Cách sao lưu dữ liệu của bạn (Các bước sao lưu dữ liệu doanh nghiệp)

Bảo vệ dữ liệu là rất quan trọng để bảo vệ tính liên tục của doanh nghiệp bạn. Nếu sao lưu dữ liệu duy nhất của bạn là trên máy tính, và đĩa cứng bị lỗi hoặc bị hỏng do tăng đột biến, dữ liệu kinh doanh của bạn đã hết. Và việc có bản sao giấy của dữ liệu kinh doanh không phải là bảo vệ dữ liệu đầy đủ; điều gì sẽ xảy ra nếu doanh nghiệp của bạn đốt cháy xuống mặt đất hoặc bị ngập lụt nghiêm trọng? Một lần nữa dữ liệu bạn cần để thực hiện công việc kinh doanh của bạn có thể bị mất hoàn toàn.

Để bảo vệ dữ liệu đầy đủ, bạn cần thiết lập một hệ thống sao lưu dữ liệu theo ba bước sau:

• lưu trữ dữ liệu kinh doanh thường xuyên;
• tạo sao lưu dữ liệu trên các phương tiện tin cậy;
• giữ bản sao lưu dữ liệu được cập nhật ở vị trí an toàn, ngoài trang web.

Quy tắc cơ bản về bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp là nếu mất dữ liệu sẽ cản trở việc kinh doanh, hãy sao lưu dữ liệu. Bạn có thể cài đặt lại các chương trình phần mềm nếu cần, nhưng khôi phục các chi tiết của các giao dịch hoặc thư tín kinh doanh là không thể nếu các tập tin đó bị mất hoặc bị hư hỏng vượt quá sửa chữa. Phần còn lại của bài viết này phác thảo từng bước được liệt kê ở trên để bạn có thể thiết lập một hệ thống sao lưu dữ liệu sẽ bảo vệ dữ liệu quan trọng của bạn khỏi thiên tai.

1) Lưu trữ dữ liệu kinh doanh quan trọng

Lưu trữ dữ liệu kinh doanh không chỉ là vấn đề vệ sinh; nó có thể là một vấn đề của sự sống còn của doanh nghiệp bạn. Có hai bước để lưu trữ dữ liệu kinh doanh để sao lưu dữ liệu thành công;

• xác định các dữ liệu quan trọng cần được lưu trữ
• và sử dụng phương pháp lưu trữ dữ liệu theo lịch trình định kỳ.

Những gì cần phải được lưu trữ trong một bản sao lưu dữ liệu? Các thực thi, chẳng hạn như các chương trình phần mềm, không cần phải là. Bạn không tạo các phiên bản mới của các chương trình thực thi và, như tôi đã nói, nếu một chương trình phần mềm bị mất hoặc bị hỏng, bạn có thể cài đặt lại nó một cách khá dễ dàng.

Tuy nhiên, tất cả các tệp bạn đã tạo và / hoặc sửa đổi phải được sao lưu thường xuyên. Đối với nhiều doanh nghiệp, điều này bao gồm mọi thứ từ các tệp kế toán qua email.

Bạn có thể đơn giản hóa việc lưu trữ sao lưu bằng cách giữ tất cả các tệp tin cần lưu trữ trên một ổ đĩa duy nhất trên máy tính của bạn. Ví dụ: giả sử bạn cần sao lưu các tệp kế toán, tài liệu soạn thảo văn bản, bảng tính, ảnh và email. Đơn giản chỉ cần kế toán, Microsoft Office (bao gồm cả Outlook) và Paintshop Pro tất cả trên D: / ổ đĩa làm cho dễ dàng hơn để lưu trữ tất cả các tập tin bạn đã tạo ra hoặc modifed sử dụng các chương trình. Tất cả bạn phải làm là sao lưu ổ đĩa. Trong khi bạn không phải sao lưu các file thực thi, nó sẽ không ảnh hưởng đến chúng nếu bạn làm vậy.

