Kế hoạch tổ chức sự kiện của công ty 101: Chuẩn bị cho cuộc họp của khách hàng đầu tiên

Gần đây, bạn đã khởi chạy kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn và khách hàng tiềm năng đã bắt đầu chú ý đến bạn. Chúc mừng! Có một mục đích cho tất cả công việc khó khăn của bạn và lập kế hoạch!

Rất sớm, bạn sẽ được mời đến cuộc họp khách hàng đầu tiên của bạn và đây là nơi đào tạo lập kế hoạch sự kiện của bạn đáp ứng được đường. Nhưng chỉ cần làm thế nào để các nhà hoạch định cuộc họp có kinh nghiệm nhất chuẩn bị cho việc tiếp xúc đầu tiên mà vẫn quan trọng đầu tiên?

Nhận bộ công cụ lập kế hoạch sự kiện của bạn đã sẵn sàng và đọc để tìm hiểu thêm!

Trước cuộc họp đầu tiên Cuộc họp đầu tiên của bạn

Có, cuộc sống của bạn như là một người lập kế hoạch gặp gỡ sẽ rất sôi động vào thời gian và nghiên cứu khách hàng của bạn có chiều sâu có vẻ như không có thứ hạng cao trong danh sách kiểm tra kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn, nhưng không bỏ qua bước đầu tiên !

Dành thời gian để lướt qua các trang đầu tiên trong báo cáo hàng năm của khách hàng của bạn (thường có trên mạng), các bài đăng trên blog, tweet hoặc trang Facebook sẽ cung cấp cho bạn những hiểu biết không thể tin được về các mục tiêu kinh doanh của khách hàng mới của bạn và sẽ giúp bạn tổ chức cuộc họp đầu tiên của bạn với một mức độ chuyên nghiệp mà sẽ trở thành tiêu chuẩn của bạn.

Nhưng điều gì sẽ xảy ra khi khách hàng của bạn không có sự hiện diện trực tuyến? Một số chuyên gia hoạch định sự kiện của công ty có mức lương sáu con số yêu cầu người quen của họ biết thông tin hữu ích về việc liên hệ với họ: ví dụ: họ là những người cuồng tín thực phẩm sức khoẻ hay họ thích thịt và khoai tây?

Họ có thích một nhãn hiệu cà phê đặc biệt không?

Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ giúp bạn đề xuất một vị trí tuyệt vời cho cuộc họp đầu tiên của bạn và giúp bạn có được ơn tốt đẹp của khách hàng trước khi bạn đáp ứng.

Việc bắt tay ban đầu: Thu hút sự tin tưởng của khách hàng mới của bạn

Bước tiếp theo trong danh sách kiểm tra kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn là bắt đầu bằng cách chiếu hình ảnh chuyên nghiệp ngay từ lúc bắt tay với khách hàng mới.

Hãy nhớ rằng: một cái bắt tay nhanh và một nụ cười chân thật nói rằng "Tôi đang mong được làm việc với bạn" đi một chặng đường dài hơn một nhà thiết kế đắt tiền!

Đây là một mẹo khác: bạn có thể gây ấn tượng với khách hàng của mình - không phải tốn một xu nào - bằng cách đến cuộc họp của bạn với một bài trình bày được cá nhân hoá có đặc điểm nhận dạng thương hiệu của họ. Chỉ cần sử dụng trình xử lý văn bản của bạn để sao chép và dán tên và biểu tượng của khách hàng của bạn (nếu có) trong Power Point.

Như bạn biết, các công ty và cá nhân tiêu tốn rất nhiều năng lượng để phát triển thương hiệu của họ, và sự chú ý này sẽ được khách hàng của bạn chú ý đến

Bao gồm các căn cứ của bạn … trong khi tạo ra bức tranh lớn

Thế giới lập kế hoạch sự kiện của công ty có ý nghĩa rất nhiều giữa khách hàng và người lập kế hoạch cuộc họp, do đó bạn không cảm thấy như thể bạn phải chạm vào mỗi chi tiết duy nhất với khách hàng mới của bạn ở giai đoạn này.

Tuy nhiên, với tư cách là người lập kế hoạch cuộc họp, bạn làm muốn rời khỏi cuộc họp ban đầu này với một sự hiểu biết rõ ràng về những điểm chính sau đây:

• Tại sao sự kiện này diễn ra? Đó có phải là sự kiện hàng năm hay một lần? Sự kiện này sẽ thu hút sự chú ý đến một thứ gì đó đặc biệt (một sản phẩm mới, một buổi prom hoặc một mốc kinh doanh)?
• Có bao nhiêu giờ / ngày / tuần là sự kiện được lên lịch để chạy?
• Ai sẽ tham gia? Liệu họ có mang theo vợ / chồng và / hoặc con cái cùng không? Có một hoặc nhiều khách VIP tham dự không?
• Sự kiện này đã diễn ra trước đây chưa? Nếu vậy, điều gì đã xảy ra đúng và bài học về cách ăn ở là gì?
• Sự kiện này sẽ mang lại ấn tượng gì cho người tham gia?
• Đầu tư của khách hàng của bạn cho sự kiện này là gì?

Cần lưu ý cẩn thận các câu trả lời cho những câu hỏi này trong hộp đựng sự kiện của bạn để bạn có thể tham khảo chúng ở bất cứ thời điểm nào nếu bạn cảm thấy mọi thứ có thể đang di chuyển theo một hướng khác với những gì khách hàng của bạn ban đầu hình dung.

Đối với mọi khách hàng lập kế hoạch sự kiện của công ty bạn, hãy đảm bảo rằng họ cũng thông báo cho bạn biết ai sẽ có khả năng ra quyết định vào ngày sự kiện diễn ra. Điều này dường như nhỏ thông tin sẽ được vàng tuyệt đối khi một trong những người tham gia sự kiện yêu cầu một phút cuối thay đổi chương trình nghị sự sự kiện của bạn!

Một cuộc họp khách hàng ban đầu đã được suy nghĩ cẩn thận sẽ cho phép bạn viết bản lý lịch của cuộc thảo luận của bạn và sau đó gửi cho họ sự chấp thuận bằng văn bản.

Tạo một ấn tượng tuyệt vời đầu tiên là nghệ thuật và khoa học và bằng cách làm theo những lời khuyên này, bạn sẽ sớm có được công việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện cho công ty để đạt được mục đích lên kế hoạch cho việc lên kế hoạch cho trường học ngay!