Làm thế nào để tận dụng tối đa các cuộc họp riêng tư của bạn

Nếu bạn là người quản lý, có thể bạn đã biết rằng bạn đang có cuộc họp riêng với mỗi nhân viên của bạn. Điều đó rất rõ ràng. Nhưng bạn phải làm gì trên trái đất trong cuộc họp này? Làm thế nào để bạn đảm bảo rằng chúng có năng suất và đáng giá, thay vì chỉ cần thêm một dấu kiểm vào danh sách quản lý của bạn?

Dưới đây là bảy cách để tận dụng tối đa các cuộc họp riêng tư của bạn với nhân viên.

1. Tiến độ Mục tiêu

Ngoài các cuộc họp riêng biệt thường xuyên, bạn cần có các mục tiêu về hiệu suất hàng năm tại chỗ. Lập kế hoạch phát triển năng lực không chỉ để vượt qua những thành công và thất bại năm ngoái; nó là để đặt mục tiêu và mục tiêu cho năm nay. Bạn sẽ tham khảo các mục tiêu này trong suốt cả năm.

Mỗi lần bạn gặp nhân viên của mình, bạn sẽ xem xét các mục tiêu này và xem chúng đang tiến triển như thế nào để đạt được chúng. Nhân viên của bạn sẽ luôn biết những gì được mong đợi của họ và bạn sẽ luôn luôn biết được nơi họ đứng so với tiến bộ cần thiết.

2. Thay đổi mục tiêu

Điều này có vẻ như trái ngược với điểm trên, nhưng các mục tiêu đã được thiết lập vào tháng 12 không phải lúc nào cũng có ý nghĩa trong tháng 7. Các công ty tổ chức lại, khách hàng rời khỏi tổ chức của bạn, và các khách hàng mới tham gia. Nhân viên bỏ thuốc lá và thay thế được thuê. Các dự án bị giết, và các dự án mới được thêm vào. Nói cách khác, đừng ngần ngại thay đổi kế hoạch ban đầu.

Khi bạn ngồi xuống với nhân viên và nhìn vào các mục tiêu và một mục tiêu không có ý nghĩa, hãy ném nó ra. Không có tội lỗi. Loại bỏ nó và thêm một cái mới, nếu thích hợp. Bây giờ, nếu một mục tiêu không còn ý nghĩa bởi vì nhân viên của bạn đã đạt được mục tiêu, sau đó chúc mừng bạn và đưa nó ra khỏi danh sách.

3. Hỏi về Hỗ trợ Cần thiết

Một cuộc họp một lần là thời gian lý tưởng để hỏi nhân viên nơi cô ấy cần giúp đỡ.

Một dự án phức tạp có thể cần nhiều nhân lực hơn. Cô ấy có thể làm việc với một đồng nghiệp là một kẻ bắt nạt và một kẻ điên. Cô ấy chỉ phát hiện ra rằng cô ấy đang mang thai và sẽ cần thời gian nghỉ để hẹn bác sĩ. Tuy nhiên, hãy cẩn thận, đừng hỏi về nhu cầu nếu bạn sẽ bỏ qua chúng một khi chúng đã được xác định.

Đừng yêu cầu trợ giúp như một dấu hiệu cho thấy nhân viên của bạn không có khả năng thực hiện công việc của mình. Mọi người đều cần được giúp đỡ, và tốt hơn là bạn tạo ra một môi trường cởi mở, hỗ trợ hơn là chờ đợi cho đến khi xảy ra thảm họa mà bạn phải chi tiêu vào cuối tuần.

4. Lập kế hoạch Nghề nghiệp

Trong khi tập trung vào việc làm ngay hôm nay, nhân viên của bạn đang quan tâm đến tương lai của họ. Mặc dù đây không phải là trọng tâm của mỗi cuộc họp, nhưng kế hoạch nghề nghiệp là một phần quan trọng trong các cuộc họp thường lệ. Đó là vì lợi ích của bạn cũng như lợi ích của nhân viên.

Bạn muốn biết nơi cô ấy muốn đi, và bạn sẽ muốn giúp cô ấy theo con đường đó. Tại sao? Bởi vì điều tốt nhất bạn có thể làm cho công ty của bạn là giúp giữ lại những nhân viên giỏi nhất. Điều đó bao gồm sự phát triển nghề nghiệp - rất ít người muốn duy trì công việc này mãi mãi.

Vì vậy, hãy nói về những gì nhân viên của bạn cần làm và tìm hiểu để kiếm được một quảng cáo hoặc chuẩn bị cho việc chuyển sang một loại công việc khác.

5. Khen ngợi

Mọi người đều muốn nghe khi họ thành công. Trong khi thời điểm tốt nhất để khen ngợi một nhân viên là trong thời điểm này, ("Này, bài thuyết trình tuyệt vời!" Hoặc "Tôi chỉ nhìn thấy bạn xử lý khách hàng đáng ghét đó một cách hoàn hảo".) Các nhà quản lý không phải ở mọi nơi cùng một lúc.

