Yêu cầu Đề xuất (RFP)

Giới thiệu

Khi một yêu cầu kinh doanh phức tạp đã được xác định thì một công ty đã sẵn sàng tìm một nhà cung cấp để đáp ứng các yêu cầu. Bước đầu tiên trong việc tìm kiếm nhà cung cấp là tạo và gửi một Yêu cầu Đề xuất (RFP). Tài liệu RFP phải bao gồm chi tiết mọi khía cạnh của yêu cầu kinh doanh và yêu cầu của công ty từ một nhà cung cấp tiềm năng để đáp ứng các yêu cầu nêu trong RFP.

Nhà cung cấp sẽ đưa ra giá thầu dựa trên sự hiểu biết của họ về các yêu cầu được nêu trong RFP, và giá thầu cạnh tranh sẽ được đánh giá để sản xuất hoặc lựa chọn nhà thầu chiến thắng, hoặc một danh sách ngắn nhà cung cấp sau đó sẽ cung cấp bài thuyết trình cho công ty.

Xác định yêu cầu tài liệu đề xuất

Tài liệu RFP là rất quan trọng để có được một nhà cung cấp có thể đáp ứng yêu cầu kinh doanh của khách hàng. Nếu tài liệu bị thiếu sót, theo yêu cầu không rõ ràng, yêu cầu thiếu hoặc yêu cầu không hợp lý của nhà cung cấp thì quá trình RFP sẽ dẫn đến giá thầu không đầy đủ hoặc trong một số trường hợp không có giá thầu nào. Các nhà cung cấp không phải nộp hồ sơ dự thầu cho mỗi RFP mà họ nhận được, và thậm chí nếu họ có thể đáp ứng các yêu cầu RFP, họ có thể không có khả năng cung cấp các yêu cầu một cách kịp thời. Sau này thường được tìm thấy khi một khách hàng gửi RFP tới các nhà cung cấp nhỏ hơn, những người có thể là những nhà lãnh đạo trong lĩnh vực của họ nhưng không có phương tiện hoặc năng lực để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Mỗi RFP sẽ khác nhau dựa trên các yêu cầu đã được xác định và nhu cầu cụ thể của khách hàng. Ngay cả trong cùng một công ty, tài liệu RFP có thể khác nhau về trọng tâm tùy theo yêu cầu chính. Đối với một số RFP, trọng tâm có thể là về giá cả, trong khi một số khác có thể tập trung vào thời gian giao hàng hoặc yêu cầu chất lượng cho các mặt hàng cần thiết.

Các tính năng cụ thể của Tài liệu RFP

Có một số tính năng của tài liệu RFP được yêu cầu. Ví dụ, mỗi RFP cần phải có ngày và giờ cụ thể mà khách hàng yêu cầu tất cả các nhà cung cấp tiềm năng phải nộp đơn. Nếu giá thầu được gửi sau ngày đó, chúng nên được loại bỏ. Nếu một nhà cung cấp không thể gửi một bản dự thầu đúng thời hạn, thì điều này có thể chỉ ra một vấn đề có thể xảy ra với tổ chức và có thể các mối quan tâm về phân phối.

Tuy nhiên, khách hàng phải cung cấp cho nhà cung cấp đủ thời gian để nộp một giá thầu. Nếu các yêu cầu đặc biệt phức tạp, nhà cung cấp có thể cần phải lắp ráp một đội phản ứng để phá vỡ các yêu cầu vào các lĩnh vực mà họ có thể hiểu và sau đó lắp ráp một giá thầu. Nếu thời hạn được xác định trong RFP quá ngắn, có thể sẽ có phản hồi và nhà cung cấp có thể đoán được mức độ phức tạp của dự án chứ không phải là hiểu rõ nó.Điều này sẽ dẫn đến hồ sơ thầu không chính xác và quy trình RFP bị lãng phí.

Tài liệu RFP cần chỉ ra quá trình nếu nhà cung cấp có thêm câu hỏi về các yêu cầu được nêu trong RFP. Nhà cung cấp không được phép gọi cho khách hàng vì điều này có thể dẫn đến việc một nhà cung cấp được cung cấp thêm thông tin cung cấp cho họ một lợi thế cạnh tranh.

Tốt nhất là sắp xếp một cuộc gọi hội nghị để các đại diện của từng nhà cung cấp có thể hỏi và lắng nghe các câu hỏi hướng về phía khách hàng. Điều này đảm bảo sự công bằng trong quá trình đấu thầu.

Tài liệu RFP cũng phải xác định rõ định dạng của phản hồi RFP của nhà cung cấp. Nếu điều này không được xác định rõ ràng, phản hồi sẽ được gửi đi theo các định dạng khác nhau và không thể so sánh giá thầu của nhà cung cấp. Định dạng phản hồi nên xác định những gì được yêu cầu từ nhà cung cấp trong từng phần, chẳng hạn như tài liệu tham khảo, hồ sơ của các thành viên nhóm tiềm năng, một tài liệu với sự hiểu biết của nhà cung cấp về các yêu cầu, và định dạng để định giá. Nếu mỗi nhà cung cấp tuân thủ đúng định dạng phản hồi chính xác, điều này sẽ làm cho so sánh giá thầu dễ dàng hơn.