Làm thế nào để tạo một chương trình gợi ý nhân viên

Những sai lầm của một chương trình gợi ý của nhân viên bị bệnh rất nhiều, huyền thoại và thường xuyên nhất - tránh được. Một chương trình giới thiệu nhân viên được xây dựng cẩn thận, được khởi xướng với cam kết của tổ chức, sự rõ ràng và truyền thông liên tục có thể tích cực ảnh hưởng đến thành quả của bạn và động lực và sự nhiệt tình của nhân viên.

Một chương trình gợi ý của nhân viên bị vạch trần, vội vã khởi động, không xác định có thể làm cho mọi người thất vọng, tạo ra ác ý, hoài nghi và hiểu nhầm.

Công ty của bạn có cần Chương trình Khuyến khích Nhân viên?

Trước khi triển khai một chương trình giới thiệu nhân viên, hãy xem xét văn hóa doanh nghiệp của bạn. Bạn hiện đang nhận những ý tưởng tươi mới và chu đáo?

Các ý kiến ​​của nhân viên đã được tập trung vào bề mặt trong các cuộc họp của nhân viên và trong cuộc trò chuyện bình thường không? Nếu có, có thể các phương pháp phi chính thức hơn để nuôi dưỡng những ý tưởng mới được bảo đảm chứ không phải là một chương trình gợi ý của nhân viên.

Có lẽ bạn có thể lên lịch các buổi thảo luận của phòng ban hoặc tạo ra các ý tưởng về các chủ đề cụ thể trong các phần của cuộc họp nhân viên hàng tuần của bạn. Bạn có thể thiết lập một ngày một tháng cho bữa tiệc trưa tại đó mọi nhân viên được yêu cầu trình ít nhất một ý tưởng.

Bạn có thể yêu cầu quản lý của bạn đưa ra ba ý tưởng nhân viên cho cuộc họp của mỗi người quản lý. Sáng tạo phục vụ bạn tốt trong thế hệ ý tưởng.

Nếu không, tôi sẽ bắt đầu bằng cách hỏi văn hóa của bạn hiện đang giằng co những ý tưởng gì? Các vấn đề này có tiếp tục tồn tại khi bạn triển khai một chương trình giới thiệu nhân viên không?

Nếu vậy, chương trình đề xuất nhân viên thành công của bạn phải loại bỏ hoặc phá vỡ các khối đường này.

Tôi không phải là một fan hâm mộ của các chương trình gợi ý của nhân viên vì họ là khó sử dụng, khó theo kịp, mất thời gian, có thể gây ra cảm giác khó khăn hơn những kết quả tích cực và phải được quản lý chặt chẽ.

Các yếu tố trong một chương trình gợi ý thành công nhân viên

Tôi đã thấy vài chương trình giới thiệu nhân viên thành công, nhưng các chương trình gợi ý của nhân viên đã thành công trong việc chia sẻ các yếu tố thành công chung. Bạn có thể tạm dừng ở số yếu tố mà tôi cho là quan trọng đối với sự thành công của chương trình đề xuất nhân viên, nhưng là những yếu tố chung cho bất kỳ quá trình làm việc thành công nào cần thời gian của nhân viên và tạo cơ hội cho phần thưởng và công nhận đáng kể.

Nếu bạn theo đuổi chương trình giới thiệu nhân viên, những điều sau đây phải xảy ra để thành công.

Bổ nhiệm một nhóm đánh giá đề xuất chức năng chéo

Một nhóm chức năng chéo phải xem xét các đề xuất phải được công nhận trong vòng 48 giờ. Nếu nhóm này là tất cả các nhà quản lý, hoặc tất cả các giám đốc, nó có thể được coi là không liên lạc hoặc ngăn chặn sự thay đổi.Tuy nhiên, nó sẽ có quyền thực hiện các đề xuất mà nó nhận được.

Nếu nó liên quan đến các nhân viên khác, quá trình này có thể mất thời gian và được cảm thấy để phục vụ lợi ích của bản thân. Thỏa thuận quản lý cao cấp và quyền sở hữu trở thành bước thứ hai trong quá trình phê duyệt. Mọi người trong nhóm phải sẵn sàng thay đổi và sẵn sàng để hỏi "tại sao không" chứ không phải là "tại sao"?

