Việc tạo một chương trình Cho hàng tháng cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn

Bạn có muốn giảm chi phí gây quỹ, tăng giá trị lâu dài của các nhà tài trợ của bạn, trong khi làm cho nó dễ dàng nhất có thể cho các nhà tài trợ của bạn để cung cấp cho một cách thường xuyên? Có vẻ như quá tốt là đúng, nhưng bằng cách tạo một chương trình quà tặng thành công trước, bạn thực sự có thể đạt được tất cả những lợi ích này cho tổ chức của bạn.

Quà tặng Có Trướ

Quà được ủy quyền trước (thường được gọi là định kỳ, hàng tháng, trợ cấp thường xuyên) chỉ là cam kết mà nhà tài trợ đã cho phép tổ chức của bạn tự động thu thập một khoản tiền cụ thể mỗi tháng (hoặc chu kỳ khác).

Việc ủy ​​quyền có thể kéo dài trong một khoảng thời gian cụ thể, hoặc tốt nhất có thể là trong khoảng thời gian không xác định (ví dụ: vĩnh viễn cho đến khi nhà tài trợ chọn ngừng). Dĩ nhiên, điều này có nghĩa là các nhà tài trợ của bạn không bao giờ phải đưa ra quyết định khác hay không.

Quà tặng có thể uỷ quyền có thể được thu thập bằng một số hình thức chuyển tiền điện tử (EFT), bao gồm thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc bằng ghi nợ trực tiếp vào tài khoản kiểm tra hoặc tiết kiệm của người hiến tặng.

Mặc dù thanh toán bằng thẻ tín dụng có xu hướng phổ biến hơn với các nhà tài trợ, bản thảo ngân hàng (thường được gọi là các giao dịch ACH do chúng được xử lý thông qua Hệ thống Tự động Thanh toán bù trừ của Cục Dự trữ Liên bang (ACH)) cung cấp lợi thế độc đáo, chẳng hạn như chi phí thấp hơn và không có ngày hết hạn.

Tại sao nên thiết lập một chương trình cho phép trước?

Có rất nhiều lợi ích để phát triển một chương trình cho phép trước, theo Harvey McKinnon, tác giả của

Hidden Gold và là một cơ quan hàng đầu về các chương trình hiến hàng tháng.

Cuốn sách của ông đưa ra danh sách sau đây về một số lợi thế hấp dẫn.

Giảm chi phí gây quỹ của bạn

• Thu nhập sẽ tăng theo thời gian
• Tăng thu nhập hàng năm
• Tạo mối quan hệ tốt hơn với các nhà tài trợ của bạn
• Nhà tài trợ sẽ tiếp tục cho
• Theo nghiên cứu do MasterCard International tài trợ, chỉ có 3% các nhà tài trợ báo cáo sử dụng thẻ tín dụng để thực hiện đóng góp tự động, nhưng 28% nói rằng họ có thể hoặc chắc chắn cân nhắc việc thực hiện các khoản đóng góp định kỳ nếu nó được cung cấp cho họ bởi tổ chức từ thiện được lựa chọn của họ.
• Khả năng chưa được khai thác trong việc đưa ra một lựa chọn cho phép trước khi được ủy quyền được chứng minh bằng sự thành công của các tổ chức đã bắt đầu chương trình. Ví dụ, Hành động Hòa bình hiện đang xử lý hàng nghìn khoản đóng góp trước khi ủy quyền mỗi tháng, trung bình từ 30 đến 40 000 đô la cho quà tặng.
• Cách Thực hiện Chương trình Đóng góp Định kỳ

Việc thiết lập một chương trình thành công sẽ đòi hỏi nhiều bước:

Hướng dẫn nhân viên và nhà tài trợ của bạn về các khoản đóng góp định kỳ qua EFT.

Phát triển các phương thức chào mời để thu hút sự đóng góp định kỳ.

Đảm bảo bạn có công nghệ để dễ dàng quản lý và xử lý quà tặng định kỳ.

• Thử nghiệm quy trình và thủ tục.
• Vai trò của công nghệ
• Có lẽ công cụ quan trọng nhất trong việc tạo ra và duy trì một chương trình quà tặng thành công là việc Harvey McKinnon gọi là "hệ thống back-end hiệu quả và đáp ứng". Bao gồm hệ thống quản lý nhà tài trợ và xử lý giao dịch thẻ tín dụng và thẻ tín dụng.
• Hệ thống quản lý nhà tài trợ

Một hệ thống quản lý nhà tài trợ tốt không chỉ đơn giản là cơ sở dữ liệu của các nhà tài trợ và triển vọng.

Nó phải cung cấp cho bạn các công cụ giúp bạn xử lý nhanh chóng và dễ dàng nhiều công việc liên quan đến chương trình quà tặng trước đây của bạn (cũng như các nỗ lực gây quỹ khác của bạn), chẳng hạn như:

Duy trì thông tin nhà tài trợ / cấu thành hoàn chỉnh Mặc dù nhiều tổ chức phi lợi nhuận bắt đầu chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng đối với các khoản thanh toán bằng thẻ tín dụng dù là tặng trực tuyến hay một lần, điều quan trọng là phải nhận ra rằng các giao dịch định kỳ được ủy quyền trước thường được xử lý theo lô và do đó chúng có một số thuộc tính duy nhất. Bạn chắc chắn không muốn lãng phí thời gian và tăng cơ hội lỗi bằng cách nhập số thẻ tín dụng và số tiền vào một thiết bị đầu cuối thẻ tín dụng mỗi tháng.

Như chúng tôi đã lưu ý, bạn có thể muốn cung cấp tùy chọn thanh toán bằng ghi nợ trực tiếp (ACH), yêu cầu phải có một loại tài khoản xử lý khác.

Hãy coi chừng các giải pháp xử lý EFT không tích hợp với hệ thống quản lý của nhà tài trợ của bạn. Mặc dù họ có thể cho phép bạn tự động hoá quá trình tạo và thu thập các giao dịch, bạn có thể sẽ từ bỏ một số lợi ích quan trọng.

• Kết luận
• Một chương trình quyên góp định kỳ là một cách tuyệt vời để tăng giá trị suốt đời của các nhà tài trợ của bạn đồng thời giảm chi phí gây quỹ và nỗ lực. Phát triển một chương trình hiến tặng định kỳ có hiệu quả đòi hỏi bạn phải đào tạo đúng cách cho nhân viên và nhà tài trợ, nhắm mục tiêu cẩn thận và thử nghiệm những lời chào mời nhằm thu hút người tham gia và đảm bảo rằng bạn có các hệ thống back-end hiệu quả và đáp ứng (quản lý nhà tài trợ và xử lý giao dịch) để giảm thiểu các nỗ lực hành chính. Mặc dù thành công có thể mất thời gian và công sức, nhưng kết quả cuối cùng cũng rất đáng.
• Bài viết này đã được cung cấp bởi DonorPerfect
• .