Phí Cấu trúc cho việc hoạch định sự kiện Các doanh nghiệp

Cho dù bạn đang bắt đầu một sự kiện lập kế hoạch kinh doanh cho các sự kiện xã hội, các sự kiện kinh doanh hay kết hợp cả hai, bất cứ ai đang cân nhắc việc kinh doanh riêng của họ chắc chắn sẽ quan tâm đến việc thiết lập một mức giá hợp lý cho các dịch vụ. Điều quan trọng là biết cách tính phí dịch vụ.

Thật không may, câu trả lời không đơn giản. Một số yếu tố đi vào xác định tỷ lệ của một người, bao gồm chi phí hoạt động lập kế hoạch sự kiện, tiền lương và lợi nhuận.

Thực tế là tỷ lệ khác nhau tùy thuộc vào nơi bạn điều hành doanh nghiệp của bạn, loại dự án bạn thực hiện, và những gì thị trường sẵn sàng trả.

Nó cũng phụ thuộc vào thị trường mục tiêu của bạn. Nghĩa là khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng của bạn sẽ có ngân sách mục tiêu và dịch vụ của bạn phải có khả năng cạnh tranh trong các thông số đó.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn bắt đầu một doanh nghiệp bán thời gian hoặc thậm chí kinh doanh toàn thời gian, có khoảng năm cách để cấu trúc phí sự kiện của bạn và báo lệ phí của bạn cho các khách hàng của bạn:

Phí dự án dồi dào

Tỷ lệ chi tiêu

• Mức theo giờ
• Phần trăm chi phí cộng với mức lương hàng tháng
• Tỷ lệ đáng báo động
• Để giải thích và ví dụ sau, giả sử bạn muốn kiếm được trung bình 75 đô la một giờ cho dịch vụ của bạn.

Lệ phí dựa trên tỷ lệ dự án phẳng

Nhiều khách hàng muốn biết dự án sẽ tốn bao nhiêu, bao gồm tất cả các khoản phí. Là một nhà hoạch định sự kiện, để cung cấp điều này, bạn phải xác định mức phí cố định và xác định dịch vụ nào sẽ được chi trả cho số tiền đó.

Điều này đặt trách nhiệm quản lý ngân sách trực tiếp vào bạn, người lập kế hoạch và yêu cầu dự đoán nhiều tình huống trong đó hoàn cảnh có thể thay đổi. Trong trường hợp này, khách hàng có thể ký hợp đồng trực tiếp với nhà hoạch định sự kiện để phối hợp tất cả các dịch vụ hậu cần, dịch vụ ăn uống, địa điểm, chi phí chỗ ở vv ..

Phí dự án dồi dào thường được sử dụng cho các sự kiện đóng gói, như các chương trình tiếp thị thể thao, có thể được tính trên cơ sở mỗi người với nhiều điều khoản và khuyến cáo.

Ví dụ: giả sử bạn đang được thuê để tổ chức một chuyến tham quan thành phố lịch sử kéo dài một ngày cho 15 khách. Khách hàng của bạn muốn bạn báo giá một khoản phí cố định cho giao thông vận tải, hướng dẫn riêng, ăn trưa và bất kỳ / tất cả phí vào cửa đến địa điểm; tuy nhiên, cô ấy cũng yêu cầu bạn cung cấp bảng phân tích cấp cao cho từng mục chi phí.

Trong trường hợp này, bạn phải thương lượng / tính toán chi phí của tất cả các dịch vụ, bao gồm cả thời gian của bạn, và trích dẫn tổng cộng cho các chi phí. Nó sẽ là trách nhiệm / rủi ro của người lập kế hoạch sự kiện để xác định các khoản tiền gửi yêu cầu, thanh toán cho tất cả các dịch vụ và chịu trách nhiệm về tất cả các thỏa thuận dịch vụ.

Mức phí dựa trên phần trăm chi phí

Trung bình, hầu hết các nhà hoạch định sự kiện đủ điều kiện sẽ cảm thấy thoải mái khi tính phí từ 15-20% tổng chi phí của một sự kiện như một phần của khoản phí.Tùy thuộc vào sự phức tạp của chương trình và khoảng thời gian cần thiết để lập kế hoạch và thực hiện một sự kiện, đôi khi điều này đủ để trang trải toàn bộ chi phí và nguồn lợi nhuận của người lập kế hoạch.

Ví dụ: giả sử bạn đang được thuê để tổ chức một bữa tối riêng tư tại một nhà hàng độc quyền cho 40 khách với mức trung bình là 175 USD / người.

