Các mẹo vặt và ý tưởng quản lý số lượng lớn giấy tờ và thông tin tích lũy trong một doanh nghiệp gia đình

Ngay cả trong thế giới số này, thật ngạc nhiên là có bao nhiêu giấy mà một doanh nghiệp gia đình có thể tích lũy. Hơn nữa, có rất nhiều thứ để theo dõi trong kinh doanh gia đình, từ tài khoản tài chính của bạn, chiến lược tiếp thị, dự án, khách hàng và hơn thế nữa. Cần thiết phải phát triển hệ thống tổ chức sớm trong kinh doanh của bạn để bảo đảm bạn có thể tìm thấy những gì bạn cần khi bạn cần.

Điều bạn cần để lưu và sắp xếp

Ở một mức độ nhất định, các hạng mục bạn cần để phát triển một hệ thống nộp đơn sẽ phụ thuộc nhiều vào doanh nghiệp của bạn.

Ví dụ: nếu bạn bán một sản phẩm hữu hình, bạn sẽ cần thứ gì đó theo dõi khoảng không quảng cáo của bạn. Tuy nhiên, đây là danh sách tổng hợp các mặt hàng bạn cần phải theo dõi trong kinh doanh tại nhà:

• Kế hoạch kinh doanh và tiếp thị.
• Thông tin tài chính (Báo cáo lợi nhuận, bảng cân đối kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo tài chính, Các khoản phải thu
• Thuế
• Chi phí kinh doanh (biên lai)
• Dự án
• Cùng với danh sách này, bạn sẽ muốn thêm các mục cụ thể cho doanh nghiệp của bạn.
• Hệ thống Tổ chức Trang chủ Kinh doanh của bạn

Tỷ lệ là bạn sẽ sử dụng một số phương pháp để lưu trữ và xử lý các giấy tờ của bạn và các thông tin quan trọng khác. Yếu tố then chốt là chọn phương pháp phù hợp nhất cho bạn. Mỗi người đều có cách suy nghĩ và tổ chức khác nhau. Ví dụ: đối với một số người, nên tổ chức các tệp theo thứ tự bảng chữ cái, nhưng đối với những người khác, họ sẽ dễ dàng tổ chức theo ngày.

Nếu bạn không chắc chắn những gì sẽ làm việc hiệu quả nhất cho mình, hãy thử một lần và nếu bạn cố gắng duy trì nó, hãy thông qua một hệ thống khác.

Dưới đây là ba cách để tổ chức các tập tin và thông tin của bạn:

Hệ thống hồ sơ đơn giản:

Đối với các doanh nghiệp nhỏ không tạo ra quá nhiều giấy tờ, hệ thống chất lót là một lựa chọn tốt.

Nó cũng lý tưởng cho những người muốn có mọi thứ ở một nơi hoặc những người cần thông tin của họ để di động. Hệ thống chất kết dính sử dụng một chất kết dính lớn ba, tấm bảo vệ, và phân chia phần. Sử dụng phần phân chia để tổ chức các loại hình kinh doanh của bạn như các đơn đặt hàng đang chờ xử lý, đơn đặt hàng đã hoàn thành, các bản sao chính của các mẫu … vv Từ đó, bạn sẽ bắt đầu thu thập các tệp trong bảng bảo vệ.

Khi chất kết dính đã đầy - vào cuối tuần, tháng hoặc ba tháng - sẽ là thời gian để tẩy. Bạn sẽ chỉ chuyển các tập tin lệnh của khách hàng và các bản ghi lịch sử khác vào một hệ thống nộp đơn truyền thống phản ánh chặt chẽ tổ chức của người liên kết.

Hệ thống hồ sơ truyền thống:

Hệ thống hồ sơ truyền thống sử dụng tủ đựng hồ sơ, treo các tập tin và thư mục manila. Gần như tất cả các doanh nghiệp cuối cùng sẽ cần loại hồ sơ này khi doanh nghiệp của họ phát triển.Chỉ có quá nhiều giấy tờ được tạo ra theo thời gian không có giấy tờ. Và vì hồ sơ thuế cần phải được giữ lại trong bảy năm, bạn cần một nơi để lưu trữ tất cả các hồ sơ này. Các hệ thống nộp đơn truyền thống rất lý tưởng cho những vật dụng cần lưu giữ nhưng không được truy cập thường xuyên, chẳng hạn như thuế năm trước và giấy phép kinh doanh. Dưới đây là một số mẹo để giúp hệ thống hồ sơ của bạn trở nên nổi bật và thành công:

Hãy suy nghĩ về loại hệ thống bạn thực sự sẽ sử dụng. Bạn có thể mua các vật phẩm văn phòng mát mẻ và lập ra hệ thống nộp đơn phức tạp và sành điệu nhất trên thế giới, nhưng nếu nó không phù hợp với phong cách làm việc của bạn, thì sẽ lãng phí thời gian thiết lập và tiền bạc.

