Làm thế nào để xây dựng một Chương trình Nghị sự Hội nghị hiệu quả

Chương trình nghị sự là danh sách các mục mà người tham gia hy vọng đạt được tại cuộc họp. Chương trình nghị sự nên được phân phát cho người tham gia vài ngày trước buổi họp, ít nhất là 24 giờ để người tham gia có cơ hội chuẩn bị cho cuộc họp.

Kết hợp với biên bản cuộc họp, tài liệu mà người tham gia nhận được sau một cuộc họp, chương trình nghị sự là kế hoạch cho cuộc họp và báo cáo theo dõi cho cuộc họp trước đó.

Khi bạn phát triển một chương trình nghị sự cho một cuộc họp mà không phải là thường xuyên lên kế hoạch, các bước sau đây sẽ giúp bạn. Sau đó trong bài này, bạn sẽ thấy một khuôn mẫu cho một cuộc họp định kỳ. Hai loại cuộc họp có cùng mục đích chương trình nghị sự nhưng không chính xác như nhau.

Phát triển Chương trình họp

Trước tiên, hãy xác định xem các nhân viên khác có cần thiết để giúp bạn lên kế hoạch cho cuộc họp hay không. Sau đó, quyết định những gì bạn hy vọng đạt được bằng cách tổ chức cuộc họp. Thiết lập mục tiêu khả thi cho cuộc họp của bạn. Các mục tiêu bạn thiết lập sẽ thiết lập khuôn khổ cho một kế hoạch cuộc họp hiệu quả.

Như Stephen Covey đã nói trong

Bảy thói quen của người có hiệu quả cao , "Bắt đầu với sự kết thúc trong tâm trí." Mục đích của cuộc họp của bạn sẽ xác định trọng tâm cuộc họp, chương trình họp, và những người tham dự cuộc họp.

Xây dựng một chương trình làm việc là lập kế hoạch cho cuộc họp. Bạn bắt đầu với mục tiêu chính hoặc mục đích mà bạn đang cố gắng đạt được bằng cách tổ chức cuộc họp.

Một khi bạn đã quyết định mục tiêu của mình, bạn cần phải xác định liệu bạn cần sự trợ giúp của nhân viên bổ sung để lập kế hoạch làm việc của bạn. Nếu có, mời họ tham gia cùng bạn.

Sau khi xác định mục tiêu chung của bạn, bạn hoặc nhóm của bạn, bạn cần đưa ra các quyết định sau. Ngoài mục đích hoặc mục tiêu của cuộc họp, mỗi mục này sẽ xuất hiện trong chương trình họp.

Các thành viên cần thiết cho cuộc họp thực tế,

• Các mục cần thảo luận hoặc hành động sẽ dẫn đến việc hoàn thành mục tiêu hoặc mục đích,
• Số lượng thời gian mà bạn dự đoán trước nhóm sẽ cần cho cuộc thảo luận mỗi mục,
• Ngày và giờ họp,
• Một vị trí phù hợp, sẽ tổ chức tất cả các thành viên một cách thoải mái, cho cuộc họp,
• Chuẩn bị cho cuộc họp. Điều này bao gồm bất kỳ bài đọc, tài liệu, dữ liệu, biên bản cuộc họp nào từ cuộc họp trước hoặc bất kỳ công việc chuẩn bị nào khác sẽ làm cho cuộc họp thực sự thành công. Chuẩn bị này phải được đính kèm với thông báo và chương trình nghị sự của cuộc họp khi bạn phân phát chúng cho những người tham gia được mời.
• Ngoài các mục quyết định trên, các mục tiêu chương trình chuẩn phải bao gồm:

Xem lại mục đích của chương trình, chương trình nghị sự, kết quả và sản phẩm dự kiến.

