạn xác định kết quả bạn muốn từ chính sách của bạn.

Thu thập thông tin

Phần này của TheBalance. com cung cấp chính sách mẫu cũng như nhiều trang web khác, mặc dù các công ty khác thường tính phí cho các chính sách của họ. Ngay cả các trang web có tính phí, cung cấp mẫu miễn phí để bạn có thể kiểm tra chính sách của họ.

Bạn sẽ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm một chính sách mẫu chính xác cho hoàn cảnh, ngôn ngữ và văn hoá của công ty bạn. Tuy nhiên, nghiên cứu trực tuyến và tìm các chính sách mẫu để cung cấp cơ sở để sửa đổi chính sách mẫu thay vì viết chính sách của bạn từ đầu.

Bạn cũng có thể đăng ký một dịch vụ cung cấp các ví dụ như chính sách nhân sự và các ví dụ. Các nguồn chính sách bên ngoài cũng được cung cấp trong thư mục mẫu chính sách này. Cuối cùng, Hiệp hội Quản lý Nhân sự (SHRM) cung cấp các mẫu chính sách cho các thành viên.

Trong một số trường hợp, bạn thậm chí có thể muốn nói chuyện với luật sư luật về luật lao động của bạn. Các công ty luật viết các chính sách chung cho khách hàng của họ mà bạn cũng có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn. Đặc biệt khi luật mới được thông qua hoặc Bộ Lao động ban hành các quy tắc mới, luật sư của bạn sẽ phát triển chính sách kèm theo.

Phát triển và viết chính sách

Với mục đích và mẫu trong tay, viết chính sách sử dụng các từ và khái niệm đơn giản. Nói chuyện trực tiếp với những người sẽ đọc, thi hành và sống theo chính sách.

Sau mỗi đoạn văn, hãy tự hỏi mình câu hỏi "nếu" để đảm bảo chính sách bao gồm những điều cơ bản và những ngoại lệ và câu hỏi bình thường.

Tuy nhiên đừng quá quan tâm đến vấn đề này; như đã nêu, không có chính sách bao giờ bao gồm mọi khả năng có thể.

Xem lại chính sách

Chọn một số nhân viên, hoặc thậm chí một nhóm thí điểm nhỏ, để đọc chính sách và hỏi bất kỳ câu hỏi nào họ có thể có về chính sách. Bài tổng quan này cung cấp phản hồi rằng nhân viên sẽ có thể hiểu và làm theo chính sách.

Viết lại chính sách dựa trên thông tin phản hồi.

Nhận Hỗ trợ Quản lý cho Chính sách

Rà soát chính sách với các nhà quản lý, những người sẽ phải lãnh đạo và có hiệu lực chính sách. Bạn sẽ muốn có sự hỗ trợ và quyền sở hữu chính sách của họ.Bạn sẽ bắt đầu quá trình này sớm hơn nhiều, thậm chí sớm nhất là khi bạn xác định nhu cầu về chính sách, nhưng sự hỗ trợ quản lý khi triển khai chính sách là rất quan trọng.

Có được sự xem xét pháp lý về chính sách

Nếu chính sách mang ý nghĩa pháp lý, bản chất của nó có liên quan đến cá nhân, có ý nghĩa cá nhân đối với nhân viên (chẳng hạn như thủ tục an ninh), bạn sẽ muốn luật sư của bạn xem lại chính sách trước khi phân phối các chính sách hơn nữa.

Đảm bảo bạn liên lạc với luật sư của mình rằng bạn không muốn chính sách được viết lại trong

pháp nhân . Bạn muốn chính sách được xem xét về những hàm ý pháp lý và từ ngữ thích hợp. Thực hiện chính sách

Trong các nhóm nhỏ, riêng lẻ, hoặc trong một cuộc họp của công ty, tùy thuộc vào bản chất gây tranh cãi của chính sách và sự dễ dàng mà nó sẽ được hiểu, phân phối và xem lại chính sách mới. Cung cấp cho nhân viên cơ hội đặt câu hỏi.

Chính sách nên luôn bao gồm chính sách về một mẩu giấy với nhân viên ký trên tờ thứ hai.

Nhân viên có thể đăng nhập mà họ đã nhận và hiểu chính sách, nhưng vẫn giữ lại bản sao cho các tệp của họ.

Tuyên bố đăng ký chính sách mẫu

Đây là một tuyên bố ký kết mẫu để sử dụng:

Tôi thừa nhận đã nhận được và hiểu rõ về (Chính sách Công ty của bạn). Chính sách có hiệu lực (Ngày) cho đến khi có thông báo mới.

_______________________________________________________

Chữ ký của nhân viên

_______________________________________________________

Tên nhân viên (vui lòng in)

________________________________

Ngày

Quyết định bạn sẽ truyền đạt chính sách trong tương lai

Bao gồm chính sách sổ tay nhân viên của bạn. Bạn cũng có thể muốn chính sách trở thành một phần của Định hướng nhân viên mới của bạn.

Một số công ty đặt các chính sách trong mạng intranet của họ hoặc trong một thư mục chính sách trên ổ đĩa thông thường của mạng máy tính. Xác định liệu bạn sẽ muốn phân phối chính sách bằng các phương pháp bổ sung.

Bạn cũng sẽ muốn lưu trữ và ngày tháng các chính sách cũ mà chính sách này thay thế. Bạn có thể cần chúng để hợp pháp hoặc tài liệu tham khảo khác trong tương lai.

Giải thích và Tích hợp Chính sách

Bất kể bạn viết gì trong chính sách, việc áp dụng chính sách sau này của bạn và thực tiễn công việc sẽ xác định ý nghĩa thực sự của chính sách. Nghĩ

nhất quán và công bằng khi bạn giải thích chính sách theo thời gian. Khi bạn thấy các thực tiễn của mình khác với chính sách bằng văn bản, đã đến lúc xem xét và viết lại chính sách và chu kỳ bắt đầu lại.

Khước từ:

Xin lưu ý rằng các thông tin được cung cấp, mặc dù có thẩm quyền, không đảm bảo tính chính xác và hợp pháp. Trang web được đọc bởi một luật lệ và quy định về khán giả và tuyển dụng trên toàn thế giới và các quy định khác nhau giữa các tiểu bang và quốc gia. Vui lòng tìm kiếm trợ giúp pháp lý hoặc hỗ trợ từ các nguồn lực chính phủ của Nhà nước, Liên bang hoặc Quốc tế để đảm bảo một số giải thích pháp lý và quyết định của bạn là chính xác cho vị trí của bạn. Thông tin này là hướng dẫn, ý tưởng, và hỗ trợ.