Khái niệm cơ bản về Xây dựng Ngân sách Sự kiện

Là người lập kế hoạch sự kiện, giữ ngân sách của khách hàng của bạn là chìa khóa. Và để làm điều đó, bạn cần một ngân sách sự kiện chi tiết mà bạn và khách hàng của bạn đồng ý.

Cho dù bạn là người mới tham gia kế hoạch sự kiện hay chuyên nghiệp dày dặn, việc duy trì ngân sách sự kiện sẽ giúp bạn luôn sẵn sàng tổ chức và chuẩn bị cho mọi yêu cầu của khách hàng - và giúp bạn tránh phải chi tiêu ngân sách.

Đối với một sự kiện cơ bản, chẳng hạn như một buổi hội thảo hay bữa tối, Excel hoặc các chương trình bảng tính khác có thể hữu ích.

-

Chi tiết

• Sau đó, phân loại và theo dõi các mục chi tiêu.
• Chi tiết
• Danh sách bốn loại sau đây:
• Mục

Chi phí dự kiến ​​

Chi phí thực tế

1. Quản lý Ngân sách Sự kiện

   Theo dõi chi phí thuê trang web.

2. Khi bạn lên kế hoạch cho sự kiện và khi gặp nhân viên quản lý địa điểm, hãy theo dõi tất cả các khoản tiền thuê dự kiến ​​cho sự kiện và không gian chức năng, dọn dẹp, xử lý hành lý và các chi phí liên quan.

3. Ước tính chi phí ăn uống. Điều này bao gồm tất cả các khoản phí ăn uống, bao gồm các lời khuyên và tiền thưởng - có thể chiếm đến 30%.

4. Phí vận chuyển tài liệu. Điều này bao gồm xe buýt, huấn luyện viên, chuyển sự kiện và bất kỳ chi phí liên quan nào.

   Thêm chi phí trang trí.

5. Hầu hết các sự kiện bao gồm chi phí cho việc trang trí, chẳng hạn như trung tâm, hoa, cho thuê lều, vv Đây là nơi bạn liệt kê những chi phí đó.

6. Tài liệu giải trí và phí thiết bị. Chi phí chung trong danh mục này bao gồm thiết bị A / V, nhưng cũng là nơi tốt để liệt kê danh dự cho người thuyết trình hoặc nếu bạn đang thuê nghệ sĩ.

7. Tóm tắt phí in. Một số khoản phí nhỏ được thực hiện kết hợp để tạo chi tiết đơn hàng chi phí lớn hơn. Chúng bao gồm lời mời, huy hiệu tên, tập sách chương trình, bảng hiệu sự kiện và biểu ngữ.

8. Chi tiết đơn hàng quà tặng. Một mẹo sự kiện phổ biến là không bao giờ cho phép khách để lại bàn tay trống rỗng. Vì vậy, bất kể món quà hoặc món quà bạn cung cấp, hãy theo dõi chi phí cho chúng một cách riêng biệt; bạn sẽ ngạc nhiên trước số lượng các mặt hàng này có thể có giá.

9. Xác định chi phí hoạt động. Nếu sự kiện của bạn bao gồm các hoạt động như chơi gôn, quần vợt, spa, đi bè, đi xe đạp hoặc các hoạt động khác, bạn sẽ phải lưu ý riêng chi phí của các khoản phí này. Xem xét tóm tắt tổng chi phí trong bảng tính của bạn và gắn một bảng phân tích.

10. Đăng các khoản chi khác. Nếu chi phí không thuộc bất kỳ loại nào ở trên, hãy liệt kê chúng như là một khoản chi phí linh tinh ở đây.

11. Hãy tự cho mình một khoản tiền dự phòng. Tùy thuộc vào quy mô hoặc sự phức tạp của một sự kiện, bạn có thể muốn tự cho mình đến 20% ngân sách sự kiện ở đây. Mặc dù có kế hoạch tốt nhất, các khoản phí sẽ vượt quá kế hoạch dự kiến ​​với các khoản chi phí mà bạn không bao giờ xem xét. Điều này sẽ giúp bạn không phải mất ngân sách mỗi lần.

12. Tóm tắt chi phí dự kiến. Khi bạn xây dựng chương trình sự kiện của mình, bạn sẽ có một dự tính tốt về tổng chi phí. Đây là thông tin mà bạn sẽ chia sẻ với khách hàng sự kiện để đảm bảo họ nhận thức được ngân sách sự kiện để không có bất kỳ sự ngạc nhiên nào sau này.

Tóm tắt chi phí thực tế. Điều này xảy ra sau khi sự kiện kết thúc. Tổng các hóa đơn vào 10 loại trên và ghi lại ngân sách thực tế. Nếu cực kỳ thuận lợi, hãy xác định tiết kiệm trong ngân sách thực tế so với ngân sách dự kiến, thể hiện giá trị mà bạn đã mang đến cho vai trò.