Tài chính, đặc biệt và tất cả các phòng ban khác phải được đại diện trong nhóm đánh giá đề xuất.

Nếu giám đốc hoặc giám đốc xem xét các đề xuất, việc xem xét phải là một phần của cuộc họp định kỳ, với những đề xuất phân phối và xem xét trước.

Nếu nhóm gặp thường xuyên hơn hàng tháng, nó sẽ trở thành công việc nhiều hơn những người thường sẵn sàng làm. Xoay vòng các thành viên của nhóm này 4-6 lần một năm, nhưng không phải tất cả các thành viên cùng một lúc, nếu đội ngũ nhân viên chéo chức năng là xe đánh giá đề xuất đã chọn của bạn. Sự lựa chọn của các thành viên trong đội cho nhóm đánh giá đề xuất nên phản ánh hoạt động kinh doanh nói chung được thực hiện như thế nào trong nền văn hoá của bạn.

Dưới đây là ý tưởng thiết kế và quản lý chương trình đề xuất nhân viên hiệu quả - vượt quá hộp đề xuất.

Quy trình quyết định cho việc đệ trình và xem xét các đề xuất trong chương trình đề xuất của nhân viên phải được thông báo công khai. Chia sẻ tất cả các nguyên tắc và đặc biệt, các mục tiêu mà bạn đang cố gắng đạt được, bằng cách bắt đầu chương trình đề xuất của nhân viên.

Thiết lập Hướng dẫn cho Chương trình Gợi ý Nhân viên của Bạn

Bạn sẽ cần phải đặt ra các nguyên tắc như chủ đề nào sẵn sàng đề xuất.

Những điều này có thể bao gồm những ý tưởng ảnh hưởng đến tiết kiệm chi phí, chất lượng, năng suất, cải tiến quy trình, tạo thu nhập và nâng cao tinh thần.

Nếu không, khi một khách hàng ở Florida phát hiện ra khi anh hứa $ 25 cho mỗi gợi ý của nhân viên; ông đã nhận được một loạt các đề nghị của nhân viên như: đặt máy kem trong phòng ăn trưa, đặt một máy bắp ngô trong phòng ăn trưa và bất kỳ nhân viên nào đáp ứng số sản xuất hàng ngày của họ có thể về nhà bất kể thời gian trong ngày .

Một gợi ý của nhân viên cần nhiều hơn một đề xuất. Nó phải cung cấp một số chi tiết về cách người đề xuất nghĩ rằng gợi ý nên được thực hiện. Thật dễ dàng để gạt bỏ một ý tưởng, tôi sẽ yêu cầu thêm chi tiết kèm theo ý tưởng - không phải là một kế hoạch hành động đầy đủ - nhưng ít nhất chi tiết hơn là một ý tưởng.

Chắc chắn yêu cầu "tại sao" và "như thế nào" ý tưởng sẽ ảnh hưởng đến công ty, bao gồm cả một phân tích tiết kiệm chi phí.

Đồng thời, trong các tham số này, quá trình đề xuất nên đơn giản. Tôi đã từng biết một công ty có mẫu đề xuất dành cho nhân viên gồm ba trang mà các nhà quản lý đã tự hỏi tại sao họ không nhận bất kỳ đề xuất nào của nhân viên.

Những ý tưởng được kết hợp với công việc của một người không nên được xem xét, hoặc nên được giải quyết theo những cách khác nhau.

Tại Toyota, hàng triệu gợi ý được tạo ra mỗi năm. Tôi hiểu rằng lý do họ có nhiều đề xuất của nhân viên là nhân viên tập trung chủ yếu vào việc cải thiện công việc của họ.

Nhân viên nghĩ về một ý tưởng cải tiến, chia sẻ nó với người giám sát của mình và sau đó, nếu được bảo đảm, ý tưởng được thực hiện ngay lập tức. Không có quá trình tốn nhiều thời gian hoặc nhóm người quản lý phải xem xét hầu hết các ý tưởng. Trong kịch bản này, các nhà quản lý phải có khả năng thưởng cho những người có ý tưởng phù hợp với các thông số của chương trình.

