Email Quy ước - Các quy tắc về thư từ kinh doanh

Nhiều người gửi thư từ kinh doanh qua email không nhận ra có sự khác biệt lớn giữa việc sử dụng nó cho mục đích đó và để giao tiếp với bạn bè và gia đình. Khi bạn gửi một tin nhắn cho một người bạn hoặc thân nhân, bạn có thể khá bình thường. Bạn có thể sử dụng tiếng lóng nếu bạn muốn hoặc thậm chí có thể gia vị nó bằng ngôn ngữ không thích hợp nếu bạn biết người nhận sẽ không có vấn đề với điều đó. Nói cách khác, bạn có thể viết như thể bạn đã nói chuyện với người đó.

Sự tương giao kinh doanh là khá khác nhau. Nghi thức email tốt, thực tế về các nghi thức kinh doanh nói chung, chỉ ra rằng bạn tự mình làm chủ với tính chuyên nghiệp. Khi bạn quá bình thường, sử dụng tiếng lóng hoặc ngôn ngữ không phù hợp, hoặc gửi các tin nhắn sai sót, nó sẽ gây ấn tượng xấu cho người nhận tin nhắn của bạn. Dưới đây là một số quy tắc cơ bản của nghi thức email.

Thậm chí trong một thế giới mà chúng ta luôn luôn gặp khó khăn trong việc hoàn thành mọi việc nhanh nhất có thể để chúng ta có thể tiếp tục công việc tiếp theo, cách cư xử tốt không đi ra khỏi phong cách. Bạn sẽ không nghe cổ điển nếu bạn luôn sử dụng từ "xin vui lòng" và "cảm ơn". Người nhận của bạn sẽ đánh giá cao lịch sự của bạn.

Một cách khác để thể hiện cách cư xử tốt là nhắm đến những người mà bạn không biết, hoặc chỉ có mối quan hệ chính thức với, theo tên và họ của họ, ví dụ như ông White hoặc bà Gray. Nếu người nhận email của bạn thích được gọi bằng tên của họ, họ có thể sẽ sửa bạn.

Khi trả lời email và người gửi thư ban đầu chỉ sử dụng tên của họ, thì bạn có thể đảm bảo rằng an toàn cũng được sử dụng tên của người đó.

Xem Giọng của bạn

Giọng nói của người nói, hoặc trong trường hợp email, tác giả, cách thể hiện thái độ của mình. Đó là một điều khó khăn để chuyển tải bằng văn bản, nhưng bạn thường có thể đạt được âm thanh chính xác bằng cách đọc lại tin nhắn của bạn nhiều lần trước khi bạn nhấn gửi.

Hãy chắc chắn rằng bạn gặp phải sự tôn trọng, thân thiện và dễ tiếp cận. Bạn không muốn âm thanh curt hoặc đòi hỏi.

Nếu bạn đang viết thư cho ai đó mà bạn đã truyền đạt trước đây, hãy bắt đầu với một cái gì đó thân thiện như "Tôi hy vọng bạn khỏe mạnh." Người viết email thường sử dụng các biểu tượng cảm xúc hoặc biểu tượng cảm xúc để truyền tải một cảm giác đặc biệt: hạnh phúc, buồn, bối rối hoặc phấn chấn. Sử dụng phán đoán tốt ở đây. Nếu bạn viết thư cho ai đó thường xuyên và có một mối quan hệ không chính thức với anh ta, thì các biểu tượng cảm xúc và emoji có thể ổn. Đối với email chính thức, tuy nhiên, ví dụ, khi bạn viết thư cho một chủ nhân tương lai, hãy chỉ dựa vào các từ.

Luôn luôn coi nghi thức email nghèo nàn để sử dụng tất cả chữ hoa chữ thường. Có vẻ như bạn đang hét lên. Không sử dụng tất cả các chữ thường chữ cái một trong hai.Một số người nói rằng nó sẽ làm cho nó có vẻ như bạn đang lầm bầm.

Tóm lược

Thời gian của mọi người có giá trị, và bạn nên tôn trọng điều đó. Người nhận của bạn có thể chỉ cần một chút thời gian để đọc email của bạn và đáp lại. Khi soạn tin nhắn của bạn, càng ngắn càng tốt trong khi vẫn đảm bảo bao gồm tất cả các thông tin thích hợp. Cung cấp càng nhiều chi tiết như người đọc của bạn sẽ cần phải hiểu những gì bạn đang cố gắng truyền đạt.

Tránh sử dụng các chữ viết tắt trong văn bản

Là một xã hội dành nhiều thời gian trên điện thoại của chúng tôi, chúng tôi đã quen sử dụng chữ viết tắt cho bất kỳ từ nào có từ hai chữ cái trở lên.

Chúng tôi sử dụng U thay vì bạn, UR thay vì của bạn, 2 thay vì để hoặc quá, plz thay vì xin, và thx thay vì cảm ơn. Đó là tốt nếu người nhận của bạn là một người bạn. Email doanh nghiệp nên chính xác hơn. Tất nhiên, các từ viết tắt thông dụng như Mr và Mrs., FYI (để biết thông tin của bạn), inc. , và vv là tốt.

Sử dụng Địa chỉ Email dành cho Chuyên gia

Luôn sử dụng địa chỉ email mà nhà tuyển dụng giao cho bạn cho thư từ liên quan đến công việc nhưng tránh sử dụng nó cho bất cứ thứ gì khác. Ví dụ: nếu bạn đang săn việc, hãy sử dụng tài khoản email cá nhân, nhưng đảm bảo rằng địa chỉ của bạn trông chuyên nghiệp. Hãy xem xét những gì nó nói về bạn. Bạn là một sexymom @ isp. com hoặc hotdad @ isp. com? Có lẽ. Nhưng bạn có muốn một nhà tuyển dụng tương lai nghĩ như vậy không? Xem xét nhận địa chỉ sử dụng tên và họ của bạn đầu tiên hoặc tên đầy đủ của bạn.

Nếu bạn gắn bó với địa chỉ của mình mà bạn không muốn thay đổi nó, hãy cân nhắc việc thêm địa chỉ thứ hai cho mục đích chuyên nghiệp. Nếu ISP (Nhà cung cấp dịch vụ Internet) của bạn chỉ cung cấp một địa chỉ duy nhất, hãy xem xét để có được một tài khoản miễn phí.

Hãy nhớ rằng chính tả và ngữ âm Ngăn

Luôn kiểm tra kỹ email của bạn. Bạn muốn chú ý để sửa chính tả và đúng ngữ pháp. Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả tự động nếu bạn muốn nhưng hãy cẩn thận dựa vào nó quá nhiều. Nếu bạn đang sử dụng sai chính tả cho một cách sử dụng cụ thể của một từ, ví dụ, hai so với vs, nó sẽ không nhận lỗi của bạn. Đừng cố gắng để đoán chính tả của một từ. Bạn nên tìm nó trong một từ điển trực tuyến miễn phí.

Ngữ pháp tốt là điều cần thiết. Bạn có thể sử dụng các cơn co thắt khi bạn muốn truyền đạt thêm một giọng điệu đàm thoại. Không bao giờ sử dụng tiếng lóng hoặc bất kỳ ngôn ngữ xúc phạm nào.