Làm thế nào để Thực hiện Các cuộc họp hiệu quả

Bạn có sợ hãi khi tham dự cuộc họp nhân viên hàng tuần không? Bạn có bao giờ thấy mình đang ngồi ở đó, xoáy bút của bạn, và chống lại sự cám dỗ để lướt qua Điện thoại thông minh của bạn, tự hỏi tại sao bạn ở dưới đất khi bạn có rất nhiều việc khác để làm? Hoặc tệ hơn, bạn có đứng đầu bảng dẫn dắt cuộc họp khi bạn quan sát sự không quan tâm của người khác? Bạn không đơn độc. Các cuộc họp kém quản lý là một kẻ giết người có năng suất và chắc chắn họ không giúp tinh thần cho nhân viên.

Nói lời tạm biệt với những cuộc họp nhàm chán và học cách tổ chức những buổi họp hiệu quả để nhân viên tham gia và động viên.

7 Lời khuyên cho các cuộc họp hiệu quả

Thiết lập Mục tiêu của Cuộc họp

Trước khi gửi một cảnh báo cuộc họp và đặt nó vào lịch, hãy tự hỏi tại sao bạn lại muốn tổ chức cuộc họp và xác định mục tiêu. Đó có phải là cuộc họp để đưa nhân viên lên kế hoạch thay đổi quản lý? Bạn đang đưa ra quyết định về một dự án? Có phải là một phiên thảo luận về một chiến lược kinh doanh mới? Hãy chắc chắn rằng thu thập nhân viên trong một căn phòng để thảo luận mặt đối mặt và tương tác là cần thiết cho mục tiêu của bạn; nếu mục đích của cuộc họp là cập nhật trạng thái, có thể gửi email nhóm là sử dụng tốt hơn thời gian của mọi người.

Thông báo Mục đích của Cuộc họp

Khi mời người khác đến cuộc họp của bạn, hãy rõ ràng về mục đích của cuộc họp. Điều này sẽ không chỉ giúp bạn tập trung mà còn cho phép nhân viên tham dự cuộc họp chuẩn bị bằng văn bản hoặc với những suy nghĩ về vấn đề hiện tại.

Truyền thông rất cần thiết cho một cuộc họp hiệu quả.

Chọn lọc về Người tham dự

Không ai đánh giá cao việc tham dự một cuộc họp không liên quan đến họ hoặc công việc của họ. Xác định ai thực sự cần ở đó và tại sao. Đầu vào của bạn cần là gì? Những đồng nghiệp phải tham gia và có thể sẽ có câu hỏi về vấn đề này?

Nếu ai đó trong danh sách của bạn chỉ cần được thông báo về những gì đã được thảo luận, sau đó làm cho họ một lợi và đưa họ khỏi danh sách. Chúng có thể dễ dàng cập nhật bằng một email tiếp theo. Thời gian là có giá trị và không nhà tuyển dụng nào muốn gây ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất bằng cách đưa nhân viên ngồi vào những cuộc họp không cần thiết.

Bạn phải tạo một chương trình họp

Tổ chức một cuộc họp mà không có một chương trình nghị sự cuộc họp nào đó giống như leo vào thuyền buồm và hy vọng gió sẽ đưa bạn đến nơi bạn muốn đi. Bạn sẽ - theo nghĩa đen - bị mất trên biển. Chương trình họp của bạn sẽ hướng dẫn bạn tới điểm đến cuối cùng. Bao gồm các chủ đề cần thảo luận và ai sẽ giải quyết từng mục nếu những người khác đang tham gia. Gửi email lịch trình cho người tham dự trước thời hạn để mọi người đều biết điều gì sẽ xảy ra và chuẩn bị.

Giữ kế hoạch của bạn

Thậm chí cuộc họp được lên kế hoạch tốt nhất sẽ đi chệch hướng nếu cuộc thảo luận bị trật bánh và đi theo các chủ đề tiếp theo. Đây là lý do tại sao hầu hết các cuộc họp không đạt được mục tiêu của họ - họ không đứng vững. Khi bắt đầu cuộc họp, thiết lập các quy tắc cơ bản và phân bổ thời gian cụ thể cho từng mục trong chương trình làm việc cũng như cuộc họp tổng thể. Ví dụ: "Cảm ơn bạn đã đến ngày hôm nay. Thời gian của mọi người có giá trị và mục tiêu của tôi là giữ cuộc họp này chưa đầy một giờ.

Chúng ta hãy bám sát các đồ vật trong tay và dành thời gian thảo luận về những chủ đề khác. "Rein trong bất cứ ai đang độc quyền thảo luận hoặc giới thiệu các chủ đề, chứ không phải trong chương trình nghị sự.

Giữ họ tham gia

Hỗ trợ trực quan giúp bạn tập trung vào cuộc họp chứ không phải trên điện thoại hoặc đồng hồ. Đăng chương trình nghị sự về một Ban Thông minh ở phía trước phòng. Dự án hình ảnh lên một màn hình lớn bằng máy tính; bất cứ điều gì để giữ cho mắt của họ lên phía trước.

Tóm tắt cuộc họp

Kể cả khi rời khỏi cuộc họp và có một bữa tiệc ngoài trời hoàn toàn khác với đồng nghiệp của bạn? Đảm bảo điều này không xảy ra với cuộc họp của bạn bằng cách gửi email theo dõi trong vòng 24 giờ. Bao gồm một bản tóm tắt, nêu bật các chủ đề chính được giải quyết, nhiệm vụ được giao và cho biết thời hạn. Gửi ra một cách kịp thời sẽ đảm bảo rằng người tham dự không đi sai hướng.