4 Lý do Tại sao doanh nghiệp của bạn cần quy trình tài liệu

Hầu hết các doanh nghiệp bắt đầu kinh doanh tự nhiên và tìm ra "cách chúng ta làm những việc xung quanh đây" khá nhiều trên bay. Chủ sở hữu và người quản lý thường quá bận rộn để ghi lại các quy trình của mình trừ khi doanh nghiệp có tính kỹ thuật và khoa học cao hoặc trừ khi các khách hàng như chính phủ không bắt buộc phải kiểm soát quá trình. Nếu bạn là chủ của một doanh nghiệp khác nhau, từ thực phẩm phục vụ các cửa hiệu bán lẻ quần áo cho đến quản lý tài sản, bạn sẽ không bị sa thải vì không có các quy trình đã được chứng minh.

(Rốt lại, bạn là ông chủ.) Nhưng bạn sẽ bỏ lỡ cơ hội to lớn.

Lý do tạo ra các quá trình viết

Có nhiều lý do thuyết phục khiến doanh nghiệp nhỏ của bạn phải có các quy trình viết, ngay cả khi bạn là người duy nhất đang tham gia:

1. Thêm và đào tạo nhân viên: viết ra, bạn có thể dễ dàng hơn và nhanh chóng đào tạo nhân viên. Nếu bạn không ghi lại các quy trình của mình, bạn sẽ không muốn thêm nhân viên bởi vì tư tưởng đào tạo họ quá nản lòng. Bắt-22!
2. Khả năng nhận được khoản vay kinh doanh: Nếu bạn cần tài trợ cho doanh nghiệp của bạn, ngân hàng hoặc nhà cho vay khác sẽ cần phải hiểu các hoạt động của bạn. Nó làm cho một tuyên bố mạnh mẽ khi bạn có thể cho thấy một người cho vay như thế nào tổ chức của bạn và rằng bạn thực sự có một xử lý về quá trình.
3. Bảo đảm lợi nhuận cao hơn: Các quy trình tài liệu làm lộ ra những sai sót trong cách bạn làm việc. Bạn sẽ thấy sự tắc nghẽn và sự không nhất quán mà bạn không nhận ra ở đó. Chuyển động bổ sung trong quy trình kinh doanh làm bạn mất thời gian và tiền bạc. Loại bỏ nó bằng với thời gian tiết kiệm và lợi nhuận lớn hơn.

1. Vị trí bán cuối cùng: Nếu bạn muốn bán doanh nghiệp của bạn một ngày nào đó, người mua sẽ muốn đánh giá hoạt động bên trong đầu tiên. Hiển thị người mua quy trình xử lý của bạn làm tăng khả năng bán hàng cũng như giá trị nhận thức của người mua về công ty của bạn. Rốt cuộc, nếu quy trình của bạn là sạch sẽ và có tài liệu tốt, người mua có thể dễ dàng tưởng tượng mình bước vào đúng và tiếp tục những gì bạn đã làm. Thời gian tiết kiệm cho người mua bằng ít tốn kém hơn so với đường, dẫn đến giá cao hơn cho bạn.

Bắt đầu

Vì vậy, làm thế nào để bạn đi từ các quy trình vững chắc (hoặc không quá vững chắc) trong đầu của bạn và nhận được chúng viết xuống? Bạn phải xác định và sau đó tài liệu quy trình của bạn. Giả sử bạn đang ở trong ngành kinh doanh ăn uống. Cho dù bạn nhận ra điều đó hay không, bạn có một số quy trình nhất định nhất định đối với mọi công ty ăn uống. Ví dụ: mỗi người phục vụ ăn uống phải có việc làm, làm các sự kiện và theo dõi khách hàng để bạn có được nhiều việc làm hơn. Mỗi hành động đều là quy trình riêng của nó.

Vì vậy, cho công việc kinh doanh của bạn, viết xuống các bước của bạn và cố gắng tổ chức chúng theo thứ tự tuần tự (mặc dù sẽ có chồng chéo).Nếu quy trình của bạn có hơn bảy bước, hãy xem xét để hợp nhất một số quá trình làm các quy trình con của một bước quan trọng khác. Nếu không, quá trình trở nên quá khó khăn để quản lý và giải thích cho người khác.

Bạn có thể đưa ra một danh sách như thế này cho một nhân viên phục vụ người tiêu dùng và sau đó trong mỗi quy trình bạn sẽ ghi lại các quy trình con là một phần của nó:

1. Thu nhận việc làm: Marketing, tạo đề xuất, bán hàng quá trình, hợp đồng
2. Chuẩn bị sự kiện: Tạo menu, chuẩn bị thức ăn, nhân viên, lựa chọn địa điểm và chuẩn bị
3. Hoạt động của sự kiện: Danh sách kiểm tra, giao hàng và thiết lập trong ngày, phân công nhân sự, Theo dõi khách hàng, in-house debrief
4. Tài nguyên Rất hữu ích khi sử dụng sơ đồ thị giác để quản lý quy trình chứ không phải là danh sách tuyến tính, mặc dù nếu bạn không tuyệt vời với Excel hoặc các chương trình khác, một danh sách là tốt hơn so với không có gì. Học cách làm các sơ đồ luồng quy trình trong Excel và xem nó có phù hợp với bạn hay không. Ưu điểm của việc sử dụng biểu đồ luồng là bạn có thể dễ dàng thấy các đầu vào và đầu ra của từng bước của quy trình. Một quy trình tốt giống như một bài viết hay: có sự chuyển tiếp giữa các đoạn văn. Nếu một bước tiến trình làm cho một bước nhảy vọt đến một hành động và nó không rõ ràng như thế nào bạn đã có, hãy quay trở lại và đảm bảo đầu vào và đầu ra được rõ ràng và mạnh mẽ.

Nếu bạn muốn đọc cuốn sách hay nhất về kiểm soát quy trình, hãy xem Tái cấu trúc Tổng công ty bởi Michael Hammer và James Champy.

Mặc dù cuốn sách gần hai thập kỷ và được viết bằng quy trình tổ chức lớn, nó là một nguồn lực hoàn hảo ngay cả đối với những người mới khởi nghiệp. Nó sẽ giúp bạn nhìn thấy những nút cổ chai trong những gì bạn đang làm và sửa chữa chúng.