Hãy chắc chắn rằng bạn khen ngợi nhân viên của bạn cho những thành tựu của họ. Giữ đôi mắt và tai của bạn mở cho các báo cáo về công việc tốt. Nếu một người khác nói, "Này, Jane đã làm một công việc tuyệt vời ngày hôm qua," hãy viết nó xuống và mang nó lên với cô ấy tại một của bạn trên một. (Đây cũng là tài liệu tuyệt vời để có những điều chỉnh tiền lương theo hiệu suất của bạn.)

6. Sửa chữa

Cùng với việc ca ngợi, điều chỉnh cần phải xảy ra. Giống như lời khen ngợi, hầu hết phản hồi này hiệu quả hơn khi được đưa ra trong thời điểm này - nếu thích hợp. Trừ phi tình huống khẩn cấp và nguy hiểm, bạn cần phải cung cấp sửa đổi riêng tư.

(Bạn có thể la hét một nhân viên để đưa bình chữa cháy ra khỏi phòng thu tiền mặt, nhưng không được la ó trước nhân viên và nhân viên khác vì rút tiền mặt của cô ấy là ngắn) > Các cuộc họp riêng tư là thời gian để ngồi xuống và đưa ra những chỉnh sửa và tư vấn.

Các sửa chữa bạn đưa ra có thể từ các yêu cầu khắt khe ("chúng tôi có một tiêu chuẩn của công ty về việc sử dụng Times New Roman để báo cáo, vui lòng thay đổi báo cáo của bạn"), với những đặc điểm tính cách gây ra vấn đề ("Tôi đã nhận thấy rằng bạn chỉ trích Nếu bạn có mối quan tâm về một đồng nghiệp, hãy mang họ đến cho tôi, và tôi sẽ giải quyết chúng. Công việc của bạn là làm X, Y, Z. Không quan tâm đến công việc của Jane)

Các lời chỉ trích luôn luôn phải giúp đỡ hơn là cung cấp hình phạt - ít nhất là lúc bắt đầu. Không người quản lý nào mong đợi sự hoàn hảo. Tuy nhiên, có một số hành động mà có thể cần "hình phạt. "Nếu một nhân viên bị trễ kinh niên, bạn có thể cần tạo một kế hoạch cải tiến hiệu suất. Nếu một nhân viên đang bắt nạt những nhân viên khác, bạn có thể cần phải viết lên hồ sơ nhân sự của mình và kèm theo biện pháp kỷ luật này với sự tư vấn chuyên sâu.

Thường xuyên một ngày cho phép bạn theo kịp với những tình huống này để không có gì ngoài tầm tay. Ví dụ: bạn sẽ không bao giờ bị bắt nạt bởi nơi làm việc bởi vì bạn sẽ sửa chữa các vấn đề ở dấu hiệu đầu tiên của họ và nếu việc sửa chữa không hiệu quả, bạn sẽ ghi lại trường hợp mạnh mẽ để chấm dứt hợp đồng lao động.

7. Các bài tập mới

Trong khi bạn không phải chờ đợi cuộc họp riêng tư để giao nhiệm vụ cho một nhân viên mới hoặc mục tiêu, thường là nơi tốt nhất để thảo luận về một dự án mới. Nó cho bạn thời gian để trình bày toàn bộ dự án và cho nhân viên của bạn để đặt câu hỏi để khi cô ấy rời khỏi văn phòng của bạn, cô ấy đã sẵn sàng để đi.

Cô cũng có thể đưa ra những mối quan tâm và ý tưởng có thể làm cho dự án chạy trơn tru hơn. Cô cũng cần phải hiểu được số lượng thẩm quyền và quyền tự chủ mà cô có thể thực hiện trong quá trình ra quyết định của cô. Cuối cùng, nhân viên cần tạo ra với bạn một con đường quan trọng xác định thời điểm bạn cần thông tin phản hồi về sự tiến bộ của mình trong suốt một cuộc họp.

Bạn thường xuyên tổ chức một cuộc họp riêng tư như thế nào?

Không có câu trả lời duy nhất bao gồm tất cả các sự kiện. Nó phụ thuộc vào số lượng nhân viên bạn có, công việc bạn làm, mức hỗ trợ nhân viên của bạn và lịch làm việc của bạn. Đôi khi, 15 phút mỗi lần một lần, mỗi tháng một lần, đủ để giữ được mọi thứ.

Đôi khi bạn cần một giờ mỗi tuần để hoàn thành bảy mục tiêu nêu trên. Nếu bạn chưa quen với cuộc họp riêng tư, bắt đầu với mỗi tuần khác trong nửa giờ và điều chỉnh lên hoặc xuống khi cần. Bạn không cần lập kế hoạch cùng một khoảng thời gian cho mỗi nhân viên, mặc dù bạn sẽ muốn đảm bảo rằng bạn không ưa một nhân viên khác.

Khi bạn có thói quen hẹn thường xuyên với báo cáo trực tiếp của mình, bạn sẽ thấy rằng phòng của bạn chạy trơn tru hơn. Nhân viên của bạn sẽ biết những gì họ cần làm và bạn sẽ biết bạn cần làm gì để giúp họ.

Và, nếu bạn chưa nắm giữ họ, hãy lên lịch hẹn với ông chủ của bạn một lần. Bạn sẽ được hưởng lợi từ thời gian khuôn mặt này với ông chủ của bạn, giống như nhân viên của bạn được hưởng lợi từ thời gian họ chi tiêu một mình với bạn.