Cung cấp cho Boss của bạn sự tự tin với kế hoạch quản lý rủi ro

Bạn có biết rằng một nửa cau mày mà bạn đôi khi nhận được từ người quản lý của bạn khi bạn nói về dự án của bạn? Người nói, "Tôi không cảm thấy tự tin về điều này như bạn thấy rõ ràng. "Những biểu hiện trên khuôn mặt là điều cần tránh.

Các nhà quản lý dự án tốt nhất có đầy đủ niềm tin của người quản lý và nhà tài trợ dự án. Các nhà quản lý dự án của họ tin tưởng họ khi họ nói rằng họ cần thêm nguồn tài trợ, nguồn lực nhiều hơn hoặc giúp giải quyết vấn đề.

Khi bạn đang làm việc trong những tình huống nguy hiểm, bạn cần có bộ phù hợp. Giống như một người đi bộ với một ba lô của dây thừng và chuột rút, bạn cần những công cụ để đối phó với rủi ro dự án quá.

Bạn có thể tăng sự tin tưởng của người quản lý vào dự án của mình với kế hoạch quản lý rủi ro. Một quá trình 5 bước đơn giản có thể làm thay đổi cách mà ông chủ của bạn nhìn thấy dự án của bạn (và bạn). Nhưng trước khi tôi tiếp tục nói với bạn điều đó, chúng ta hãy làm mới lại những điều cơ bản.

Quản lý rủi ro trong quản lý dự án là gì?

Quản lý rủi ro trong quản lý dự án là quá trình xác định, đánh giá và đáp ứng các rủi ro của dự án.

Rủi ro của dự án là những điều có thể ảnh hưởng đến dự án (tích cực hoặc tiêu cực, nhưng nhìn chung người ta hiểu rủi ro là những sự kiện có ảnh hưởng tiêu cực đến dự án).

Cho dù dự án của bạn lớn hay nhỏ, nó sẽ có những rủi ro liên quan đến nó. Đây có thể là bất cứ điều gì từ rủi ro của cuộc diễu hành trường học của bạn được giảm xuống đến nguy cơ tăng giá đến một thành phần quan trọng của bảng mạch mới của bạn.

Rủi ro của dự án, nếu không được quản lý chính xác, có thể khiến việc triển khai dự án của bạn trở nên khó khăn hơn. Các rủi ro không được kiểm soát có thể làm tăng thời gian của bạn, làm việc cho thời gian và tiền bạc của bạn với ngân sách của bạn. Các nhà quản lý lo lắng về việc này. Tất cả những gì có thể tránh được với kế hoạch quản lý rủi ro.

Kế hoạch Quản lý Rủi ro

Một kế hoạch quản lý rủi ro là một cách tuyệt vời để tăng sự tự tin của bạn vào khả năng của nhóm dự án của bạn để cung cấp - và sự đổ vỡ đó càng gia tăng sự tự tin của người quản lý.

Bạn muốn họ tin rằng bạn có thể làm điều đó, và bạn muốn họ nhận thức được điều gì có thể ngăn cản bạn thực hiện dự án thành công. Một kế hoạch quản lý rủi ro là một công cụ hoàn hảo để làm điều đó.

Và đoán cái gì? Thật dễ dàng để bắt đầu.

Quản lý rủi ro dự án là một quy trình 5 bước đơn giản. Hãy không làm cho nó phức tạp hơn nó cần phải được. Đây là điều bạn có thể bắt đầu vào ngày hôm nay, chuẩn bị để thảo luận về điều này trong cuộc họp tiếp theo của bạn và đã kết thúc khi ai đó đang gõ lên các phút.

Quy Trình Quản Lý Rủi Ro 5 Bước

Cũng như với nhiều phần trong quản lý dự án, quản lý rủi ro là một quá trình. 5 bước là:

1. Bắt đầu
2. Xác định
3. Đánh giá
4. Câu trả lời theo kế hoạch
5. Thực hiện

Nếu các thuật ngữ này không có ý nghĩa nhiều với bạn ngay bây giờ, vui lòng gắn bó với nó - Tôi sẽ giải thích tất cả.

Bước 1: Bắt đầu

Trước tiên, bạn muốn thiết lập bối cảnh cho việc quản lý rủi ro trong môi trường quản lý dự án.

Có lẽ không phải là một công việc khủng khiếp để làm ở đây bởi vì một ai đó trong công ty của bạn đã chuẩn bị một chính sách rủi ro của công ty và bạn chỉ cần theo dõi nó. Điều này sẽ giải thích cách tiếp cận rủi ro của công ty và thậm chí có thể yêu cầu các mẫu mà bạn cần. Mẫu luôn tiết kiệm cho bạn một công việc, vì vậy hãy tìm ra cho những người quá!