Thêm Hướng dẫn cho Chương trình Tư vấn Thành công của Bạn

Bạn cần chỉ định một quản trị viên cho chương trình giới thiệu nhân viên sẽ đảm bảo quá trình di chuyển như đã hứa. Một công ty sản xuất cỡ trung bình của Michigan đã tự tìm thấy danh sách hơn một trăm đề xuất bị sa lầy trong một ủy ban đánh giá để trì hoãn các cuộc họp. Thật là một sự bùng nổ tinh thần cho những người đã hy vọng chuyển những lời đề nghị đó để xem xét!

Thông báo công khai quy trình đã được quyết định bằng tất cả các nguyên tắc và đặc biệt là các mục tiêu mà bạn đang cố gắng thực hiện bằng cách bắt đầu chương trình đề xuất nhân viên. Thiết lập các hướng dẫn như các chủ đề mở cho các đề xuất: tiết kiệm chi phí, chất lượng, năng suất, cải tiến qui trình, ý tưởng tạo thu nhập và động viên nhân viên được cải thiện và tinh thần tích cực.

Người quản lý cấp cao cần phải vô địch chương trình giới thiệu nhân viên và ngồi vào ủy ban thẩm định. Điều này làm tăng uy tín của chương trình giới thiệu nhân viên và làm cho người đề xuất cảm thấy quan trọng.

Tìm mười "musts" quan trọng hơn cho chương trình đề xuất nhân viên thành công.

Dưới đây là ý tưởng thiết kế và quản lý chương trình đề xuất nhân viên hiệu quả - vượt quá hộp đề xuất.

Khen thưởng và Khen thưởng trong Chương trình Khen ngợi của Nhân viên

Phần thưởng cho các đề xuất được thực hiện phải được xác định rõ ràng ở đầu. Nếu ý kiến ​​của nhân viên là một ý tưởng tiết kiệm chi phí, trong nhiều chương trình khuyến nghị nhân viên, nhân viên nhận được một phần trăm của việc tiết kiệm chi phí: thường thì giải thưởng này có thể bằng 20%-20% tiết kiệm chi phí đã được chứng minh.

Khi suy nghĩ về chương trình đề xuất nhân viên của bạn, nhận ra rằng tiết kiệm chi phí rất khó "chứng minh" nếu bạn không có con số tốt xác định quy trình trước khi đề xuất nhân viên được thực hiện. Vì vậy, thường là bước đầu tiên trong việc thực hiện đề xuất tiết kiệm chi phí là "đo lường" quy trình để đảm bảo bạn biết quá trình hiện đang hoạt động như thế nào.

Các ý tưởng quy trình khác, ít đo lường được cần phải có một phần thưởng tiêu chuẩn được chỉ định. Thông thường, sự công nhận là quan trọng nhất đối với nhân viên.

Phần thưởng có thể bao gồm hàng hóa có logo của công ty, giấy chứng nhận quà tặng, bữa trưa với người quản lý lựa chọn của nhân viên, bữa tối giải thưởng hàng quý và các điểm thu mua các mặt hàng đắt tiền hơn từ catalog.

Quả thật, do khó khăn trong việc đo lường kết quả của nhiều ý kiến ​​đóng góp của nhân viên, một số công ty cung cấp những phần thưởng công nhận ngay cả khi các ý tưởng được thêm vào dòng tiền đáng kể. Theo kinh nghiệm của tôi, đây không phải là động lực thúc đẩy khi nhân viên nhận được một phần khoản tiết kiệm được thực hiện trong một khoảng thời gian xác định như một năm.

Phản hồi trong Chương trình Gợi ý Nhân viên của Bạn

Thông tin phản hồi cho những người có đề nghị riêng tư, đặc biệt nếu ý tưởng đó bị từ chối. Nếu không, mọi người sẽ không khăng khăng để dính cổ của họ ra bằng cách cung cấp out-of-the-bình thường, và có thể là những lời đề nghị hiệu quả nhất của bạn.