Tạo một hệ thống để quản lý giấy của bạn cho phép số lượng "touches" ít nhất. Bạn muốn tránh đóng cọc giấy, và đối phó với từng mảnh nhiều lần. Thay vào đó, hãy làm việc để đưa ra quyết định về nơi mà một mảnh giấy cần phải đi lần đầu tiên bạn chạm vào nó.

Dành thời gian để nộp đơn. Thật dễ dàng để tránh công việc này như bệnh dịch hạch, nhưng nó là cần thiết và sẽ giúp doanh nghiệp của bạn chạy trơn tru hơn. Đặc biệt là biên nhận và các mặt hàng khác được sử dụng vào thời thuế, giữ cho thứ này có tổ chức làm cho việc nộp thuế của bạn dễ dàng hơn nhiều.

• Hệ thống lưu trữ điện tử:
• Thế giới số đã không loại bỏ hoàn toàn nhu cầu lưu trữ giấy, nhưng nó đã giúp lưu trữ thông tin dễ dàng hơn nhiều. Các hệ thống kỹ thuật số có thể tạo, gửi và quản lý hoá đơn, và nó có thể theo dõi tài chính kinh doanh nhà của bạn và sau đó được nhập khẩu vào phần mềm thuế để gửi bằng điện tử. Bạn có thể quét chứng từ và lưu chúng vào một tệp tin trên máy tính của bạn (mặc dù có lẽ bạn nên giữ phiên bản giấy nữa). Hệ thống điện tử có thể lưu trữ khách hàng, khách hàng và thông tin khách hàng tiềm năng của bạn trong hệ thống quản lý quan hệ khách hàng để dễ dàng truy cập, gửi email, thanh toán và nhiều hơn nữa. Hệ thống trực tuyến có thể được sử dụng để lưu lại các ý tưởng của bạn, giúp bạn quản lý dự án, tổ chức thông tin hoặc nghiên cứu.

Nhưng giống như các hệ thống tệp tin trên giấy, hệ thống lưu trữ số của bạn cần phải có một cấu trúc tổ chức, sử dụng thư mục và tệp được lưu trữ trên máy tính của bạn hoặc trong đám mây. Để quản lý dễ dàng nhất, sử dụng cùng một cấu trúc và tên tập tin trong hệ thống số của bạn như bạn làm trong hệ thống giấy của bạn.

Để bảo vệ tệp kỹ thuật số của bạn, sao lưu chúng lên một ổ cứng riêng hoặc vào một hệ thống lưu trữ trực tuyến.

Sự kết hợp của Tất cả Tất cả Trên

Rất có thể bạn sẽ cần phải sử dụng nhiều hơn một hệ thống để quản lý tất cả dữ liệu và tài liệu bạn cần để lưu trữ trong doanh nghiệp của bạn. Đầu tiên, bạn sẽ cần phải quyết định xem những gì tốt nhất cho bạn, và sau đó thực hiện nó. Ví dụ: bạn có thể có một hệ thống chất kết dính để giúp bạn tổ chức việc quản lý hàng ngày cho doanh nghiệp của bạn như lịch biểu, tiếp thị và bản sao của các mẫu đơn của bạn. Hệ thống truyền thống của bạn có thể chứa tất cả các giấy tờ dài hạn như thuế, giấy phép và giấy phép kinh doanh năm trước, và đăng ký sở hữu trí tuệ. Bạn có thể sử dụng một hệ thống số để lưu trữ các ý tưởng của bạn, chẳng hạn như Evernote, và các dự án theo dõi.

Mặt khác, bạn có thể muốn là kỹ thuật số càng tốt, sử dụng danh sách công việc và lịch làm việc trực tuyến, quét toàn bộ biên nhận vào máy tính của bạn, và sử dụng phần mềm hoặc dịch vụ trực tuyến cho tất cả các nhu cầu quản lý kinh doanh khác của bạn. Mặc dù vậy, bạn vẫn muốn một hệ thống quản lý giấy mà không được tạo ra. Điều quan trọng là tìm hệ thống dễ dàng để bạn gắn bó và tìm kiếm thông tin bạn cần khi bạn cần.

Đã cập nhật tháng 9 năm 2016 Leslie Truex