Hãy ước tính rằng bạn mất 15 giờ để gặp gỡ khách hàng của bạn, lập kế hoạch, tham dự và hoàn thành tất cả các hoạt động tiếp theo. Nếu bạn tính phí 18% tổng chi phí, bạn sẽ kiếm được chỉ hơn một chút so với mức giờ theo giờ 75 đô la / giờ của bạn:

$ 175 x 40 khách = $ 7, 000 x 18% = $ 1, 260

15 giờ x $ 75 / hr = $ 1, 125

Nếu khách hàng ký hợp đồng với bạn cho tất cả các dịch vụ trực tiếp, chi phí sự kiện tổng cộng phụ thu cho khách hàng sẽ là tổng cộng $ 8, 260.
Lệ phí dựa trên giờ

Một số khách hàng thích lập kế hoạch tổ chức sự kiện để báo giá một giờ cho dịch vụ và ước tính tổng số giờ để quản lý và thực hiện một chương trình khách hàng nhất định. Nó có vẻ tương tự như tỷ lệ dự án bằng phẳng, nhưng nó cho phép linh hoạt hơn về phía cả hai bên để điều chỉnh những thay đổi cần thiết trên đường đi.

Nhiều nhà hoạch định sự kiện kinh doanh sẽ lập hóa đơn hàng giờ cho các dịch vụ. Nó cho phép khách hàng biết chi phí thuê dịch vụ của bạn là bao nhiêu và cho phép họ tính toán ngân sách hợp lý. Thường thì lý do là vì khách hàng muốn có một cách xử lý tốt hơn về bất kỳ chi phí bất ngờ nào.

Luôn luôn nhớ để xác định các thông số cẩn thận xung quanh mong đợi để cả hai bên thống nhất về những dịch vụ nào sẽ được cung cấp. Là một người lập kế hoạch sự kiện, bạn nên bao gồm một tham chiếu đến thanh toán cho tất cả các chi phí kinh doanh hợp lý có thể phát sinh.

Một số nhà hoạch định sự kiện có thể đánh giá các chi phí hoạt động như vận chuyển, cho thuê xe hơi, và các chi phí linh tinh khác lên đến 15-20% trong khi những người khác thì không; nếu bạn làm như vậy, bạn nên tiết lộ những đánh giá như vậy và có được sự đồng ý với khách hàng của bạn trước.

Khi nói đến tỷ lệ lập kế hoạch sự kiện theo giờ, cũng rất quan trọng để xác định mức độ thường xuyên bạn có thể lập hóa đơn cho thời gian của bạn.

Ví dụ: giả sử rằng khách hàng đang tuyển dụng bạn vào tháng 10 để tổ chức một cuộc hội thảo một ngày vào tháng 3. Các dịch vụ của bạn đang được hợp đồng với nguồn và thương lượng cho địa điểm, dịch vụ ăn uống, A / V và đóng góp vào việc tạo nội dung cho một số mục thông tin liên lạc (ví dụ: lời mời, chương trình làm việc, các mẫu đánh giá …).

Khách hàng của bạn cũng đang thuê bạn để cung cấp quản lý tại chỗ. Bạn thiết lập một thỏa thuận lên phía trước mà bạn sẽ lập hóa đơn cho các dịch vụ được xác định vào những thời điểm khác nhau và sẽ gửi hoá đơn cho tất cả các dịch vụ được thực hiện đến ngày trên cơ sở hàng tuần, hai tuần hoặc hàng tháng.

Theo thỏa thuận này, bạn và khách hàng của bạn nên cùng nhau đưa ra một báo cáo chi tiết về công việc bao gồm cả trách nhiệm dự kiến ​​của cả hai bên. Sau đó, bạn có thể ước tính tổng ngân sách của bao nhiêu giờ cộng với chi phí hợp lý (rõ ràng về những gì các chi tiết có thể bao gồm).

Lệ phí dựa trên phần trăm chi phí cộng với lệ phí cố định / hằng giờ

Đôi khi bạn đang được thuê để tổ chức một sự kiện và vì bất cứ lý do gì, khách hàng thích tỷ lệ dựa trên phần trăm chi phí. Tuy nhiên, điều này không đủ để trang trải chi phí cho tổng thời gian và dịch vụ của bạn. Trong những trường hợp này, hợp lý để trình bày các khoản phí của bạn với chi phí kết hợp trong hai loại khác nhau.