Khi bạn đã chọn dữ liệu quan trọng được lưu trữ, việc cài đặt và sử dụng chương trình phần mềm sao lưu để lưu trữ dữ liệu kinh doanh của bạn theo lịch thông thường là một việc đơn giản.

Tôi khuyên bạn nên sao lưu dữ liệu hàng đêm. Có rất nhiều chương trình phần mềm sao lưu có sẵn cho phép bạn thiết lập một lịch biểu sẽ tự động lưu trữ dữ liệu của bạn. Hãy tìm kiếm phần mềm sao lưu có mã khóa và mã hóa tệp để tiết kiệm dung lượng đĩa và tăng cường bảo mật dữ liệu.

Nếu có thể, sao lưu qua mạng máy tính của bạn, giữ các tệp sao lưu dữ liệu của bạn trên một ổ cứng riêng biệt từ các tệp gốc.

Nếu không thể thực hiện được vì bạn có một máy tính độc lập, hãy sao lưu các tập tin sao lưu dữ liệu vào một thư mục riêng và tăng thời gian tạo các bản sao lưu.

Loại hệ thống sao lưu dữ liệu vật lý nào là tốt nhất để bảo vệ dữ liệu?

Bước thứ hai của bảo vệ dữ liệu là tạo ra các bản sao lưu dữ liệu - không chỉ một lần, nhưng theo lịch trình thường xuyên. Nhưng trước khi bạn thực hiện việc này, bạn cần phải biết về các hệ thống sao lưu khác nhau và các hạn chế của một số phương tiện sao lưu.

2) Tạo sao lưu dữ liệu vật lý

Việc sao lưu dữ liệu vật lý là cần thiết vì khả năng máy tính bị hỏng hoặc hư hỏng. Ngay cả một tai nạn nhỏ như đổ một tách cà phê vào máy tính xách tay của bạn có thể phá hủy tất cả dữ liệu của bạn nếu đó là nơi duy nhất dữ liệu của bạn cư trú. Bạn nên tạo sao lưu dữ liệu vật lý ít nhất mỗi tuần một lần hoặc thậm chí thường xuyên hơn nếu doanh nghiệp của bạn tạo ra số lượng lớn dữ liệu mới hàng ngày.

Có một số phương pháp chuyển các tệp sao lưu của bạn sang phương tiện khác, nhưng một số hệ thống sao lưu dữ liệu đáng tin cậy hơn các phương tiện khác.

Bạn nên sử dụng phương tiện sao lưu nào?

Sử dụng ổ USB (ngón tay cái)

Các thanh USB đang liên tục tăng dung lượng và rất hữu ích cho việc sao lưu dữ liệu nhanh. Mặc dù không có dung lượng ổ cứng gắn ngoài nhưng chúng có tốc độ truyền dữ liệu nhanh và rất tiện dụng. Bạn có thể dễ dàng sao lưu dữ liệu vào một ổ đĩa USB và mang nó ra ngoài. Vì chúng không có bộ phận chuyển động nên ổ USB rất đáng tin cậy.

Sử dụng ổ cứng ngoài để sao lưu dữ liệu

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc mua và sử dụng ổ cứng gắn ngoài để sao lưu dữ liệu là phương pháp được đề nghị. Ổ cứng gắn ngoài không tốn kém so với hệ thống ổ băng từ. Chúng cũng dễ sử dụng; chỉ cần cắm ổ cứng vào cổng USB của máy tính. Hầu hết các ổ đĩa cứng gắn ngoài đi kèm với phần mềm sao lưu.

Sử dụng các dịch vụ sao lưu trực tuyến như sao lưu dữ liệu
Sử dụng các dịch vụ sao lưu trực tuyến giúp sao lưu dữ liệu của bạn dễ dàng - đó chỉ là một trong những lý do khiến điện toán đám mây lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ.