Mặt khác, khi gợi ý của nhân viên được thực hiện và kết quả là phần thưởng, tôi sẽ công khai thừa nhận đóng góp tại cuộc họp của nhân viên, với sự cho phép của nhân viên có liên quan.

Ngoài ra, bạn có thể đăng đề nghị của nhân viên, tên của nhân viên trong nhóm thực hiện và phần thưởng được đưa ra.

Giữ các chương trình gợi ý của nhân viên tham gia theo tiến độ của các đề xuất của họ trong chương trình là quan trọng hơn cung cấp suggester với câu trả lời nhanh. Nhân viên chỉ muốn biết điều gì đang xảy ra với ý tưởng của họ.

Trong nhiều tổ chức, các đề xuất dường như biến mất trong một lỗ đen mà từ đó họ không thể xuất hiện trong nhiều tháng - đảm bảo thất bại cho chương trình đề xuất của nhân viên.

Cách tiếp cận phổ biến để thực hiện đề xuất là bao gồm cả người thực hiện trên bất kỳ nhóm thực hiện nào. Điều này cũng giữ các đề xuất chuyển trong hợp lý. Ít nhất, nếu một gợi ý được chấp nhận, bạn cần phải có một thời gian để thực hiện mà suggester là nhận thức và hiểu được.

Thêm Con trỏ cho Chương trình Đề xuất Thành công của Bạn

Các chương trình giới thiệu nhân viên cần nhấn mạnh chất lượng của các đề xuất thay vì số lượng các đề xuất. Nhiều chương trình khuyến khích điều ngược lại, đó là một trong những lý do khiến mọi người trở nên dễ nản lòng với họ; họ không cung cấp nhiều bang cho tiền và thời gian đầu tư.

Tôi không tin vào những gợi ý của nhân viên ẩn danh.

Mọi người nên sẵn sàng công khai đứng sau những ý tưởng của họ. Ít nhất, đó là loại văn hoá công ty tôi hy vọng bạn đang khuyến khích trong tổ chức của bạn.

Trên thực tế, Peter Block, một trong những nhà hoạt động phát triển tổ chức quan trọng nhất hiện nay, phản đối bất kỳ phản hồi nặc danh nào (từ các cuộc điều tra nhân viên …) vì những phản hồi về văn hoá vô danh khuyến khích. Liệu một số nhân viên có thể không đưa ra gợi ý? Có thể, nhưng hãy tự hỏi bạn muốn tạo ra công ty nào? Khuyến khích sự can đảm của tổ chức.

Khen thưởng không chỉ những nhân viên đã gửi những ý tưởng trúng thưởng. Khen thưởng và công nhận những người quản lý và người giám sát đã làm tốt công việc của cả khuyến khích nhân viên đề xuất và thoát khỏi quá trình tiến bộ.

Xem xét bao gồm cả khách hàng và nhà cung cấp như những người đề xuất, đặc biệt khi chương trình đề xuất nhân viên của bạn trưởng thành và thành công.

Tôi đã thấy nhiều chương trình gợi ý thực hiện trong ba mươi năm qua. Hầu hết thất bại vì sự thất bại của các tổ chức để chú ý đến những điểm này.

Mọi người thường có xu hướng bắt đầu những chương trình không rõ ràng, mờ mà không xác định phần thưởng, chiến lược triển khai và các hệ thống truyền thông. Mọi người, những người không nhận được phản hồi kịp thời, ngừng gửi ý tưởng.

Nếu mọi ý tưởng trở thành một "lý do tại sao chúng ta nên" chứ không phải là "tại sao chúng ta không nên", mọi người sẽ bị chán nản một cách nhanh chóng. Quá trình trở thành một trò đùa. Hoặc, đơn giản là bỏ qua. Có bao nhiêu hộp gợi ý trống rỗng đang ngồi trong các công ty ở Mỹ? Hơn tôi quan tâm đếm. Sử dụng các đề xuất này để đảm bảo chương trình đề xuất nhân viên của bạn phát triển mạnh.