• Xem lại các biên bản cuộc họp trước.
• Rà soát lại tiến trình của những người tham gia về các cam kết và các mục hành động thực hiện tại cuộc họp trước.
• Người lưu ý hoặc lãnh đạo cần xem lại những cam kết của người tham gia trong cuộc họp như là một mục lịch trình cuối cùng.
• Quyết định ai phải tham gia để hoàn thành chương trình của bạn

Khi bạn đã quyết định cuộc họp là cần thiết để hoàn thành mục tiêu của mình, bạn cần phải phát triển danh sách những người tham gia.

Không phải mọi nhân viên có thể hoặc nên tham gia vào mỗi cuộc họp, nhưng mời những người tham gia phù hợp sẽ làm tăng khả năng thành công của bạn. Xác định người tham gia của bạn bằng cách tự hỏi mình những câu hỏi như sau.

Chương trình họp cho các cuộc họp định kỳ thường xuyên

Không phải mọi cuộc họp đều cần một chương trình nghị sự phát triển tùy chỉnh. Hầu hết các nhân viên thường xuyên lên lịch họp cho các phòng ban hoặc nhóm làm việc của họ. Bạn cũng có các đội và dự án mà bạn tham gia ni.

Một dự án đang triển khai có thể không yêu cầu một chương trình nghị sự mới được xây dựng cho mỗi cuộc họp, nhưng nhóm của bạn sẽ được phục vụ tốt bằng cách áp dụng cách tiếp cận tiêu chuẩn cho cuộc họp của bạn.

Cuộc họp thường kỳ được chia thành ba phân đoạn mà mỗi mục tiêu đều có các mục chương trình nghị sự chuẩn: Các mục về thông tin, các Hành động, và Kế hoạch Chuyển tiếp.

Chương trình họp

Các mục thông tin

Các mục Hành động

Kế hoạch Chuyển tiếp

Nếu bạn làm theo các nguyên tắc này khi phát triển chương trình họp, bạn sẽ tăng khả năng cuộc họp của bạn sẽ tạo ra kết quả.

Liên quan đến Chương trình họp

Ai phải sở hữu giải pháp mà nhóm phát triển?

• Ai là chủ sở hữu quy trình mà nhóm đang thảo luận?
• Ai cần biết thông tin bạn đang phân phối?
• Ai có thể cung cấp dữ liệu và sự kiện để hướng dẫn việc ra quyết định?
• Ai có kinh nghiệm hoặc chuyên môn để chia sẻ với nhóm?
• Ai phải hỗ trợ thực hiện bất kỳ giải pháp hoặc nhiệm vụ nào?
• Ai phải cung cấp sự cho phép hoặc nguồn lực để hoàn thành kết quả cuộc họp?
• Ai có thể phản đối việc thực hiện bất kỳ giải pháp hoặc hướng nào?
• Khởi động và chào hỏi. Xem xét một tàu phá băng nhỏ tùy thuộc vào mức độ thường xuyên đáp ứng của nhóm.
• Rà soát mục đích, chương trình nghị sự, kết quả dự kiến ​​và sản phẩm dự kiến.
• Xem lại các biên bản cuộc họp trước.
• Cung cấp thông tin về phòng ban và công ty thích hợp mà nhóm cần.
• Rà soát tiến độ về các hạng mục hành động, kế hoạch hành động và cam kết. Nhóm đánh giá tiến triển theo các mục tiêu.
• Thảo luận và đưa ra quyết định về các mục cuộc họp trong cuộc họp này.
• Xác định các bước tiếp theo.
• Xác định mục đích, kết quả, và chương trình nghị sự cho cuộc họp tiếp theo.
• Người nhận hồ sơ nên xem lại những cam kết của nhân dân trong cuộc họp.
• Xác định bất kỳ sự trợ giúp cần thiết từ những người không thuộc nhóm và chỉ định người tham gia để liên lạc.
• Gửi biên bản trong vòng 24 giờ đồng hồ.
• Liên quan nhiều hơn đến các cuộc họp hiệu quả

  Gặp gỡ và chào hỏi Băng tan cho bữa ăn trưa

  • Xây dựng tiêu chuẩn nhóm
  • Các tiêu chuẩn nhóm