Nhưng dữ liệu trên đám mây sao lưu lại là một ý tưởng hay cho doanh nghiệp nhỏ của bạn? Cũng có những bất lợi, trong đó có những vấn đề về an ninh. Dữ liệu kinh doanh của bạn nhạy cảm; vấn đề riêng tư luôn là mối quan tâm với dữ liệu khách hàng và sở hữu trí tuệ. Chọn nhà cung cấp sao lưu đám mây của bạn cẩn thận nếu bạn chọn phương pháp này.

Sử dụng băng như là bản sao lưu dữ liệu

Nếu bạn có số lượng lớn dữ liệu để sao lưu (hoặc muốn thực hiện và lưu giữ toàn bộ dữ liệu lưu trữ lâu dài cho lưu trữ lâu dài) băng sao lưu là lựa chọn tốt nhất. Chúng rất đáng tin cậy nhưng đắt hơn nhiều so với các dạng sao lưu khác.

Sử dụng đĩa DVD làm sao lưu dữ liệu
Sử dụng đĩa DVD vì sao lưu dữ liệu không còn phổ biến. DVD trống là không tốn kém, và sao chép dữ liệu vào đĩa DVD rất dễ dàng. Tuy nhiên, đĩa DVD có dung lượng lưu trữ thấp và là phương pháp không đáng tin cậy nhất của tất cả các phương pháp sao lưu dữ liệu được liệt kê ở đây. Ai không có kinh nghiệm đưa đĩa DVD vào ổ đĩa chỉ để thấy rằng dữ liệu không thể đọc được và đĩa "không hoạt động"? DVD có thời hạn sử dụng hạn chế. Tôi không khuyên bạn nên phương pháp sao lưu dữ liệu cho bất kỳ doanh nghiệp nhỏ.

3) Sao lưu dữ liệu ngoài trang web

Các doanh nghiệp duy nhất cần lưu giữ dữ liệu của họ tại chỗ là những doanh nghiệp có két chống cháy, không thể phá hủy. Đầu tư vào ổ băng hoặc ổ cứng gắn ngoài và tỉ mỉ tuân thủ một lịch trình sao lưu dữ liệu thường xuyên sẽ không giúp ích gì nếu tất cả các bản sao lưu dữ liệu của bạn ở một nơi và nơi đó bị tai họa. Bạn phải lưu trữ bản sao lưu dự phòng của mình ở bên ngoài nếu dữ liệu kinh doanh của bạn thực sự an toàn. (Cloud sao lưu không hoàn toàn loại bỏ mối quan tâm này nhưng chắc chắn là tốt hơn nhiều địa điểm vật lý.)

Nhiều doanh nghiệp giữ sao lưu dữ liệu của họ trong các hộp an ninh tại các ngân hàng. (Lệ phí cho một hộp bảo mật được khấu trừ thuế, nếu bạn cần thêm khuyến khích.) Một số chủ doanh nghiệp nhỏ giữ nhiều bản sao lưu dữ liệu hồ sơ của họ tại nhà của bạn bè khác nhau hoặc các thành viên gia đình. Nó không thực sự quan trọng khi bạn chọn giữ chúng, miễn là trang web bạn chọn để sao lưu dữ liệu ngoài trang web được an toàn và bạn thường xuyên truy cập vào nó.

Sao lưu hoặc Rủi ro Rủi Ro

Không được gây nguy cơ mất dữ liệu kinh doanh của bạn. Việc phòng vệ tốt nhất chống lại thảm họa như vậy là bảo vệ dữ liệu phù hợp. Bằng cách tạo một hệ thống sao lưu bao gồm lưu trữ và sao lưu dữ liệu kinh doanh của bạn một cách thường xuyên và đúng đắn, bạn sẽ đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn sẽ có thể chịu được bất cứ cơn bão nào mà nó phải đối mặt và tiếp tục thực hiện.