Chẳng hạn, khách hàng thuê bạn tổ chức sự kiện liên quan đến một cuộc họp. Nhiệm vụ của bạn là tổ chức hai bữa ăn tối riêng và chơi gôn trên sân gôn, với 50 khách. Tổng chi phí cho các sự kiện kết hợp này chạy khoảng 20.000 đô la, nhưng nó cần khoảng 60 giờ thời gian, và sự phức tạp của dự án này có thể biện minh cho một mức lợi nhuận cao hơn. Lưu ý rằng, bạn có thể đến mức phí căn bản cuối cùng + mức lương theo giờ của bạn với các tính toán sau:

Tỷ lệ Ước tính Ước tính:

$ 20, 000 x 18% = $ 3, 600

Ước tính giá theo giờ: << 60 giờ x $ 75 / hr = $ 4, 500
Thâm hụt theo giờ:

900 $
Nếu bạn bị thâm hụt, như chúng ta đã làm trong ví dụ trên, bạn có thể chọn 15 giờ để quản lý hậu cần của nhiều nhà cung cấp bên ngoài. Báo cáo của bạn sau đó có thể phản ánh những điều sau:

Tổng chi phí sự kiện tổng cộng: 23, 600

Phí phẳng:

$ 1, 125 (dựa trên 15 giờ ở 75 đô la / giờ) Trong trường hợp này, bạn sẽ cần phải xác định cẩn thận rằng bạn đã ước tính đúng giờ của mình (một tài khoản để trang trải các chi phí hoạt động phi tiêu chuẩn như đi lại cá nhân). Như mong đợi, rất ít khách hàng hài lòng khi thấy chi phí tăng lên sau đó trừ khi các lý do chính đáng được cung cấp.
Lệ phí dựa trên mức phí có trách nhiệm Một cách khác mà các nhà hoạch định sự kiện có thể thu phí dịch vụ là đảm bảo không gian sự kiện thông qua các địa điểm có tỷ lệ ủy thác. Đây là những khoản phí thường được cung cấp cho các đại lý du lịch để đặt vé, phòng khách sạn và các hình thức vận chuyển khác.

Ví dụ: nhiều khách sạn có thể tăng tỷ lệ ủy thác lên tới 10% đối với phòng ngủ và các chi phí khác.

Mặc dù một số nhà hoạch định sự kiện sẽ chấp nhận mức thu nhập như là một nguồn thu nhập cho bản thân họ, những khách hàng khôn ngoan hơn có thể đặt câu hỏi về ý thức trung thành của các nhà hoạch định sự kiện khi tỷ lệ có thu nhập. Vì lý do đó, nhiều nhà hoạch định dày dạn sẽ hạn chế bất kỳ lựa chọn quy hoạch bao gồm tỷ lệ hoa hồng hoặc đàm phán giá không thể ủy nhiệm cho các chương trình của họ và vượt qua nguồn tiết kiệm đó trực tiếp cho lợi ích của khách hàng.

Hơn nữa, một số khách hàng có thể nhận thức được rằng tỷ lệ tiền hoa hồng tồn tại và không mong đợi các chuyên gia tư vấn bên ngoài của họ lập hoá đơn sử dụng bất kỳ phương pháp thanh toán nào khác mà chúng tôi đã vạch ra và vẫn trả một khoản phí hoa hồng. Nhìn chung, nhiều nhà hoạch định sự kiện cho rằng không phải là một hình thức tốt để cơ bản "nhường lại" luồng doanh thu theo cách này.

Nếu chấp nhận các mức phí được ủy thác, tốt nhất bạn không phải tính phí khách hàng của bạn cho các dịch vụ của bạn bằng các phương pháp thanh toán khác.

Có nhiều kịch bản khi tỷ lệ hoa hồng có ý nghĩa nhất, chẳng hạn như tổ chức phi lợi nhuận nhỏ hoặc hiệp hội có thể thuê dịch vụ của bạn cho một sự kiện hội nghị hoặc cuộc họp và phần lớn các khoản phí được trả trực tiếp bởi những người tham dự chứ không phải là tổ chức .

Một trường hợp khác có thể là nếu khách hàng của bạn đang mua quà tặng của khách hàng từ bạn và bạn cũng có thể cung cấp các dịch vụ phân phối quảng cáo. Trong trường hợp đó, chỉ cần thương lượng cho các mục quảng cáo và không tính phí cho dịch vụ của bạn trên cơ sở hàng giờ trừ khi khách hàng của bạn biết tất cả các khoản phí lên phía trước.