Ngay cả khi bạn không có chính sách về rủi ro doanh nghiệp, người khác quản lý các dự án bên cạnh bạn có thể có một kế hoạch quản lý rủi ro dự án mà bạn có thể sao chép. Tại sao phải phát minh lại bánh xe? Sử dụng lại các tài liệu là phải nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và làm được nhiều việc hơn.

Sử dụng những gì bạn đã tìm ra để lập kế hoạch quản lý rủi ro cho dự án của bạn. Đây là một phần của kế hoạch quản lý dự án tổng thể của bạn và nói về cách bạn sẽ tiếp cận quản lý rủi ro đối với dự án của bạn.

Nếu bạn không biết phải đặt vào nó, hãy đọc! Các bước tiếp theo sẽ cho bạn một ý tưởng tốt hơn về những gì để nói về trong kế hoạch quản lý rủi ro của bạn.

Điều này cải thiện sự tự tin bằng cách: Hiển thị người quản lý của bạn rằng bạn có cách tiếp cận để đối phó với sự không chắc chắn về dự án của bạn và bạn sẽ chủ động quản lý rủi ro.

Bước 2: Xác định

Một khi bạn đã có một cách tiếp cận phác thảo, bạn có thể bắt đầu làm việc với nó.

Bây giờ bạn xác định những rủi ro sẽ ảnh hưởng đến dự án của bạn. Đây chỉ là một bản chụp trong thời gian và đăng ký rủi ro của bạn là cái gì đó bạn sẽ muốn trở lại theo thời gian và thời gian một lần nữa để đảm bảo bất cứ điều gì mới được đưa vào đó là tốt.

Bạn có thể xác định những rủi ro bằng cách sử dụng danh mục kiểm tra rủi ro chung, phỏng vấn các bên liên quan về dự án (đặc biệt là các bên liên quan khó khăn vì họ thường có rất nhiều điều để nói về những gì có thể xảy ra), tổ chức các buổi tư vấn và sử dụng ý thức chung của bạn.

Bạn đang tìm kiếm những thứ có thể gây ra vấn đề nếu họ đã từng xảy ra. (Hãy nhớ rằng những rủi ro vẫn chưa xảy ra .. Các vấn đề của dự án là những điều đã xảy ra)

Tuy nhiên, bạn nên thực hiện nó, bạn chắc chắn sẽ liên quan đến những người khác. Một mình, bạn sẽ không có toàn bộ hình ảnh và bạn sẽ kết thúc những thứ bị mất tích.

Rủi ro có thể và nên được xác định bởi bất cứ ai. Là người quản lý dự án, công việc của bạn là khuyến khích đồng nghiệp của bạn gây nguy cơ với bạn để nhóm bạn có thể làm điều gì đó với họ.

Tất cả các rủi ro được xác định phải được ghi vào sổ đăng ký rủi ro. Nếu bạn có một điều phối viên dự án trong nhóm hoặc người hỗ trợ dự án thì họ có thể làm điều này. Nếu không, đó là một phần của nhiệm vụ quản trị để bạn làm.

Điều này giúp cải thiện sự tự tin bằng cách: Chứng minh rằng bạn đã nhận thức được những rủi ro chính có thể ảnh hưởng đến dự án của bạn và bạn có phương tiện để liên tục nhận thức được những rủi ro mới.

Bước 3: Đánh giá

Rủi ro sau đó được đánh giá về xác suất và tác động. Bài viết chi tiết về cách đánh giá rủi ro của dự án bao gồm bạn về điều đó. Cung cấp cho nó một đọc tốt nếu bạn không quen thuộc với quá trình.

Như một biện pháp khác, bạn cũng có thể đánh giá khoảng cách, có nghĩa là thời gian gần nhất là nguy cơ có thể xảy ra. Một nguy cơ với khoảng cách cao sẽ có khả năng xảy ra sớm. Một nguy cơ với khoảng cách thấp có thể xảy ra ở một số điểm trong tương lai xa. Điều này có thể cung cấp cho bạn một yếu tố khác để ưu tiên thời gian và năng lượng của bạn khi đối phó với những rủi ro.

Điều này giúp cải thiện sự tự tin bằng cách: Đảm bảo rằng người quản lý của bạn và tất cả mọi người trong nhóm có một ý tưởng rõ ràng về những gì sẽ xảy ra nếu bất kỳ rủi ro nào thực sự hiện ra.

Bước 4: Phản ứng kế hoạch

Bây giờ chúng ta đến phần thịt của kế hoạch quản lý rủi ro của bạn. Trong bước này, bạn sẽ tìm hiểu làm thế nào để quản lý rủi ro bằng cách xác định một phản ứng thích hợp.

