Sự khác biệt giữa cơ sở tiền mặt và cơ sở kế toán luỹ thừa

Lựa chọn phương pháp kế toán thích hợp cho doanh nghiệp của bạn là một quyết định quan trọng để cuối cùng sẽ hướng mọi thứ từ báo cáo tài chính đến nộp thuế. Trong giai đoạn đầu của một doanh nghiệp nhỏ, cơ sở tiền mặt thường là phương thức kế toán "đi tới", trong khi các doanh nghiệp phức tạp hoặc lớn hơn với hơn một triệu doanh thu hàng năm đều sử dụng cơ sở tính lũy kế - tuy nhiên các lý do cho một sự lựa chọn nhất định có thể thay đổi dựa trên quy mô kinh doanh và nhu cầu.

Trong thực tế, việc lựa chọn đúng phương pháp cho doanh nghiệp của bạn đòi hỏi phải xem xét.

Kế toán cơ bản là gì?

Phương pháp kế toán cơ sở tiền mặt là hệ thống được hầu hết mọi người sử dụng vì tài chính cá nhân của họ, chẳng hạn như theo dõi số dư trong tài khoản kiểm tra của họ. Kế toán tiền mặt ghi nhận thu nhập và chi phí tại thời điểm giao dịch xảy ra. Với một tài khoản tra cứu cá nhân, tiền gửi (thu nhập) được cộng vào số dư khi nhận được tiền, trong khi chi phí (khoản chi) được khấu trừ khi chúng được viết. Cơ sở tiền mặt tính cho một công việc kinh doanh theo cách tương tự. Doanh thu được ghi nhận khi nhận được khoản thanh toán và chi phí được ghi nhận khi thanh toán, tất cả đều không tính đến khi dịch vụ được giao hoặc các chi phí phát sinh. Nói một cách đơn giản, kế toán cơ sở tiền mặt được dựa trên khi nào tiền thay đổi tay.

Kế toán cơ bản là gì?

Việc hạch toán trên cơ sở tính lũy kế nhằm mục đích kết hợp doanh thu và chi phí phát sinh hoặc giao hàng, không tính đến thời điểm phát hành hoặc thanh toán.

Điều này khác biệt rõ rệt vì nó nhằm mục đích tương quan giữa chi phí và doanh thu để giúp đo lường lợi ích và sức khoẻ kinh doanh tốt hơn. Một số ví dụ về điều này bao gồm:

• Khách hàng của bạn đặt hàng cho $ 1 000 và bạn gửi sản phẩm, cho phép anh ta trả 30 ngày để đặt hàng. Bạn sẽ ghi lại doanh số bán hàng trong giai đoạn hiện tại, với khoản mục bù đắp vào phần phải thu trong bảng cân đối kế toán. Khi bạn nhận được thanh toán từ khách hàng, bạn sẽ không cần phải ghi lại doanh thu; thay vào đó, các mục sẽ là tiền mặt và các khoản phải thu.

• Bạn nhận được hóa đơn tiện ích vào ngày 30 tháng 6 cho các tiện ích trong tháng 6, nhưng bạn không có ý định thanh toán cho đến ngày 10 tháng 7. Trước khi đóng sách vào tháng 6, bạn sẽ tích luỹ khoản nợ bằng cách đăng một mục nhập vào chi phí tiện ích nợ nần và tài khoản tín dụng phải trả. Vào tháng 7, bạn sẽ đánh dấu vào hóa đơn thanh toán khi thanh toán.
• Bạn gia hạn giấy phép phần mềm hàng năm với giá 1, 200 vào tháng Giêng. Tuy nhiên, thay vì ghi một khoản chi phí là $ 1, 200 cho tháng Giêng, chi phí này sẽ được chi tiêu trong suốt cả năm ở mức 100 đô la một tháng.

Ưu và nhược điểm của mỗi người là gì?

Phương pháp kế toán tiền mặt là phương pháp đơn giản nhất và là phương pháp quen thuộc với hầu hết mọi người. Nó cũng cho bạn hình ảnh tốt nhất về số tiền bạn thực sự có sẵn để điều hành doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, nó có thể đưa ra một hình ảnh thiên vị về lợi nhuận và tổn thất của bạn vì chi phí và doanh thu thường được công nhận trong các giai đoạn khác nhau. Ví dụ: giả sử bạn chi tiêu $ 2,000 vào ngày 25 tháng 6 để mua sản phẩm để điền vào đơn đặt hàng của khách hàng. Khách hàng của bạn nhận đơn đặt hàng của mình vào ngày 1 tháng 7 và trả cho bạn 3 000 đô la. Trong trường hợp không có giao dịch khác trong một tháng, bản báo cáo thu nhập của bạn sẽ mất 2 000 đô la vào tháng 6 và lợi nhuận là 3 000 đô la trong tháng Bảy.

Phương pháp kế toán lũy kế có thể làm tốt hơn việc kết hợp thu nhập và chi phí vào giai đoạn thích hợp. Điều này cho bạn một hình ảnh tốt hơn về lợi nhuận thực sự của bạn hoặc mất mát. Tuy nhiên, phương pháp tính lũy kế có xu hướng che khuất quan điểm của bạn về số tiền mà bạn thực sự có sẵn, do đó bạn có thể cần phải chuẩn bị các báo cáo dòng tiền mặt thường xuyên để có được một hình ảnh tốt hơn. Phương pháp tính lũy kế cũng phức tạp hơn và mất nhiều thời gian để thực hiện, thường đòi hỏi sự hỗ trợ của các chuyên gia kế toán để thực hiện và phân tích.

Tôi có thể chọn cách nào không?

Bất kỳ ai cũng có thể chọn sử dụng phương pháp kế toán lũy kế, nhưng IRS có các quy tắc để ai có thể sử dụng phương pháp tiền mặt.

• Công ty hoạt động với tư cách là công ty C và có doanh thu trung bình hàng năm hơn 5 triệu đô la trong ba năm gần nhất.
• Bạn không thể đáp ứng định nghĩa của IRS về nơi trú ẩn thuế.
• Nếu bạn duy trì khoảng không quảng cáo, bạn phải sử dụng phương pháp tính lũy kế để ghi lại việc mua hàng và bán hàng, nhưng bạn có thể sử dụng phương pháp tiền mặt cho các chi phí khác và doanh thu, chẳng hạn như tiền thuê nhà hoặc thu nhập từ lãi.

Tôi nên chọn phương pháp nào?

Việc lựa chọn một phương pháp kế toán phụ thuộc vào một số yếu tố, chẳng hạn như quy mô doanh nghiệp, mức độ thoải mái của bạn với các thủ tục kế toán và tính chất của doanh nghiệp. Nếu bạn là một người mới bắt đầu hoạt động, nhu cầu của bạn sẽ không giống như một mối quan tâm sản xuất thiết lập với 100 nhân viên. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng nếu bạn duy trì khoảng không quảng cáo, bạn sẽ cần phải sử dụng phương pháp tính lũy kế để ghi lại một phần các mục nhập của mình và khi doanh nghiệp của bạn vượt quá giới hạn biên nhận, IRS sẽ buộc bạn phải chuyển đổi hoàn toàn sang kế toán cơ bản dồn tích . Bạn có thể dễ dàng lặn vào phương pháp tích luỹ ngay từ đầu thay vì sử dụng phương pháp "lai" hoặc phải đối mặt với những thay đổi cơ bản trong tương lai.