Chúng tôi làm việc này bởi vì cho đến bây giờ tất cả những gì bạn có là một danh sách những gì có thể xảy ra để ném dự án của bạn ra khóa học trong tương lai và một thỏa thuận lớn như thế nào. Người quản lý của bạn sẽ muốn biết điều gì tiếp theo là: Bạn sẽ làm gì với nó?

Nói chung, bạn có thể làm 4 việc để giải quyết và quản lý rủi ro dự án. Đó là:

• Tránh
• Chuyển
• Giảm nhẹ (tức là giảm)
• Chấp nhận.

Đây là những chi tiết được đề cập chi tiết trong cuộc lặn sâu vào chiến lược ứng phó rủi ro đối với rủi ro tiêu cực.

Một số rủi ro của bạn có thể có kết quả tích cực. Ví dụ: Có nguy cơ bạn bán quá nhiều sản phẩm mới của mình mà bạn đổ vỡ đường dây điện thoại. Đó sẽ là một vấn đề hay xảy ra, nhưng vẫn có nguy cơ chúng ta nên lên kế hoạch.

Có một số cách bạn có thể chuẩn bị cho một rủi ro tích cực xảy ra bao gồm:

• Khai thác
• Chia sẻ
• Nâng cao
• Chấp nhận.

Những điều này được thảo luận chi tiết hơn trong bài viết này về chiến lược ứng phó rủi ro đối với rủi ro tích cực.

Bạn sẽ cần phải tìm ra chiến lược phản ứng nào là tốt nhất cho mọi rủi ro trong sổ đăng ký của bạn. Ví dụ, bạn có thể quyết định rằng nguy cơ đổ vỡ nhà xưởng là điều bạn đơn giản chấp nhận vì nó không có khả năng xảy ra. Tuy nhiên, nguy cơ bị ngộ độc thực phẩm có thể chiếm một nửa lực lượng lao động của bạn là điều bạn đang tích cực giảm nhẹ bằng cách đào tạo lại tất cả nhân viên phục vụ ăn uống của bạn. Nếu nó đã xảy ra trước và thực sự có khả năng trừ khi bạn làm điều gì đó về nó, bạn sẽ muốn giảm nhẹ rủi ro.

Một khi đáp ứng được xác định và thỏa thuận, các chủ sở hữu rủi ro có thể được chỉ định để thực hiện kế hoạch hành động quản lý rủi ro. Nói cách khác, bạn cần ai đó chịu trách nhiệm xem thông qua các tác vụ bạn đồng ý.

Điều này cải thiện sự tự tin bằng cách: Hiển thị người quản lý của bạn rằng bạn đã cân nhắc nên làm gì về những điều có thể gây ra vấn đề cho dự án của bạn và bạn đang đưa ra các kế hoạch để giảm sự không chắc chắn và rủi ro cho dự án.

Bước 5: Thực hiện

Kế hoạch quản lý rủi ro của bạn bây giờ sẽ bao gồm những người chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động giảm thiểu rủi ro cho mỗi rủi ro. Bây giờ họ nên làm việc thông qua những nhiệm vụ đó để bạn đang tích cực quản lý các rủi ro mở.

Điều này cải thiện sự tự tin bằng cách: Chứng minh rằng bạn và nhóm dự án của bạn có thể làm theo thông qua những gì bạn nói bạn sẽ làm.Bằng cách báo cáo về những gì bạn đã đạt được và những rủi ro bạn đã giảm thiểu, nó cho thấy đội ngũ quản lý của bạn rằng bạn nghiêm túc về việc phân phối và làm những gì nó cần để chống lại dự án của bạn chống lại các vấn đề.

Khi rủi ro đã qua - khi nó không còn phù hợp vì nó đã xảy ra hoặc không còn xảy ra nữa - bạn có thể đóng nó khỏi sổ đăng ký rủi ro.

Việc đưa ra kế hoạch quản lý rủi ro của dự án có thể giúp bạn tách biệt với các nhà quản lý khác. Sếp của bạn sẽ có bằng chứng rằng bạn có thể suy nghĩ chiến lược và sáng tạo về những gì có thể khiến dự án của bạn bị vỡ và - quan trọng nhất - hãy làm điều gì đó. Bạn sẽ là người chủ động quản lý sự cố trước khi chúng xảy ra, quét sạch các rào cản và chuẩn bị cho bất cứ điều gì!

Sự quản lý rủi ro của dự án là một cách chắc chắn để được quản lý như một cặp hoặc tay an toàn. Bạn không cần phải trải qua nhiều kinh nghiệm hoặc giấy chứng nhận để bắt đầu quản lý rủi ro dự án thành công (mặc dù có bằng cấp chính thức về quản lý rủi ro). Quá trình 5 bước dễ dàng này sẽ sớm có nghĩa là quản lý rủi ro dự án được nhúng trong kế hoạch dự án của bạn.